Du behøver ikke nødvendigvis synkroniseringssoftware, hvis du vil holde dine e-mails opdaterede på to eller flere pc'er. Du skal bare være forsigtig med kontoindstillingerne og konfigurere en eller to regler med regelguiden.
Som du ved, kan du bruge flere pc'er til at få adgang til din postkasse på mailserveren, f.eks. På GMX eller Web.de, og til at kontrollere dine e-mails. Det er endda muligt at bruge forskellige e-mail-programmer på computerne-ud over Outlook på kontoret, for eksempel Windows Mail på den private pc eller endda e-mail-programmet på en Mac. Det vigtige er, hvilken e- mail - Protokol, du bruger til at kontrollere din e -mail: POP3 eller IMAP.
Med gratis e-mail-konti med GMX, Web.de, Google osv. Er du indstillet til POP3-protokollen, med betalte e-mail-udbydere har du ofte valget mellem POP3 og IMAP. POP3 stammer fra den tid, hvor lagerpladsen på serverne var begrænset og derfor værdifuld. Det er derfor, e-mail-programmer som Outlook er forudindstillet på en sådan måde, at de sletter e-mails fra serveren, så snart du har hentet dem via POP3 og gemt dem på pc'en.
På denne måde kan du kun hente hver e-mail én gang. Dette kan dog undgås, hvis du ændrer indstillingerne for dine e-mail-konti og instruerer Outlook på hver din pc om ikke at slette e-mails fra mailserveren, efter at de er blevet hentet.
Du kan læse, hvordan du gør dette i det næste afsnit. IMAP -protokollen har den fordel, at e -mailene under alle omstændigheder forbliver på mailserveren - uanset hvor ofte du får adgang til dem og uanset kontoindstillingerne i din Outlook. Først når du eksplicit sletter e-mails fra mailserveren med Outlook, findes de ikke længere der.
Forhindre sletning af e -mails fra POP3
Hvis du (skal) bruge POP3 som overførselsprotokol, men ønsker at kontrollere e-mails med to eller flere pc'er, skal du gøre følgende:
- Åbn kommandoen EKSTRA >> E -MAILKONTOER eller EKSTRA >> KONTOINDSTILLINGER i Outlook på din pc (f.eks. På kontoret).
- Angiv i Outlook 2003 eller tidligere, at du vil VISE ELLER REDIGERE EKSISTERENDE E-MAILKONTOER, og klik på NÆSTE. Gå til trin 3 i Outlook 2007.
- Vælg din e -mail -konto, og klik på ÆNDR.
- Klik på FLERE INDSTILLINGER.
- På fanen AVANCERET skal du aktivere indstillingen FORLAD ALLE MEDDELELSER PÅ SERVEREN.
- For at postkassen på mailserveren ikke skal flyde over, skal du aktivere indstillingen REMOVE FROM SERVER EFTER … DAYS og indtaste en passende tidsperiode.
- Luk dialogboksen, og klik på NÆSTE for at vende tilbage til dialogen fra trin 3.
- Hvis du har konfigureret andre e-mail-konti i Outlook og ønsker at forespørge dem med en anden pc, skal du gentage trin 3 til 7 for disse konti.
- Når du er færdig, skal du klikke på AFSLUT.
- Gentag trin 1 til 9 på den anden pc (f.eks. Derhjemme).
Hvis du bruger Windows Mail eller Outlook Express i stedet for Outlook på din pc derhjemme, skal du ændre kontoindstillingerne i dit private e-mail-program som følger:
Kald kommandoen EKSTRA >> KONTOER. Vælg din konto, og klik på EGENSKABER. På fanen AVANCERET skal du aktivere indstillingen FORLAD ALLE MEDDELELSER PÅ SERVEREN. Indtast antallet af dage, hvorefter kopierne skal slettes fra serveren.
Kopier af de afsendte e -mails
På den beskrevne måde sikrer du, at du modtager de modtagne e-mails på begge pc'er. Hvis du også ønsker kopier af alle e-mails på begge pc'er, som du har sendt på en af de to pc'er, så få en kopi af denne e-mail sendt til din egen adresse. Du kan automatisere dette med en regel:
- Åbn e -mail -modulet.
- Kald kommandoen EKSTRA >> REGLER OG MEDDELELSER (Outlook fra 2003) eller EKSTRA >> RULE ASSISTANT (tidligere Outlook -versioner).
- På fanen E-MAILREGLER skal du klikke på NY REGEL (eller NY i Outlook før version 2003) og vælge Opret regel uden en skabelon.
- Vælg Tjek meddelelser efter afsendelse, og klik på NÆSTE.
- Aktiver indstillingen KUN PÅ DENNE COMPUTER i det øverste vindue, og klik på NÆSTE.
- Tænd nu i det øverste vindue KOPIER DETTE TIL EN PERSON- / DISTRIBUTIONSLISTE (Cc).
- I det nederste vindue klikker du på den blå understregede ONE PERSON / DISTRIBUTION LIST. Vælg din e -mail -adresse.
- Tænd også GIV IKKE ANDRE REGLER. Klik på Udfør.
- Luk dialogboksen med OK. Outlook fortsætter med automatisk at oprette kopier af alle sendte mails i mappen "Sendte varer". Hvis du vil forhindre, at dette sker i fremtiden, skal du ringe til kommandoen EKSTRA >> MULIGHEDER >> E-MAILVALGER og deaktivere indstillingen GEM MEDDELELSESKOPIER I Mappen "SENDTE OBJEKTER".
