Eksperttips til arbejde med Outlook
Microsoft Outlook er et af de mest populære kommunikationsprogrammer, der bruges af millioner af mennesker rundt om i verden hver dag. Outlook skal blandt andet hjælpe med at gøre skriftlig kommunikation via e-mail mere effektiv og professionel. For at sikre dette har Outlook mange funktioner. Sorteringsfunktionen er en vigtig mulighed for det daglige arbejde.
Sortering og målrettet indgivelse af e-mails, vedhæftede filer og oplysninger er vigtig både i Outlook og generelt i analog kontorkommunikation. Registre og mapper er afgørende på kontorer, for eksempel for at gemme offline dokumenter baseret på forståelige kriterier. En gennemtænkt mappestruktur og sorteringsfunktionen i Outlook garanterer også, at vigtige oplysninger og e-mail-meddelelser er tilgængelige med få klik.
Sådan bruges sorteringsfunktionen i Outlook
Nogle Outlook -brugere modtager hundredvis af e -mails om dagen. Med så mange oplysninger er det svært at holde styr på tingene og vælge den rigtige udsigt. Det er vigtigt at kunne vise meddelelserne automatisk i henhold til definerede kriterier. Den indbyggede sorteringsfunktion i Microsoft Outlook kan hjælpe dig med at sortere meddelelser effektivt og brugerorienteret. Du kan bruge sorteringsfunktionen som følger:
-
Naviger til en hvilken som helst mappe. Over e-mails i biblioteket finder du sorterings- og filtreringsfunktionen i Microsoft Outlook.
-
Blandt andet kan du filtrere meddelelserne efter følgende kriterier:
- Læs eller ulæste beskeder.
- Efter prioritet.
- Ved start eller forfaldsdato.
- Efter størrelse.
- Efter emne.
- Efter afsender.
- Efter type.
- Ifølge planter.
- Efter konto.
Derudover kan du i dialogboksen "Sorter" afgøre, om det nyeste eller det ældste element altid skal vises øverst.
De mange valgmuligheder, som du kan genkende, når de aktiveres af flåter, giver dig mulighed for at arrangere mappeindholdet specifikt. På denne måde kan du hurtigt se, hvilke opgaver, oplysninger og beskeder der er vigtige og skal behandles. Filterfunktionsindstillingerne er selvforklarende og kan tilpasses inden for få sekunder.
Sådan sorteres og struktureres Outlook - 2 vigtige eksperttip
Bortset fra den vigtige sorteringsfunktion i Microsoft Outlook kan du strukturere kommunikationsprogrammet professionelt med få ændringer. De to vigtige eksperttip kan hjælpe dig her:
Eksperttip 1: opret mapper til at gemme e-mails efter emne
Med en indbakke med mange hundrede beskeder er det let at miste overblikket over tingene. Brug af funktionerne "Sorter" og "Søg" i Outlook kan hjælpe med at vise de e -mails, du leder efter, hurtigere. Samtidig er begge funktioner ikke universalmiddel, når det kommer til struktureret arbejde med Outlook. For at opbygge en struktur i Outlook er det vigtigt at arbejde med et personligt mappesystem. Personlige mapper er nyttige, fordi de kan bruges til at sortere og gemme e-mail-beskeder efter emne.
Du kan nemt oprette en personlig mappe i mappestrukturen i din postkasse. Dette virker ved at højreklikke i det område, hvor den personlige mappe skal genereres. Vælg "Ny mappe" i det vindue, der vises, og tildel et navn. Som et resultat tilhører mappen dit personlige mappesystem og vises i din visning.
En gennemtænkt mappestruktur og et mappesystem professionaliserer arbejdet med Outlook og er en del af en fremadrettet kontororganisation.
Eksperttip 2: kategoriser e -mails i Outlook
Du sorterer ikke e-mail-beskeder i Microsoft Outlook udelukkende ved hjælp af den indbyggede sorteringsfunktion. Derudover kan kategorier hjælpe dig med at klassificere dine e -mails og organisere postkassen. For eksempel kan du navngive kategorier efter afdelinger eller kundenavne eller tydeliggøre behandlingsstatus med en kategori. Søgeord som "udført" eller "forfalden betaling" er sorteringsparametre, der hjælper dig med at organisere dig bedre.
For at oprette en ny kategori skal du navigere til menuområdet "Kategorier" på fanen "Start" og vælge "Alle kategorier" i rullemenuen. Klik på knappen "Ny" i dialogboksen. Når du har indtastet et navn til din nye kategori, skal du bekræfte processen med OK. Som et resultat kan du opdele dine e-mails i bestemte kategorier og visualisere dem mere præcist ved hjælp af farvekodningen.
Sorteringsfunktionen i Outlook kan hjælpe med at organisere e -mails på en professionel måde
Sorteringsfunktionen i Microsoft Outlook er et vigtigt værktøj til din rådighed. Det hjælper med at sortere og vise e -mails individuelt i indbakken eller i andre mapper. Et udvalg af kategorier garanterer, at sorteringen kan udføres efter planen.
Derudover er det fornuftigt at oprette forståelige mappestrukturer for at organisere indgående kommunikation i Outlook. Kategorifunktionen i Outlook er afgørende, hvis du vil segmentere e -mails efter emneområde. Alle muligheder samlet er effektive for at kunne sortere, gemme og finde e-mails i Outlook når som helst.
