Det er let, trin for trin
Mailfletningsdokumenter er ofte grundlaget for mailfletning, som du f.eks. Vil sende til kunder via Outlook. Forsøget på at bruge individuelle hyperlinks i sådanne dokumenter mislykkes, fordi linkene sendes som helt normal tekst, selvom de er korrekt formateret som hyperlinks i datakilden. Modtageren af e-mailen kan ikke klikke på hyperlinket og vise den tilhørende side i browseren. Word ignorerer enhver formatering ved overtagelse af felterne til mailfletning fra datakilden og overtager kun den rene tekst fra datafeltet.
En måde at løse dette problem på er at sikre, at det er formateret som et hyperlink i Word. For at gøre dette bruger du en særlig feltfunktion, der er konfigureret som følger:
- Opret først postfletningsdokumentet som normalt.
- Brug menuen VIEW-TOOLBAR-SERIAL PRINT til at sikre, at værktøjslinjen »Mail Merge« vises. I Word 2010 og 2007 finder du de tilsvarende kontroller på fanen »Udsendelser«.
- Placer markøren, hvor du vil have hyperlinket vist, og vælg INSERT FIELD menuen (Word 2003, 2002 / XP, 2000) eller klik på fanen "Indsæt" i "Tekst" -gruppen «På HURTIGT BYGGEBLOCKFELT (Word 2010 og 2007).
- I den følgende dialog skal du vælge posten »Hyperlink« på listen FELTNAVN og klikke på OK. Ignorer "Fejl! Ugyldig hyperlinkreference. «.
- Marker nu fejlmeddelelsen til og med punktet og tildel stilen »Hyperlink« (blå, understreget tekst).
- Højreklik på feltet, og vælg EDIT HYPERLINK.
- I feltet VIS TEKST SOM indtaster du den tekst, der skal vises i stedet for hyperlinket, f.eks. »Mere …« eller »Klik her for yderligere oplysninger …«.
- I feltet ADRESSE skal du indtaste enhver adresse som f.eks. "Http://www.address.de" og klikke på OK. Denne adresse vil senere blive erstattet af det virkelige indhold fra datakildefeltet.
- Tryk på Alt + F9 for at tænde visningen af feltkoder. Du vil nu se følgende feltfunktion i dit Word -dokument:
{HYPERLINK "http: // www. Adresse.de"} - Vælg teksten mellem anførselstegnene (her "http: // www. Adresse.de"), og indsæt feltet fletning af mail fra den datakilde, der indeholder hyperlinket, f.eks. Et felt "Link" eller "URL". Feltfunktionen ser nu sådan ud:
{HYPERLINK {MERGEFIELD "Link"} \ * MERGEFORMAT} - Tryk på Alt + F9 for at slukke visningen af feltkoder igen, placer markøren et vilkårligt sted i feltkoden og tryk på F9.
Word opdaterer nu feltkoden i henhold til oplysningerne i den aktuelle post. Hvis du holder musemarkøren over hyperlinket, viser Word den respektive hyperlinkadresse for den aktuelle datapost som et værktøjstip og meddelelsen »Ctrl-klik for at følge link«.
Du kan nu starte output fra mailfletningen til Outlook, og du finder korrekt formaterede, "klikbare" hyperlinks i e-mails i udbakken.
