Du kan indtaste din centrale arbejdstid i Outlook - men kun ensartet for alle ugens dage. Men hvis du f.eks. Har andre arbejdstider mandag og fredag end de andre dage, vil en smart løsning, som jeg for nylig har introduceret, hjælpe
Hvis du ikke er på kontoret på det sædvanlige tidspunkt på bestemte dage, for eksempel fordi du kommer sent mandag morgen som pendler eller fordi du går til sport tidligere en aften og vil angive dette i kalenderen, er det bedst at blokere disse tider med faste tidsserier. Når du indtaster en aftale, bliver du advaret om, at der er overlapninger. Frem for alt kan dine kolleger dog ikke længere indstille aftaler til dig via mødeforespørgsler i den blokerede periode.
Angiv kernearbejdstiden
I kalenderindstillingerne kan du angive, hvilke timer der skal vises for dag- og ugevisningen for alle ugens dage. Indstillingen kan findes i Outlook op til version 2007 under Værktøjer → Indstillinger → Indstillinger → Kalenderindstillinger, i Outlook fra 2010 under Fil → Indstillinger → Kalender. Her indtaster du tiderne i felterne Starter kl og Slutter kl en.
Antag for eksempel, at du begynder at arbejde mandag kl. 10 og ikke kl. 9 om mandagen. Indstil derefter kernetiden ved hjælp af kalenderindstillingerne, f.eks. Til 9.00 til 18.00
Opstil tilbagevendende aftaler
Opret derefter en serieaftale som følger, som du kan spare tid med mandag morgen:
- Opret en aftale, der varer mandag fra 7 til 10, og som du f.eks. Kan navngive "Ude på kontoret". At komme i gang med aftalen så tidligt (og ikke tage 9-10 om morgenen) er ganske enkelt en sikkerhedsforanstaltning. Dette forhindrer nogen i at tilføje en aftale til din kalender inden kl.
- Klik på Serietype.
- Vælge Gentagelsesmønster: Ugentligt og Alle: 1 uge (r) på mandag.
- Under Seriens varighed vælge Ingen slutdato medmindre der er en sådan dato, så skriv det under Slutter kl en.
- Luk dialogen Tilbagevendende aftaler.
- Vælg i feltet Se som muligheden Fraværende.
- Gem og luk den tilbagevendende aftale.
