Sådan indsættes en indholdsfortegnelse i Word

Sådan bevarer du overblikket i Word -dokumenter

Forskellige funktioner kan bruges i Microsoft Word til at strukturere tekster så klart som muligt. Overskrifter og sammenhængende sektioner gør det lettere for læserne at forstå oplysningerne. Microsoft Office-programmet tilbyder stilarter, der fremhæver overskrifter, underoverskrifter og brødtekst forskelligt. Du kan bruge dette til at oprette en indholdsfortegnelse. Men hvordan fungerer indsættelse af en bibliotek i Word, og hvordan gør du en linje til en overskrift med et enkelt klik med musen?

Indholdsfortegnelser i Word: Hold styr på tingene

I begyndelsen af en lang tekst kan en indholdsfortegnelse være meget nyttig: Læseren får et første indtryk af filen, tilpasser sig dokumentets indhold og forberedes til de enkelte sektioner. Hvilke emner behandler teksten? Hvor langt er dokumentet i alt? Ved hjælp af de sidetal, der kan læses i indholdsfortegnelsen, kan du også estimere, hvor lange de respektive sektioner under overskrifterne er. Enhver, der ønsker det som læser, kan derfor starte direkte på det foretrukne tekstafsnit.

Følg disse trin for at indsætte en indholdsfortegnelse i dit Word -dokument:

1. Åbn fanen "Referencer" på menubåndet i din Word -fil.

2. I venstre område finder du feltet "Indholdsfortegnelse". Klik på dette for at definere yderligere indstillinger i et nyt vindue.

   

3. Vælg din foretrukne indholdsfortegnelse med museknappen, eller opret en brugerdefineret skabelon.

   

4. I det tilsvarende dialogvindue kan du også angive, hvilke påfyldningstegn du vil bruge i din indholdsfortegnelse (prikker, bindestreger, faner osv.).

5. Du kan også opdatere et bibliotek, der allerede er oprettet under området "Indholdsfortegnelse", så snart du har foretaget ændringer i din tekst.

   

Hvis du bruger de forudformaterede Word-skabeloner fra Microsoft Word til dine overskrifter, bruger programmet overskrifternes niveauer til at oprette biblioteket. Hvis du har indtastet titlerne på dine kapitler uformateret, kan du også oprette indholdsfortegnelsen manuelt. Du finder også en tilsvarende funktion i knappen "Indholdsfortegnelse".

Automatisk opdatering af indholdsfortegnelse i Word: Sådan fungerer det

Du kan nemt oprette og opdatere automatiske indholdsfortegnelser med musen. Sådan overføres nye overskrifter eller ændrede sidetal til strukturen:

1. Klik på den automatiske indholdsfortegnelse.

2. Over titlen er feltet "Opdater indholdsfortegnelse", som du kan genkende ved et rødt udråbstegn.

   

3. Et museklik på det bringer dig til valget: "Opdater kun sidetal" eller "Opdater hele biblioteket".

4. Tag dit valg, og klik på "Ok".

Hvis du har integreret nye overskrifter i din tekst, skal du opdatere hele biblioteket. Dette er den eneste måde, hvorpå de nye overskrifter vises i den ønskede formatering i din struktur.

Mere struktur i tekstarbejde: fordele ved indholdsfortegnelsen

Afhængigt af hvor mange kapitler, sektioner og områder dit dokument indeholder, har du forskellige krav til formatering af din tekstfil. Hvis grafik, tabeller eller billeder, der er integreret af dig, spiller en vigtig rolle, vil du måske tildele dem klart til kapitlerne. Af denne grund tilbyder Word muligheden for at inkludere kapitelnumre i figuretiketter.

Du kan også give hvert kapitel sin egen indholdsfortegnelse. Indholdsfortegnelser i begyndelsen af hvert kapitel er særligt nyttige til store filer, så læseren ikke mister styr på tekstens komplekse niveauer.

En anden fordel ved en indholdsfortegnelse er, at den er let at bruge i Word: Ligesom citater, hyperlinks eller kildelister kan bibliotekerne også betjenes ved hjælp af integrerede feltfunktioner. Hvis du klikker på det oprettede felt, vises det i en grå nuance. På denne måde ved du, at du kan revidere det respektive indhold og foretage ændringer. Makroer giver dig også mulighed for at foretage visse poster hurtigere, da du kan gemme ofte anvendte kommandoer som tastekombinationer til denne feltfunktion.

