Outlook: Gem e -mail som PDF -fil: PDFCreator

Sådan er det gjort!

Vil du gerne gemme vigtige e -mails i dine arkivmapper et bestemt sted på harddisken? For eksempel e-mails med fakturaer, følsomme kundedata eller indhold, der juridisk set skal opbevares på lang sigt. Det velkendte og populære PDF-format er egnet til dette formål som et pålideligt og langvarigt arkivformat. Det fylder lidt på harddisken, kan åbnes på forskellige slutenheder og giver et højt sikkerhedsniveau.

Gemme PDF -filer i Outlook: Disse er egnede programmer

I modsætning til Microsoft Word eller Microsoft PowerPoint tilbyder Microsoft Outlook ikke en indbygget mulighed for at gemme eller konvertere PDF-filer. En mulighed er det betalte program "Adobe Acrobat", som er i stand til at oprette PDF -filer fra Outlook. Hvis du er interesseret i en gratis løsning med lignende funktionalitet, bør du bruge PDFCreator som et alternativ.

Værktøjet fås i en tysk version og udvikles løbende. Den installerer en virtuel printerdriver og opretter PDF -filer ved hjælp af kommandoen "Udskriv". Med PDFCreator kan du oprette dokumenter som PDF -filer fra ethvert Windows -program. Hvis du regelmæssigt arbejder med links i dokumenter, er PDF Creator ikke førstevalget. Dette skyldes, at softwaren ikke accepterer hyperlinks, og disse ikke kan klikkes på i den oprettede PDF -fil. I dette tilfælde kan Windows 10 -brugere bruge det gratis værktøj "Microsoft Print to PDF", der følger med. I alle andre tilfælde er PDFCreator som et gratis PDF -værktøj det rigtige valg på grund af dets hastighed og brugervenlighed.

Installer PDF Creator

1. Det første trin er at installere PDFCreator på få sekunder ved at åbne adressen https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions i din webbrowser. Download derefter den nyeste version af PDFCreator. Du har valget mellem den gratis enkeltbrugerversion eller den betalte flerbruger- og serverversion.

   

2. Når installationsfilen er indlæst, skal du starte den med et dobbeltklik.

   

3. Opsætningsguiden guider dig gennem opsætningen og giver dig vigtige oplysninger om korrekt installation. Du kan blandt andet indstille sprog for programmet og vise oplysninger om licensaftalen eller indstillingerne for databeskyttelse.

   

4. Softwaren installeres på din computer inden for få sekunder. Efter installationen kan du få adgang til onlinemanualen eller søge i vidensbasen efter hjælpemner. Hvis du har spørgsmål, mens du bruger PDF Creator, er flersproget community -support også tilgængelig. PDFCreator er klar til brug og kan konvertere e -mail -meddelelser til PDF -filer med blot et par klik under Microsoft Outlook.

   

Gem e -mails som PDF - sådan fungerer det

Det er muligt at gemme en e -mail i PDF -format med blot et par klik og indstillinger. Med de følgende 6 trin kan du oprette professionelle PDF -filer med specifikke dokumenttitler og oplysninger om forfatteren og nøgleord, som letter den senere søgning:

1. Åbn enhver e -mail -meddelelse, du vil gemme som PDF.

2. Gå til menuen → Udskriv på fanen Filer.

3. Vælg PDFCreator som printer.

   

4. I tilfælde af en e-mail med flere sider kan du angive, hvilke sider der skal gemmes. For at gøre dette skal du klikke på Udskrivningsindstillinger og indtaste sidetallene. Det er ikke muligt at gemme et markeret område eller dele af en markeret tekst i PDFCreator.

   

5. I det næste trin skal du klikke på knappen "Udskriv". Et nyt vindue åbnes, hvor du kan indtaste specifikationerne for det dokument, der skal gemmes.

   

6. I det øverste område af markeringsvinduet kan du angive det format, som dokumentet skal gemmes i. Ud over en standard PDF -fil kan du vælge mellem:

   • forskellige kompressionsniveauer,
   • lagring som en grafisk fil eller
   • arkivering som en beskyttet PDF -fil.
   

