Reducer størrelsen på Excel -projektmapper

Sådan reduceres filstørrelsen i Excel -filer og slettes unødvendigt indhold

I tider med stadig større lagringsmedier og hurtigere forbindelser spiller filstørrelser ikke længere den rolle, de gjorde for et par år siden. Ikke desto mindre bør du holde dine Excel -filer så små som muligt. Så gemmes og sendes de ikke kun hurtigere, men de fungerer også hurtigere.

Hvis du redigerer Excel -tabeller over en lang periode og tilføjer dem igen og igen, vokser de hurtigt til en størrelse, der kan begrænse arbejdet med dem enormt.

Der er flere måder at reducere filstørrelsen på en beregning. Vi præsenterer de vigtigste her. Inden du gør noget, skal du lave en sikkerhedskopi af din projektmappe, så du ikke mister data, hvis noget går galt.

Tip 1: Fjern overskydende celler

Grundlæggende er det kun de celler, der faktisk bruges, der er inkluderet i filstørrelsen. Hvis du f.eks. Har brugt celleområder til midlertidige beregninger, anses de stadig for at blive brugt. Dette gælder også, hvis du har slettet indholdet.

For at kontrollere, hvilket område Excel anser for at blive brugt, skal du bruge tastekombinationen CTRL END. Excel hopper derefter til det nederste højre hjørne af det anvendte område.

Hvis det nederste højre hjørne er langt under og / eller til højre for de celler, der faktisk bruges, skal du slette de overflødige rækker eller kolonner. For at gøre dette skal du markere linjerne og fjerne dem med tastekombinationen CTRL MINUS. Gentag derefter dette for kolonnerne.

Gentag trinene beskrevet for alle regneark i den pågældende projektmappe. Efter sletning skal du lukke mappen, gemme ændringerne og åbne dem igen. Brug CTRL END til at kontrollere, om sletningen var vellykket.

Tip 2: Slet unødvendig formatering

Nogle lister indeholder et stort antal tomme linjer - en anden grund til ekstreme filstørrelser. Dette kan ske især efter import af lister fra andre programmer. Dette er ikke kun irriterende, men kan også føre til forkerte resultater i visse evalueringer. Der er flere metoder til at fjerne sådanne tomme linjer fra dine lister.

Mulighed 1: Slet tomme linjer med dialogboksen "Indhold"

I alle versioner af Excel skal du bruge CTRL G til at åbne dialogboksen GO TO.

Klik på INDHOLD.

En anden dialogboks vises derefter. Fremhæv BLANK -indstillingen.

Bekræft din definition med OK.

Slet tomme celler helt

Alle tomme celler er nu markeret. Du kan nu helt slette disse celler uden problemer for at fjerne unødvendig formatering eller andre ting. Følg disse trin:

I Excel 2007 eller nyere skal du aktivere fanen START og klikke i EDIT -gruppen på DELETE og derefter på DELETE ALL.

Hvis du bruger versioner til og med version Excel 2003, skal du åbne kommandoen DELETE i EDIT -menuen og ALL -kommandoen i forgreningsmenuen.

Efter sletning skal du lukke mappen, gemme ændringerne og åbne dem igen.

Instruktionsvideo: Slet unødvendig formatering i Excel

Mulighed 2: Slet tomme celler med Excel -filteret

1. Vælg først hele dataområdet på din liste, inklusive kolonneoverskrifterne.

2. Kald kommandoen DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel op til version 2003) eller DATA - FILTER (Excel fra version 2007).

3. Den første linje i din liste vil derefter være forsynet med små listepile til filterindstillingerne.

   

4. Så Excel filtrerer listen. Klik med musen på listepilen i den kolonne, hvor du vil søge efter tomme celler.

5. Du kan nu vælge posten (EMPTY) ved hjælp af filterkriterierne. I Excel 2003 finder du dette som et separat filterpunkt. For Excel 2007 og 2010 finder du posten (TOM) under VÆLG ALLE.

6. Klik på OK.

Hvis det er nødvendigt, gentages dette i andre kolonner, indtil kun de tomme dataposter (og de tilsvarende numre i hjælpekolonnen) kan ses.

Marker nu disse poster, og tryk på DELETE -tasten for at slette dem. Lav selv markeringen i cellerne, og markér ikke ved hjælp af linjenumrene i koordinatsøjlen.

Du kan derefter bruge indstillingen (ALL) på listen AutoFilter til at få vist hele listen med de tomme linjer fjernet. Efter sletning skal du gendanne den oprindelige rækkefølge for posterne ved at sortere listen igen i henhold til tallene i hjælpekolonnen.

Hvis du forstyrrer filtre, der er tændt, kan du derefter slukke dem igen ved hjælp af DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Tip 3: import og eksport af makroer

En tredje årsag til store borde kan være de makroer, de indeholder. Du bør fjerne dem, der ikke er påkrævet, eksportere alle andre og derefter importere dem igen. Gør følgende for at gøre dette:

Ring til Visual Basic Editor med tastekombinationen ALT F11. Der finder du Project Explorer, som du kan se på billedet.

