God datastyring: opgaver, værktøjer og et koncept

Dette er de fire typer data, du absolut bør kende

Spørgsmålet om korrekt datahåndtering bliver mere og mere vigtigt for virksomheder. Når alt kommer til alt, behandles store mængder data i virksomheder hver dag, og på den ene side gøres de tilgængelige og beskytter dem på den anden side, er kun en del af datahåndteringen.

Hvad indeholder datahåndtering? en definition

Datastyring refererer til indsamling, brug og lagring af data under hensyntagen til et par parametre. Dataene skal administreres billigt, sikkert og effektivt. Datastyring skal gøre det muligt for medarbejdere i virksomheder og andre organisationer at bruge data til at nå mål, træffe beslutninger, gennemføre foranstaltninger og derved øge virksomhedens værdi. Denne brug af data skal foregå under visse specifikationer og altid være optimeret.

I denne sammenhæng hænger datastyring og processtyring tæt sammen. I mange virksomheder er data trods alt det, der udgør en virksomheds aktiv. Tilsvarende processer er afgørende for effektivt at beskytte denne værdi, men også for at skabe nye værdier og for at få adgang til eksisterende data uden problemer.

For ansvarlig og effektiv datastyring har virksomheder brug for et koncept, der omfatter alle aspekter:

• Indsamle data
• gemme data
• behandle data
• Arkivér data
• slette data

I bedste tilfælde tager dette koncept hensyn til både virksomhedens krav til datahåndtering og datasikkerhed og beskyttelse.

Der er 4 forskellige typer data

For at tage en holistisk tilgang til datahåndtering er det vigtigt, at du forstår de forskellige datatyper. Når alt kommer til alt, for eksempel, ønsker personoplysninger som navne og adresser på medarbejdere at blive behandlet anderledes end data, som du offentliggør på din virksomheds websted på en måde, der er læselig for alle.

Personlig data

Alle data vedrørende bestemte personer såsom navne, adresser eller bankoplysninger om medarbejdere er personoplysninger. Måledata og kundedata, der indsamles, tæller dog også som personoplysninger. Alle data vedrørende vores egne medarbejdere og kunder samt andre tredjeparter tæller som personoplysninger. Disse skal være særligt beskyttede.

Følsomme virksomhedsdata

Alle data vedrørende virksomhedshemmeligheder, såsom skatte- og regnskabsdokumenter, er følsomme virksomhedsdata. De data, der genereres i løbet af projekter, såsom beregninger, opskrifter, forskningsdata og teknisk viden, klassificeres også som følsomme oplysninger. Interne procedurer eller processer, kundelister og virksomhedsstrategier tæller også på dette område. Her er det vigtigt klart at definere, hvilke oplysninger der skal beskyttes og hvilke ikke, som en del af datastyring. Normalt får virksomheder nye medarbejdere til at underskrive en fortrolighedsaftale, når de tiltræder virksomheden, som de forpligter sig til ikke at videregive følsomme virksomhedsdata til for tredjemand.

Sekundære data

Sekundære data stammer fra yderligere behandlede primære data. De refererer til alle data, der er skabt til et andet formål og også forekommer som en del af en foranstaltning. Hvis f.eks. Medarbejderes eller kunders nummerplader kan ses på fotos, der er taget og offentliggjort af virksomhedens egne lokaler, er dette sekundære data. Selvom der f.eks. Er foretaget en undersøgelse, kan der opstå sekundære data. Det egentlige spørgeskema er primære data, og resultaterne, som er opsummeret fra disse primære data og ikke længere tillader at drage nogen konklusioner om respondenterne, er derefter de sekundære data.

Offentligt tilgængelige data

Hvis data deles med offentligheden på egen virksomheds hjemmeside eller i trykte dokumenter, skal disse opfylde visse krav. For eksempel må ingen ophavsrettigheder eller varemærkerettigheder krænkes af f.eks. Andre mærker end dit eget, der kan ses på et foto. Dine egne logoer og slogans bør beskyttes mod tyveri af andre, f.eks. Ved at registrere dem som et ord eller et figurmærke.

