Autoarkiv i Outlook - Hvad du bør vide

Har du virkelig brug for e-mails fra fem år siden i din indbakke eller din tidsplan og huskeliste fra 2008? Hvis ikke, er det tilrådeligt at flytte den gamle ballast ud af Outlook. Dette vil gøre din Outlook hurtigere igen - u

AUTOARKIVERING af Outlook er beregnet til dette formål: det flytter ældre data ind i en arkivfil enten efter en forespørgsel eller automatisk. Ligesom den personlige mappe gemmes arkivet i en fil i PST-format, så du når som helst kan åbne arkivet igen med Outlook og få adgang til de e-mails, aftaler og opgaver, det indeholder. Arkivet kan også opdeles i flere filer, så du f.eks. Kan have forskellige arkivfiler for 2008, 2009 og 2010.

Det er i øvrigt også muligt specifikt at ekskludere individuelle e -mails eller aftaler fra arkivering.

I øvrigt arkiverer Outlook ikke kontakter, fordi det ikke giver mening.

Standardindstillinger vs. individuelle indstillinger

Den automatiske arkivering kan konfigureres individuelt. Først og fremmest skal du definere standardindstillingerne: Hvor ofte arkiveres, hvor "gamle" skal dataene være for at blive arkiveret, i hvilken fil er dataene gemt, skal de gamle data slettes i stedet for arkiveret?

Derudover kan du vælge indstillinger for individuelle Outlook-moduler, f.eks. Til e-mails eller til individuelle mapper i indbakken, som afviger fra standardindstillingerne. På den måde er det fx muligt at arkivere aftalekalenderen en gang om året, mens ældre e-mails outsources efter seks måneder. Eller e-mails til et bestemt projekt forbliver permanent i Outlook, mens de andre e-mails arkiveres efter et år.

Hvis du alligevel vil foretage forskellige indstillinger for hvert Outlook -modul, kan du springe standardindstillingerne over. I så fald skal du læse det følgende afsnit alligevel, for alle indstillingsmuligheder forklares her.

Juster standardindstillinger

Du definerer standardindstillingerne for arkivfunktionen som følger:

1. I Outlook op til version 2007 skal du kalde kommandoen EKSTRA >> MULIGHEDER og åbne registret MERE. I Outlook 2010 skal du kalde kommandoen FIL >> OPTIONS og åbne fanen AVANCERET.
2. I Outlook op til 2007 skal du klikke på knappen AUTO-ARKIVERING, i Outlook 2010 på AUTO-ARKIVERINGSINDSTILLINGER.
3. Aktiver indstillingen AUTOARKIV HVER X DAGE og angiv det interval, hvormed arkiveringen skal udføres.
4. Hvis du finder det irriterende at skulle bekræfte en dialog for hver arkiveringsproces, skal du deaktivere indstillingen START AUTOARKIVERING EFTER BEKRÆFTELSE.
5. Hvis du markerer e-mails, som du ikke længere har brug for som udløbet i din Outlook, og ikke ønsker at arkivere dem, skal du aktivere indstillingen SLET UDLØBTE PUNKTER (KUN E-MAILMAPPE).
6. Under alle omstændigheder skal du aktivere indstillingen ARKIV ELLER SLET GAMLE ELEMENTER.
7. Hvis du aktiverer indstillingen VIS Arkivmappe i mappeliste, åbner Outlook automatisk arkivfilen efter arkivering og viser den på mappelisten. Det betyder, at du kan fortsætte med at få adgang til de arkiverede data med det samme, men så skal du opgive hastighedsfordelen ved at outsource.
8. I feltet SLET ELEMENTER HVIS ÆLDRE END skal du angive, hvor gamle dataene skal være, så de flyttes til arkivet (eller slettes helt).
9. Hvis dataene skal overføres til arkivet, skal du aktivere indstillingen MOVE OLD ELEMENTS TO og vælge den ønskede mappe via SØG eller indtaste navnet på en ny arkivfil, som Outlook skal oprette i feltet ved siden af knappen.
10. Hvis du i stedet for uigenkaldeligt vil slette de gamle data, skal du aktivere indstillingen SLET SLET GAMLE ELEMENTER. Så alle gamle elementer fjernes med det samme, skal du klikke på ANVEND INDSTILLINGER TIL ALLE MAPPER - men husk, at dette ikke kan fortrydes.
11. Luk dialogerne.