Klik på makromodulerne efter hinanden med højre museknap, og vælg REMOVE -kommandoen. Bekræft eksportforespørgslen med OK.

Når alle makroer er fjernet og eksporteret, skal du vende tilbage til Excel, lukke filen, gemme dine ændringer og åbne den igen.

Ring derefter til Visual Basic Editor igen via ALT F11. Vælg projektet for den aktuelle mappe i Project Explorer. I menuen FIL skal du åbne kommandoen IMPORT FIL og importere alle nødvendige makroer efter hinanden.

Tip 4: reducer filstørrelsen på pivottabeller

En pivottabel kan øge filstørrelsen betydeligt. Dette skyldes, at kildedataene, som pivottabellen er baseret på, også kopieres til en separat skjult hukommelse, den såkaldte "pivot-cache." I sidste ende får pivottabellen derefter adgang til denne pivot-cache og ikke de faktiske kildedata.

Derfor skal du altid klikke på knappen "Opdater" for at opdatere pivottabellen, hvis noget er ændret i kildedataene. Fordi dette er den eneste måde at opdatere pivot -cachen. I praksis kan du bruge dette til at reducere filstørrelsen på pivottabeller.

Reducer filstørrelsen på pivottabeller

Der er en indstilling i pivottabellerne, der sletter pivotcachen, når filen er gemt. Selve drejebordet bevares.

Højreklik på pivottabellen, og vælg posten "Pivottabelindstillinger" i kontekstmenuen.

Åbn fanen "Data", og fjern markeringen i "Gem kildedata med fil". For at gøre dette skal du markere feltet ud for "Opdater, når filen åbnes.

Nu slettes pivot -cachen, når filen gemmes - den faktiske datatabel bevares naturligvis.

Filstørrelsen reduceres betydeligt og når næsten filstørrelsen igen uden pivottabellen.

Tip 5: reducer eller slet grafik og billeder

Baggrundsbilleder, logoer eller indsatte billeder er ofte unødvendige og optager meget lagerplads. Medtag derfor ikke baggrundsbilleder i tabellen. Inkluder kun virksomhedens logo på den ene side. Indsæt ikke billeder i deres originale størrelse, men reducer dem snarere. Excel tilbyder en sådan funktion: Klik på billedet. I menupunktet "Format" i gruppen "Juster" er funktionen "Komprimer billeder". Grundlæggende skal du, når du reducerer og sletter grafik, være forsigtig med ikke at fjerne den nødvendige grafik.

Tip 6: Fjern unødvendige formler

Mange komplicerede formler påvirker også størrelsen på en Excel -fil. Så prøv at fjerne uønskede formler fra en Excel -projektmappe. Der er tidspunkter, hvor du har et datasæt, og du ikke har brug for de formler, det indeholder, det er bedre at erstatte disse formler med værdier. Følg instruktionerne herunder for at gøre dette:

1. Åbn Excel -filen, og tryk på Ctrl + A for at vælge hele regnearket / datasættet. Tryk derefter på tasten F5.

2. Åbn indstillingen Gå til, og klik på "Special".

3. Vælg formlerne, og klik på OK, nu har du markeret alle de celler, der har en formel.

4. Konverter derefter de valgte formler til værdier: Tryk på tastekombinationen Ctrl + C for at kopiere de markerede celler.

5. Klik derefter på fanen Startside, og klik på Indsæt i gruppen Udklipsholder.

6. Klik derefter på ikonet Indsæt værdi. Alle celler med formler konverteres nu til værdierne.

Tip 7: Konverter filtypen til binært format (XLSB)

Gemning i .xlsb -format anbefales til omfattende beregninger. Dette gemmer filen i binært. Det vil være massivt mindre, og adgangen vil være hurtigere. Normalt vil dette ikke medføre nogen ulempe. En detaljeret test anbefales til intern programmering og specielle applikationer.

Ofte stillede spørgsmål: Reducer filstørrelsen på Excel -projektmapper

1. Hvorfor er min Excel -fil så stor?

Grundlæggende kræver et regneark med mere end 100.000 rækker og mange kolonner meget hukommelse. Jo flere data og grafik du indsætter i dit Excel -regneark, jo større og langsommere bliver filen med tiden. Kontroller derfor, om du ikke kan reducere antallet af pixels på de indsatte billeder lidt, eller om du virkelig har brug for dem. Pivottabeller og forkert formatering kan også øge filstørrelsen.

2. Hvordan kan jeg reducere størrelsen på mine grafer i Excel?

Marker en indsat grafik i tabellen ved hjælp af et museklik, så i Excel 2010 og Excel 2007 fanen "Billedværktøjer" vises i menubåndet. I Excel 2003 vises værktøjslinjen "Grafik" i stedet. Klik nu på ikonet "Komprimer billeder".

3. Hvordan kan jeg komprimere min Excel -fil?

Du kan nemt komprimere Excel -filen ved hjælp af "Zip File" -indstillingen. For at gøre dette skal du højreklikke på den Excel-fil, du vil komprimere. Klik nu på Send til, og vælg derefter "Komprimeret mappe".