Datastyring: Der er disse opgaver

Der er forskellige opgaver involveret i håndtering af data.

• Dataindsamling Under hensyntagen til dataøkonomi, dvs. kun så mange data, som der virkelig er behov for, kan der indsamles. I General Data Protection Regulation (GDPR) er denne sparsommelighed forpligtet.
• Sikre datakvalitetved at arbejde omhyggeligt ved indtastning af data.
• Brug af data gøre det gennemsigtigt.
• Undgå dataoverførsler, hvis det er muligt. Jo flere data der flyttes fra A til B, desto mere sårbar bliver du for sikkerhedsbrud eller datatab.
• Gør datakilder let tilgængelige.
• Gem data sikkertf.eks. i skyen eller i databasesoftwaren til dette formål.
• Sikre data og regelmæssigt oprette sikkerhedskopier, for eksempel i skyen eller på eksterne lagermedier.
• Beskyt filsystemer og hele IT, fra hackerangreb eller malware. Dette er muligt med firewalls og opdateret virusbeskyttelse.
• Intern databeskyttelse ved at tildele rettigheder inden for datasystemer. For eksempel skal medarbejderdata for eksempel også beskyttes mod andre medarbejdere.
• Beskyt hardware, mod brand, vandskade eller overspænding.
• Kommunikere kompetence i håndtering af datafor at undgå forkert betjening.
• Kontroller datakvaliteten, helst i en fast regelmæssighed.
• Arkivering af datafor at holde datavolumen på de systemer og enheder, der er i brug, så lille som muligt. For eksempel skal data også gemmes for skattekontoret i bestemte tidsperioder, uanset om de stadig er nødvendige for den aktuelle forretningsdrift.
• Slet data permanentfor på den ene side at skabe plads og på den anden side slippe af med databeskyttelsesansvaret. Det bør kontrolleres omhyggeligt på forhånd, om de data, der skal slettes, virkelig kan slettes permanent, eller om det alligevel måske ikke er nødvendigt andre steder. Sletning er ikke det samme som at slette, så data på nogle harddiske bliver simpelthen overskrevet. For virkelig at fjerne dem skal du arbejde med passende programmer som CCleaner.
• Overhold retssikkerheden og gennem en regelmæssig analyse af dine egne data følge almindelige love.
• Indsigt gennemsigtigt lave og dele med andre.

Udfordringer og mål i datastyring

Udfordringen med datastyring er, at alle disse opgaver er sammenkoblet og designet så effektivt og praktisk som muligt. Hver medarbejder skal have adgang til de data, de har brug for, uden at tilsidesætte databeskyttelse. En såkaldt datastyringsretningslinje kan være nyttig for virksomheder. Dette definerer, hvordan data håndteres i virksomheden.

Særlige udfordringer i datahåndtering opstår blandt andet fra disse aspekter:

• støt stigende datamængde (big data)
• flere og mere perfide angreb på datasikkerhed fra hackere
• Konstant ændrede lovkrav, hvilket betyder, at virksomheder altid skal være opdaterede

Ændringer i en organisation komplicerer også håndteringen af data. Da emnet datastyring bliver mere og mere vigtigt i mange virksomheder, er der nu endda faste stillinger, såkaldte datastyrere, der udelukkende beskæftiger sig med dette emne.

Datastyring: 4 mulige softwareløsninger

Der er forskellige muligheder og mange færdige softwareløsninger til datahåndtering i virksomheder:

Content management systemer	CMS er systemer, hvor indhold og information er bundtet. Databaser kan også integreres i indholdsstyringssystemer.
Master data management	Master data management betyder central administration af stamdata, det vil sige kernedata i en organisation. Uanset om medarbejderdata eller kundedata - de falder alle ind under stamdataene og kræver særlig beskyttelse.
Enterprise Resource Planning Systems	Med sådan holistisk software kan alle ressourcer i en organisation registreres. Arbejdsudstyr, materialer, månedlige udgif.webpter til medarbejdere og meget mere kan kortlægges over det.
Dokumentstyringssystemer	Sådanne systemer kan bruges til at gemme, sortere, administrere og arkivere dokumenter. For eksempel er ecoDMS velegnet til små virksomheder og enkeltmandsvirksomheder.

