Distributionslister er en praktisk facilitet i Outlook: Hvis du ofte sender mail til den samme gruppe af modtagere, f.eks. Medlemmerne af din arbejdsgruppe, et team eller endda medlemmer af en klub, er det tilrådeligt at bruge Grup
Du skal blot definere en distributionsliste, der indeholder alle dine arbejdsgruppes mailadresser, for eksempel - så skal du fremover kun indtaste distributionslisten i feltet Til i en e -mail, Outlook vil derefter automatisk erstatte denne betegnelse med de tilsvarende e -mailadresser når mailen er sendt.
Hvis du vil sende mailen til andre adressater, skal du blot tilføje deres adresser (adskilt med semikolon eller kommaer) efter navnet på distributionslisten.
Opmærksomhed: Distributionslister kan også bruges i feltet CC eller BCC i en mail.
Sådan opretter du en ny distributionsliste
Sådan opretter du en distributionsliste i din Outlook med en gruppe kontakter, f.eks. Med alle medlemmer af et projektteam eller med alle dine kunder:
1. Åbn mappen / adressebogen i Outlook -kontakter.
2. Ring i Outlook op til version 2007 Fil → Ny → Distributionsliste eller tryk på CTRL + SKIFT + L. I Outlook 2010 skal du klikke på fanen begynde på knappen Ny kontaktgruppe (tastaturgenvejen fungerer også).
3. Indtast i feltet "Efternavn" et navn til listen f.eks "Kunder", "Kunde xyz", "Arbejdsgruppe"; "Projekt x".
Bemærk venligst: Hvis der allerede er en distributionsliste med dette navn i adressebogen, viser Outlook ikke en advarsel, men opretter en anden liste med samme navn.
4. Klik på "Vælg medlemmer"(Eller i Outlook 2010 Vælg medlemmer → Fra Outlook -kontakter) for at tilføje kontakter fra den digitale adressebog til distributionslisten. Vælg kontakterne med et dobbeltklik, og luk markeringsdialogboksen med Okay. Hvis du vil tilføje adresser til personer, der ikke er i adressebogen, skal du klikke i Outlook op til 2007 Tilføj ny og indtast adresserne; i Outlook 2010 klik Tilføj medlemmer → Ny e -mailkontakt. Indtast dataene, og afgør, om kontakten skal tilføjes til adressebogen.
5. Så snart du har indsat alle adresser, skal du klikke på "Gem og luk".
Du kan nu finde fordelingslisten i mappen Kontakter - du kan genkende den der ved dens navn og ikonet med de to stiliserede hoveder.
Sådan sender du en e -mail til en distributionsliste
Så snart distributionslisten er konfigureret, skal du sende en besked til alle adresserne på listen som følger:
1. Skriv en ny besked inklusive emnet. Klik derefter på knappen Til. Hvis adresserne ikke er i feltet På skal indsættes, skal du klikke på Cc henholdsvis. Bcc (så vil modtagerne ikke se de andre adresser).
2. Vælg distributionslisten i mappen Kontakter med et dobbeltklik, og luk dialogboksen med "OK".
3. Hvis meddelelsen skulle gå til andre adressater, skal du blot tilføje deres adresser (adskilt med semikolon eller kommaer) efter navnet på distributionslisten.
Først når du sender e-mailen, erstatter Outlook navnet på distributionslisten med de e-mail-adresser, den indeholder.
Sådan redigeres og ændres distributionslister
Nu og da er det nødvendigt at tilføje flere e-mail-adresser til en distributionsliste eller slette eksisterende adresser. Hvis du vil redigere en distributionsliste, skal du fortsætte som beskrevet nedenfor.
1. Åbn mappen Kontakter.
2. Dobbeltklik på navnet på den ønskede distributionsliste (du kan genkende fordelingslister ved ikonet, der viser to stiliserede hoveder).
3. Foretag de ønskede ændringer: Hvis du vil tilføje kontakter fra adressebogen, skal du klikke på "Vælg medlemmer", indtaste nye adresser ved at klikke på "Tilføj nye". Du kan slette adresser, der ikke længere er nødvendige ved hjælp af "Fjern".
4. Når du er færdig, skal du klikke på "Gem og luk".
Hvis du vil redigere en af adresserne, skal du åbne den i mappen Kontakter og redigere kontakten. Outlook henter mailadresserne fra adressebogen.
Kun hvis der ikke er en tilsvarende kontaktperson, tager Outlook den adresse, der er indtastet via "Tilføj ny", som du ikke kan redigere i distributionslisten.
