Opret din egen skabelon på få trin
Projekter er nu en del af hverdagen inden for forskellige forretningsområder såsom juridisk, byggeri, marketing eller it -afdelingen. For at kunne styre projektets fremskridt og nødvendige opgaver er en projektplan nyttig. Office -programmet tilbyder en række forskellige Excel -skabeloner til projektplanlægning, der kan formateres og tilpasses det enkelte projekt.
Hvad er en projektplan?
Projektplanen er et nyttigt arbejdsredskab, der bruges af projektledelse eller projektteamet. Den respektive plan skal forbedre kommunikationen mellem de enkelte interessenter og klart illustrere alle planlagte procedurer og vurderinger.
Projektplanen er et levende referencedokument, hvor eksempelvis følgende punkter er registreret:
- en liste over alle involverede interessenter
- Erklæringer vedrørende projektets omfang
- den projektrelaterede planlægning eller den planlagte proces
- Omkostningsberegninger
- en planlægning af ressourcer
- Udgif.webptsstyringsplaner
- Kommunikationsplaner
Ud over den faktiske arbejdsopdelingsstruktur inkluderer den også projektets nøjagtige forløb. I sidste ende tjener de indeholdte oplysninger til at besvare alle åbne spørgsmål om dit projekt:
- Hvad skal opnås med dit projekt?
- Hvorfor skal dit projekt finde sted?
- Hvordan kan dit projekt implementeres?
- Hvad er omkostningerne ved dit planlagte projekt?
- Hvem deltager i dit projekt? Hvem påtager sig de forskellige opgaver?
- Hvornår starter og slutter dit projekt? Er der milepæle, der skal overvejes?
De fire faser af projektplanlægning
Der er forskellige muligheder for projektledelse for at opdele et projekt i flere faser. Der bruges ofte 4-faset modellen, som består af projektdefinition, projektplanlægning, projektimplementering og kontrol samt projektafslutning.
Hvorfor projektplanlægning er vigtig
Projektplanen er vejledningen under et projekt. Det bruges til at dokumentere, kommunikere, beregne og administrere. En detaljeret projektplan forbedrer kundekommunikationen og kan altid tilpasses interessenternes ønsker ved hjælp af deklarerede milepæle eller tidslinjer. Alle sider ved, hvor de kan finde aktuelle projektoplysninger. Forventningerne til projektet og dets prioriteter registreres skriftligt. Ved at tage hensyn til tidsplanlægning ved alle involverede i projektet, hvornår en opgave skal udføres, og hvor meget tid der er til rådighed for dem.
Hvor finder man skabeloner til projektplanlægning
Egnede Excel -skabeloner til projektplanlægning understøtter dig i den strukturerede planlægning af dit projekt. Du har to muligheder at vælge imellem: På den ene side kan du oprette en gratis projektplan med Office -programmet Excel. På den anden side kan du finde gratis Excel-skabeloner, der er klar til brug, på Internettet. Du kan nemt downloade disse til din pc, så du kan bruge dem med det samme.
Hvad tilbyder Excel -skabeloner til projektplanlægning?
Dem, der bruger Excel -skabeloner til deres egen projektplanlægning, drager fordel af integrerede beregningsværktøjer og Excel -funktioner. Med disse programfunktioner kan et projekt ikke kun styres effektivt, men også attraktivt. I en færdiglavet tabel har brugerne mulighed for
- Faser og tilhørende (under) opgaver
- ansvarlig
- start- og slutdatoer
- fremskridtet
- Omkostninger og budget
skal indtastes. Excel -skabelonerne til projektplanlægning kan tilpasses efter behov, for eksempel hvis forsinkelser eller udførte opgaver skal markeres.
En Excel -projektplan kan også forsynes med en statisk tidsakse eller et diagram. En omkostningstendens eller milepæls trendanalyse kan også oprettes og vises visuelt. Milepæle kan tilføjes til projektplanen med en varighed eller uden en bestemt periode.