Talrige værktøjer og programmer til håndtering af data tilbydes af Google, Oracle, SAP og mange andre store virksomheder.

Datastyring for private

For freelancere, enkeltmandsvirksomheder og små startups er emnet datahåndtering også relevant fra dag ét, og de bør se sig om efter den tilsvarende software på et tidligt tidspunkt.

Emnet datastyring er også relevant som privatperson, om end på et mindre niveau. På en hjemmecomputer, smartphone og tablet er der en stor mængde data, der skal sorteres, administreres og sikkerhedskopieres.

Nyttige værktøjer til datahåndtering

Du kan administrere data med de rigtige værktøjer - der er den rigtige software til ethvert formål:

• Med Order In my Folder kan du sortere og administrere filer på din Windows -computer.
• DirPrintOK udskriver din mappe og filoversigter som en liste.
• Med VisiPics kan du finde kopier af fotos på din harddisk og slette unødvendige billeder for at give plads til nye data.
• DupeGuru hjælper dig med at finde dublerede filer. Du kan sortere efter forskellige typer filer som musik, billeder og mere.
• Lås blokerede filer op med Unlocker.
• Jajuk -softwaren lader dig importere din musiksamling og derefter sortere den.
• Terminplaner.net er et simpelt værktøj til at administrere dine filer.
• Ant Movie Catalog hjælper med at katalogisere videoer, dvd'er og Blu-rays.
• Filhåndteringen Double Commander er velegnet til kopiering og flytning af filer for at skabe orden på computeren. Du kan også bruge dette program til at batch -omdøbe filer.
• Dircomp lader dig sammenligne komplette mapper med hinanden for at holde datalageret konsekvent.
• Med download "Slet tomme mapper hurtigt" kan du nemt slette tomme mapper i Outlook.
• Folder Ax giver dig mulighed for at opdele mapper, der indeholder store mængder filer, i to eller flere mapper.
• Toucan -værktøjet har kun en funktion: Kopier filer bekvemt og sikkert. Det udfører dette job tilfredsstillende.
• Du kan læse lydbøger op med CDex eller EasyTag og gemme dem på din harddisk.
• Med IsoBuster kan du læse billedfiler op.

Tips og tricks til god datahåndtering

God datahåndtering starter med de rigtige værktøjer, men det kræver meget mere. Hvis du følger et par regler, forlænger du dine datas livscyklus og sparer kaos i dit system:

• Hold datakvaliteten høj lige fra starten. Indsæt ikke forkerte, ufuldstændige, dårligt strukturerede eller unødvendige data i første omgang. Undgå dobbeltarbejde.
• Bemærk den gældende lov om databeskyttelse for at undgå problemer.
• Sikkerhedskopier dine data, så du altid kan falde tilbage på en sikkerhedskopi.
• Gør brugen af data gennemsigtig.
• Det er bedst at placere dine data, hvor de har sin endelige destination.
• Standardiser stavemåder og oversættelser.
• Automatiser processer, f.eks. Oprettelse af sikkerhedskopier.
• Forenkle processer.
• Netværksløsninger effektivt og kombiner forskellige metoder for at kortlægge den mest omfattende datastyring muligt.
• Dataintegration og sammenlægning af forskellige oplysninger til en ensartet struktur giver også mening.

Konklusion: datastyring kræver strukturerede procedurer

Datastyring er et komplekst felt med mange forskellige krav. Der er forskellige typer data, og hver enkelt skal behandles forskelligt. Selvom personoplysninger f.eks. Er underlagt særlig beskyttelse, gøres andre data bevidst tilgængelige for offentligheden. Datahåndtering udgør mange udfordringer med at styre, sikkerhedskopiere og arkivere oplysninger. Virksomheder er forkælet med valg fra forskellige softwareløsninger. Privatpersoner skal også beskæftige sig med emnet datastyring. Mange små værktøjer hjælper med dette og gør det lettere at håndtere den konstant voksende datamængde.