Hvis du klikker på det lille felt øverst i din indholdsfortegnelse, kan du automatisk opdatere overskrifter og sidetal i din indholdsfortegnelse. På denne måde vil din disposition tilpasse følgende punkter:

• Nye overskrifter tilføjes
• Du kan opdatere sidetal
• Nyindrettede niveauer integreres automatisk

tip: Især hvis du vil revidere din tekst, er det fornuftigt at bruge en automatisk indholdsfortegnelse, der opdaterer sig selv med et klik.

Særlige funktioner og tips - sådan ser din indholdsfortegnelse professionel ud

De alsidige funktioner i Word giver dig også mulighed for individuelt at designe sidehoved og sidefod på dit dokument og indsætte oversættelser og den aktuelle dato ved hjælp af feltfunktioner. Når du er færdig med at arbejde med din tekst, kan filen gemmes som en PDF eller konverteres til formularbreve.

Inden du er færdig med at gemme dit dokument, skal du dog kontrollere, om du har foretaget rettelser, eller om der stadig er fejl i teksten. Brug funktionen "Find og udskift" til automatisk at rette almindelige fejl i et trin. Så du også kan opdage fejl i indholdsfortegnelsen, er det en god idé at konvertere tabellen til normal tekst. På denne måde distraherer du ikke layout og skrifttype, og du vil se ordene i detaljer.

Takket være indholdsfortegnelsen og den tilsvarende nummerering af de enkelte poster er udvekslingen af tekstafsnit hurtigere og mere effektiv. Hvis dit arbejde f.eks. Indebærer at arbejde på bestemte sektioner sammen, kan de relevante positioner let findes ved hjælp af referencerne. Word giver dig skabeloner, som du kan bruge til at formatere din individuelle tekst. Enten vælger du blandt programmets forslag, eller du kan oprette en brugerdefineret skabelon til dit dokument.

Tip: Du kan også ændre Word -typografier, f.eks. At ændre skrifttype og farve. For at gøre dette skal du klikke med venstre museknap på formatskabelonen, f.eks. B. Overskrift 1. Vælg "Skift". Du kan nu foretage forskellige tilpasninger i masken - fed skrift eller skriftstørrelser kan også angives som standard.

Konklusion: Opret indholdsfortegnelser korrekt i Word

Når du opretter en side, er fokus på flere aspekter: På den ene side er skrifttype, størrelse og mellemrum blandt de faktorer, der påvirker læseoplevelsen. På den anden side spiller en klar tekststruktur også en vigtig rolle. Ikke kun tabeller og grafik hjælper, men også nummerering af din side og også den til indsættelse af en indholdsfortegnelse.

Microsoft Word tilbyder brugerne en skabelon til overskrifter og indholdsfortegnelser. Du kan tilpasse og formatere standardindstillingerne via fanen "Referencer". For eksempel kan du designe skrifttypestørrelser og udfyldningstegn, som du ønsker.

Indlæg i et bibliotek gør det let at finde steder i teksten eller lave referencer. Dette giver læserne mulighed for bedre at forstå kommentarer og indhold og tildele dem til individuelle kapitler.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan kan jeg indsætte indholdsfortegnelser i Word?

Brug fanen "Referencer" til at tilføje både bibliografisk og indholdsfortegnelse til dit Word -dokument. Word giver dig mulighed for at designe disse biblioteker, som du ønsker. Du kan f.eks. Vælge, om du vil integrere prikker eller en hel linje som fyldtegn mellem overskrifterne og sidetallet i din indholdsfortegnelse.

Hvorfor giver det mening at bruge formatskabeloner i Word?

Hvis du bruger de skabeloner, som Word tilbyder dig til de enkelte tekstmoduler, genkender programmet det relevante element af elementet med det samme. Word kan identificere overskrifter som sådan, hvis du markerer den skrevne titel som fanen "Formatskabeloner". Hvis du derefter indsætter en automatisk indholdsfortegnelse, kan Office -programmet automatisk overføre alle overskrifter til omridset i det korrekte niveau og med den korrekte nummerering.