Scan dokumenter: instruktioner og gratis programmer

Nå nemt dit mål med disse trin-for-trin instruktioner

Hvis du har papirdokumenter derhjemme, som du vil sikre digitalt, kan du scanne dem. Selv på mange kontorer er der stadig gamle filer og dokumenter, der skal overføres til den digitale verden. Med en scanner er det let at oprette digitale billeder af analoge dokumenter. Selv fotos eller dias kan scannes, og arkivering sker ikke kun i kasser og fotoalbum i kælderen. Scanning skaber en 2D -udskrivning af det analoge dokument, som derefter kan redigeres på computeren efter behov.

Scanning af dokumenter: Det er derfor, det giver mening

Når du scanner et dokument, opretter det en digital version af det, som du kan gemme på din computer. Takket være en scanning kan du:

• at bakke op
• Sorter efter
• at redigere
• duplikere
• sende

Filen, der er oprettet af dit scannede dokument, gengiver oprindeligt oplysningerne i det originale dokument. Du kan derefter redigere filen som du vil med den relevante scanningssoftware. Uanset om farvejusteringer eller sammensmeltning af forskellige scanninger - du bestemmer, om og hvordan du vil ændre din scanning.

Scanner: Du kan vælge mellem disse 2 varianter

For at scanne dokumenter skal du bruge en scanner. Der er to varianter, du kan vælge imellem:

• Med en fladbrætscanner har du en kompakt enhed, som du kan scanne DIN A4 -formater og mindre dokumentstørrelser med.
• Med en multifunktionsenhed kan du ikke kun scanne, men også udskrive og kopiere. Tidligere havde mange multifunktionelle enheder også en faxfunktion integreret, i dag ligner det mere WLAN eller Bluetooth, der er indbygget i enhederne.

Multifunktionelle enheder er betydeligt større end flat-board scannere og bruges derfor oftere på kontorer eller arbejdsmiljøer. Hvis du har en multifunktionsenhed, og hvis du scanner og udskriver ofte, er det bedst at købe en med en dokumentføder, så du ikke behøver at lægge hvert ark papir individuelt.

Scanning af dokumenter: Sådan fungerer det

For at scanne dokumenter skal du bruge en computer og en scanner.

Tilslut scanneren til computeren.

Læg derefter dit dokument med den side, der skal scannes, nedad på glaspladen på den tændte scanner.

Tryk derefter på knappen "Scan", og du vil se billedet af dokumentet vises på din computerskærm efter et par sekunder med et klik.

Gem dokumentet, når du er tilfreds med det.

Hvis du vil ændre noget, kan du gentage scanningen, efter at du har justeret indstillingerne.

Efter scanning skal du redigere dokumentet, som du vil, ved hjælp af valgt software. For eksempel, hvis du scannede det i en vinkel, kan du rette det op med et program som Scantailor.

Gem det, så snart du er færdig med at redigere det.

Med den rigtige software, f.eks. ICopy, kan du også udskrive dine scanninger direkte, hvis du har en printer tilsluttet din pc. Med e-mail-programmer som Microsoft Outlook, Thunderbird eller Windows Mail er det muligt at sende scanninger direkte som e-mail. Du kan digitalisere og dele papirdokumenter med det samme. I øvrigt inkluderer Microsoft Outlook leveringsomfang også ScanPST - du kan bruge dette program til at reparere din personlige mappe i Outlook.

tip

Sørg for at indstille din scanner til den korrekte opløsning, før du scanner. Ellers kan tekstelementer virke sløret. Vælg en opløsning på 300 dpi for sort -hvide tekstdokumenter. Hvis du har at gøre med tekst på farvet papir, kan du også justere lysstyrken på scanningen opad - med 10 procent.

Jo flere farver og grafik du scanner, jo større bliver filen i sidste ende. Hvis du vil spare lagerplads og fremskynde scanningen, kan du indstille farveindstillingerne til scanning til sort / hvid, hvis farverne ikke er så vigtige for dit digitale dokument.

Du behøver ikke downloade yderligere software fra Internettet for at scanne. Du har kun brug for dette, hvis du vil redigere dit digitale dokument senere. De fleste scannere leveres med tilhørende software, som du kan bruge til at scanne og foretage grundlæggende indstillinger. I Windows 10 har du ikke brug for software til at scanne.

Scanning i Windows 10

1. Installer scanneren, inden du starter.

2. Åbn startmenuen nederst til venstre, og indtast derefter "Windows Fax og Scan" i søgefunktionen.

3. Klik på programmet og gå derefter til "Ny scanning".

4. Under "Preview" kan du justere det område, du vil scanne, som du ønsker.

5. Nu kan du vælge det format, som du vil gemme din scanning i. Det er også muligt at gemme scanningen som en PDF -fil.

6. Efter scanningen finder du dine scannede dokumenter i mappen "Dokumenter" -> "Scannede dokumenter"

7. Du har også mulighed for at videresende filen til andre personer som en mail eller fax under scanningen.

   

Gem dine scanninger i dette format

Som regel gemmes scanninger i JPEG.webp- eller JPG.webp -format (Joint Photographic Experts Group). JPEG.webp -formatet er det mest populære format til at gemme billedfiler, fordi en scanning ikke er andet end en billedfil. JPEG.webp fungerer pixelbaseret, og både kompatibilitet og brugervenlighed er høje. Næsten alle softwareprogrammer kan også åbne JPEG.webp -formatet eller konvertere andre filformater til JPEG.webp. Ved scanning kan der dog være et lille kvalitetsfald, hvis dokumentet derefter gemmes som en JPEG.webp. I tilfælde af alvorlige abnormiteter kan dette dog normalt kompenseres for og omarbejdes med software.