Excel -skabeloner: projektplanlægning med Gantt -diagrammet
En samvittighedsfuld arbejdsopdelingsstruktur er grundlaget for planlægning af aftaler, men tidsplanen for projektet kan vises mere tydeligt med et Gantt -diagram. Excel tilbyder nogle skabeloner til projektplanlægning i form af et Gantt -diagram. Her vises projektets aktiviteter på en faldet tidsakse ved hjælp af søjler. De forskellige projektopgaver kan illustreres med vandrette søjler i de tilsvarende linjer, og deres fremskridt kan spores.
Sådan opretter du din egen projektplan i få trin
Du kan selv oprette og formatere en Excel -skabelon til projektplanlægning i få trin.
-
Åbn en ny projektmappe i Excel, og indtast følgende kolonneoverskrifter i rækker A6 til E6:
a) Fase / opgaver / aktiviteter / milepæle
b) Skriv beskrivelse eller kategori af opgaven
c) Ansvarlig
d) Start- og slutdatoer og varighed
-
Indtast de planlagte aktiviteter, og angiv milepæle samt deres startdato, slutdato og varighed i cellerne herunder i de tilsvarende kolonner. For eksempel:
opgave
kategori
Ansvarlig
begynde
varighed
ende
Lav et groft koncept
Copywriting
Sandra Bear
07.09.2020
5
11.09.2020
Tekstproduktion
Copywriting
Sandra Bear
12.09.2020
11
22.09.2020
Korrekturlæsning
Copywriting
Sandra Bear
23.09.2020
2
24.09.2020
Offentliggøre
Copywriting
Sandra Bear
25.09.2020
2
26.09.2020
-
Vælg linjerne under kolonneoverskriften "Start" og vælg via "Indsæt > Diagrammer "og de stablede søjler.
-
Naviger derefter til "Vælg data" ved at klikke på diagrammet. Her ændrer du først de vandrette aksemærker (rubrik) ved at klikke på "Rediger" og markere dataserien under kolonneoverskriften "Opgave". Bekræft din indtastning.
-
Klik derefter på "Tilføj" under "Forklaringsposter (serie)" og tilføj varigheden. For rækkenavnet skal du vælge kolonneoverskriften "Varighed" som intervallet. Markér dataserierne under "Varighed" som serieværdier. Bekræft din indtastning.
-
Nu vil du formatere diagrammet og akserne. Klik først på aksemærkerne på y-aksen og gå til "Akseindstillinger> Kategorier i omvendt rækkefølge" i sidefeltet "Formatakse".
-
Klik derefter på de blå søjler i dataserien "Start" og gå til "Formatér dataserier> Fyldning> ingen påfyldning" og "Ramme> ingen linje". Stængerne er nu usynlige.
-
Formater derefter x-aksen ved at klikke på datoerne og naviger via "Formater akser> Akseindstillinger" til "Minimum" og indtast startdatoen for den første opgave.
Opret gratis Excel -skabeloner til projektplanlægning og behold et overblik
Regnearkssoftwaren Excel er velegnet til planlægning og styring af projekter. Ud over omkostnings- og tidsplaner kan der oprettes arbejdsopdelingsstrukturer, procesvarighedsberegninger og nyttige analyser. Indsatte diagrammer illustrerer de ønskede data eller den kronologiske rækkefølge af bestemte opgaver i projektplanen. Dette giver dig mulighed for at holde styr på vigtige opgaver, ansvarsområder og projektets forløb.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor kan jeg finde Excel -skabeloner til projektplanlægning?
Åbn Excel, og klik på "Flere skabeloner" på startsiden. Indtast "projektplanlægning", projektplan "eller" projektplanlægger "i søgelinjen, og vælg den skabelon, du ønsker.
Hvordan tilføjer jeg en statuslinje til Excel -projektplanen?
Tilføj et vilkårligt tal, f.eks. 0, 25, 50, 75 og 100, til tomme celler. Naviger til "Hjem> Stilarter> Betinget formatering> Datalinjer> Yderligere regler". Indtast minimums- og maksimumværdien, vælg en hvilken som helst farve, og bekræft din indtastning.