7. I det midterste område af markeringsvinduet skal stien og filnavnet, som PDF -filen skal gemmes under, angives.

8. I den nederste del er det vigtigt at indtaste en meningsfuld dokumenttitel. Denne procedure gør det lettere for dig at finde dokumentet senere. Samtidig hjælper det modtagere med at tildele filen. Blandt andet kan du bruge e -mailens originale emne eller bruge en individuel titel. Du kan også indtaste et emne og / eller søgeord. Disse oplysninger kan ses i Windows Stifinder eller bruges som søgeord.

   Der er også mulighed for at flette den oprettede PDF -fil direkte med en anden fil. Hvis du vil have dette, skal du aktivere knappen Flet. Du kan også vedhæfte PDF -filen direkte til en e -mail eller videresende eller uploade den via Dropbox eller FTP.

   

9. Hvis du gerne vil gemme filen som standard, skal du markere det grønne afkrydsningsfelt "Gem". Dokumenttitlen bruges som filnavn. Du kan ændre navnet for sidste gang, før du starter lagringsprocessen.

   "PDF -arkitekten" opretter derefter din PDF -fil i baggrunden. Hvis du har en brugerkonto hos producenten PDFForge, kan du også logge ind og gemme filen på denne konto. Alternativt kan du oprette en ny brugerkonto. Den designede PDF -fil vises i "PDF Architect".

Tip: Som standard bruges PDFForge -softwaren "PDF Architect" som visningsprogram for PDF -filer, der er oprettet med PDFCreater. Hvis du gerne vil fortsætte med at læse PDF -filer med den gratis "Adobe Acrobat Reader" eller et andet værktøj, kan du gemme dette i PDFCreator -indstillingerne. Du kan også ændre markeringen for standardapps i Windows -indstillinger.

PDF -filer tilbyder dybest set disse fordele

Det er let muligt at gemme en e -mail fra Outlook som en PDF -fil. Ud over at kunne gemmes, tilbyder PDF -filer mange fordele i forhold til andre formater, f.eks. MSG Outlook -lagringsformat. Mens MSG-filer kun kan læses af Outlook og et par e-mail- og konverteringsprogrammer, bruges PDF-formatet over hele verden.

Gratis PDF -læseprogrammer som Adobe Acrobat Reader garanterer, at modtagere af en PDF -fil kan læse den på næsten enhver enhed. PDF -filer komprimeres også, da de gemmes og er i de fleste tilfælde mindre end kildedokumentet. Desuden bevares formatering, billeder, integrerede skrifttyper og det generelle udseende.

Sikkerheden af dokumenter er afgørende, især når du sender dem over internettet. Ved at indstille muligheder kan filer med følsomt indhold beskyttes mod uautoriseret datatyveri. Det samme sker ved at tildele en adgangskode. I dette tilfælde vil uautoriserede personer ikke kunne åbne filen og læse dens indhold.

Med merværdien af PDF -filer og muligheden for at bruge søgeord og en meningsfuld titel til at gøre PDF -filer lettere at finde, er PDF -filer ideelle til arkivering af e -mails i Outlook.

Resumé: Sikkerhedskopier e -mails i Outlook med PDF Creator - hurtigt og nemt

Hvis du gerne vil arkivere en e-mail-besked sikkert på lang sigt, er PDF-formatet særligt velegnet til dette. Da Microsoft Outlook ikke tilbyder indbygget konvertering til PDF-format, skal ekstern software bruges. Et målrettet og brugervenligt program, der er blevet brugt en million gange, er PDFCreator. Når den er installeret som en virtuel printerdriver, kan den bruges til at konvertere dokumenter til PDF -filer fra ethvert Windows -program.

I Outlook vælger du udskrivningsfunktionen, indtaster dokumentets titel, søgeord og lagerstien og kan arkivere din e-mail med blot et par klik. PDFCreator fungerer lige så pålideligt som betalte programmer og anbefales derfor som en virtuel PDF -printerdriver til Windows og Microsoft Outlook.