Andre formater er PNG- og TIFF -formaterne. PNG er især velegnet, når billedfiler skal komprimeres. TIFF gør det muligt at konvertere filer uden forringelse af kvaliteten. Filer i Tiff-format kan også efterbehandles særligt godt med grafiksoftware.

Gem scanninger som PDF med Adobe Acrobat

For at gemme en scanning som en PDF, er tekstgenkendelse, også kendt som OCR (Optical Character Recognition), påkrævet. Denne optiske tegngenkendelse gør det også muligt at søge efter billeder eller grafik efter tekstelementer, så de konverteres og konverteres til redigerbare og søgbare filer. Billedfiler i JPEG.webp -format er f.eks. Ikke under Windows 10, du kan vælge at gemme din scanning som en PDF -fil direkte, når du opretter scanningen. Hvis du bruger Adobe Acrobat -programmet, kan du gemme dine scannede filer direkte som en PDF -fil. Du kan derefter enten scanne papirdokumentet med automatisk farvegenkendelse og gemme det som en PDF, eller du kan indstille dine egne personlige specifikationer under "Brugerdefineret scanning".

Du kan vælge mellem disse standardindstillinger:

• Automatisk registrering af farvetilstand
• Farvedokument
• Sort -hvidt dokument
• Dokument i gråtoner
• Farve foto

Du kan også vælge, om du vil scanne flere filer som en PDF -fil på samme tid. Du kan derefter optimere de scannede PDF -filer. Desværre er Adobe Acrobat ikke gratis, hvis du vil bruge det på lang sigt - en prøveversion er gratis tilgængelig.

Top 5: Disse gratis scannings- og udskrivningsprogrammer anbefales

ABBYY Fine Reader

FineReader giver dig mulighed for at scanne, redigere scanninger og konvertere dine scanninger til PDF -dokumenter. Du kan kommentere dokumenterne og dele dem med andre, mens du holder styr på de ændringer, der er foretaget i din fil. Dine scanninger kan også konverteres til Excel- eller Word -filer.

Readiris Pro

Readiris Pro -software er kompatibel med Windows 7,8 og 10. Du kan konvertere dine scanninger som PDF, eBook -format ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF og meget mere. Du behøver ikke at begrænse dig til rent tekstbaserede dokumenter. Softwaren kan også læse tekstelementerne fra billeder og udtrække kun disse. Hvis du gemmer dine scanninger som PDF med Readiris Pro, kan du også bruge softwaren til efterfølgende at flette, komprimere og organisere dine PDF -filer.

PaperScan

Med PaperScan kan du scanne dokumenter, tegninger og fotos. Du kan rotere, flytte, spejle eller fjerne scanninger, som du ønsker. Reparationer af filerne kan også udføres med et tryk på en knap, f.eks. Justering af revner eller huller på den analoge skabelon. Du kan også justere farverne, som du vil, og dit dokument kan også konverteres til gråtoner eller sort og hvid. Du kan også vælge mellem mange filtre. Følgende formater kan vælges:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 står for “Not Another PDF Scanner” og er et ukompliceret værktøj til scanning af dine dokumenter og billeder. Scanneren skal ikke installeres separat via en driver, men genkendes automatisk af programmet. Du kan redigere dine scanninger før scanningen, f.eks. Ved at angive billedsektionen. Takket være automatisk tekstgenkendelse kan du hurtigt kopiere tekst ud af dokumenter. Du kan gemme dine scanninger i de sædvanlige JPG.webp, PNG, TIFF og selvfølgelig PDF -formater.

VueScan gratis udgave

Over 1.850 scannere understøttes af VueScan Free Edition. Med den gratis software kan du ikke kun scanne dokumenter, men også billeder og film. Du kan vælge mellem forskellige kvalitetsniveauer for at digitalisere dine skabeloner bedst muligt. Du kan også beskære dine scanninger på forhånd, justere farver og vælge forskellige filterindstillinger.

Tip:

Dokumenter kan også scannes med en smartphone. Med apps som Adobe Scan eller CamScanner kan du nemt tage billeder af dokumenter ved hjælp af kameraet på din smartphone. Adobe Scan muliggør endda tekstgenkendelse med OCR. Efter scanningsprocessen kan du gemme billedet på din smartphone, sende det eller indlæse det i en sky.

Konklusion: scan dokumenter og rediger dem, som du ønsker

Hvis du vil digitalisere papirdokumenter, kan du ikke undgå at scanne dem. Dette kan gøres ved hjælp af en smartphone, men en scanner er bedre og har flere muligheder. Afhængigt af hvor meget du scanner, udskriver og kopierer, køber du enten bare en flatbed -scanner eller en multifunktionel enhed. Med Windows 10 har du ikke længere brug for yderligere software til at scanne dine dokumenter. Hvis du vil redigere, konvertere, klippe eller flette dine scanninger, har du brug for et ekstra program som VueScan eller Readiris Pro. Afhængigt af operativsystemet har du muligvis også brug for yderligere software til at konvertere dine scanninger til en PDF -fil. Sørg for, at dette også inkluderer optisk tekstgenkendelse (OCR), så dine scanninger kan redigeres og søges.