Dias, der kun bruges til bestemte målgrupper

Måske kender du dette: Du har oprettet en omfattende præsentation, men vil nu, afhængigt af målgruppen, kun præsentere et uddrag af den.

For eksempel bør en gruppe seere primært lære detaljer om afdeling A, da de kun vedrører disse oplysninger. En anden gruppe tilskuere bør kun informeres om afsnit B.

Eller en produktpræsentation er opdelt i teknisk og kommerciel information og afhængigt af målgruppen - ingeniører eller købere - bør kun visse dias vises. Men alle bør se diasene til virksomhedens præsentation og de generelle produktfunktioner.

Da mange brugere ikke ved, hvordan man løser dette problem, er det ikke ualmindeligt, at der oprettes flere filer, der præsenteres for de enkelte grupper af mennesker. Ulemperne er indlysende: Antallet af filer stiger. Endnu værre: Hvis dias, der vises i hver kopi, skal ændres senere, er søge- og opdateringsindsatsen ret høj.

Derfor tilbyder Powerpoint løsningen med funktionen brugerdefineret præsentation (i tidligere versioner målgruppeorienteret præsentation)!

Hvad betyder udtrykket "Brugerdefineret præsentation"?

En brugerdefineret præsentation er ikke andet end et udvalg af dias fra en større diaspool eller den samlede præsentation. Brugerdefinerede præsentationer er derfor forskellige delversioner af en præsentation, der er skræddersyet til forskellige målgrupper. I de enkelte delversioner vises kun de dias, der er relevante for det respektive publikum.

Et eksempel: Den samlede præsentation består af i alt 6 dias. For kollegerne fra afdeling A er det dog kun dias 1, 4, 5 og 6, der er relevante. Kollegaerne fra afdeling B har kun brug for dias 1, 2, 3 og 6.

Fordele ved brugerdefineret præsentation

Selvfølgelig kan du også oprette din egen præsentation for hvert publikum og derefter gemme dem med et andet navn. Den tilpassede præsentation har imidlertid tre hovedfordele:

• Du sparer lagerplads, fordi du kun arbejder med en fil.
• Du behøver ikke at oprette en fil til forskellige målgrupper og søge efter dem senere. Det kan ikke ske for dig, at du har den "forkerte" præsentation med dig, fordi alle relevante dias altid er i en fil.
• Du vil sandsynligvis bruge nogle dias i flere tilpassede præsentationer. Når disse opdateres, behøver du kun at foretage ændringerne i en fil.

Sådan opretter du en brugerdefineret præsentation fra PowerPoint 2007 og fremefter

Gør følgende for at oprette en målgruppeorienteret præsentation i en PowerPoint-fil:

• Åbn den overordnede præsentation, hvor du vil oprette delpræsentationer.
• Klik på fanen Diasshow på knappen Brugerdefineret diasshow og så videre Målgruppeorienterede præsentationer.
• Klik på i dialogboksen Ny. Tildel et navn til din underpræsentation.
• I den venstre listeboks markerer du de dias, du vil have vist i den målgruppeorienterede præsentation, og klikker på Tilføj til.

• Bekræft med Okay og klik derefter på Konkludere.

Sådan leveres den tilpassede præsentation, der starter med PowerPoint 2007

Den enkleste og mest ligetil måde at vise en bestemt underpræsentation på er som følger:

• Åbn hele filen.
• Skift til fanen Diasshow.
• Klik på knappen Brugerdefineret diasshow og vælg derefter den post, du ønsker.

Sådan udskrives en målgruppeorienteret præsentation fra PowerPoint 2007 og fremefter

Du har holdt din præsentation foran afdeling A og vil nu give publikum præcis de dias, som du diskuterede i foredraget. En mulighed ville være at nedskrive sidetallene på de tilsvarende dias og derefter angive disse som siderne, der skal udskrives.

Det er dog meget lettere, fordi PowerPoint allerede har noteret, hvilke dias der passer til din tilpassede præsentation. Ved udskrivning kan du derfor blot vælge, hvilken version du vil udskrive.

Sådan fungerer det i PowerPoint 2010:

• Åbn præsentationen.
• Vælge fil - At trykke.
• Klik herunder indstillinger på knappen Udskriv alle dias. Du vil nu blive præsenteret for forskellige muligheder.
• Vælg på Målgruppedefineret præsentation den version, du leder efter. Bekræft dit valg med knappen At trykke.

Sådan fungerer det i PowerPoint 2007:

• klik på Office -knap og så videre At trykke.
• Vælg i dialogboksen Udskriv som Trykområde muligheden Målgruppeorienteret præsentation. Vælg den relevante version til højre for den. Bekræft med Okay.

Sådan opretter du en brugerdefineret præsentation fra PowerPoint 2003 og fremefter

Gør følgende for at oprette en målgruppeorienteret præsentation i en PowerPoint-fil:

• Åbn den præsentation, hvor du vil oprette underpræsentationer.
• Klikker du i menuen Diasshow på optionen Målgruppeorienterede præsentationer.
• Klik på i dialogboksen Ny.
• Tildel et navn til din underpræsentation.
• I den venstre listeboks markerer du de dias, du vil have vist i den målgruppeorienterede præsentation, og klikker på Tilføj til.
• Bekræft med Okay og klik derefter på Konkludere.

Sådan leveres den tilpassede præsentation, der starter med PowerPoint 2003

• Åbn hele filen.
• Klikker du i menuen Diasshow på Målgruppeorienterede præsentationer.
• Vælg den ønskede version i dialogboksen, og klik på Demonstration.

Sådan udskrives en målgruppeorienteret præsentation fra PowerPoint 2003 og fremefter

• Vælg i menuen fil kommandoen At trykke.
• Aktiver i dialogboksen At trykke under Trykområde muligheden Målgruppeorienteret præsentation. Vælg den relevante version til højre for den. Bekræft med Okay.