Videokonferenceimplementering, værktøjer og retsgrundlag

Hold forbindelsen til verden hjemmefra

Senest med corona -pandemien og det tilhørende hjemmekontor er videokonferencer blevet en integreret del af det daglige arbejde for mange medarbejdere. Derfor ser vi nærmere på, hvilke tekniske krav der kræves, hvilke værktøjer der er egnede, og hvilke juridiske betingelser der gælder for videokonferencen.

Hvad er en videokonference?

En videokonference er et møde mellem to eller flere mennesker, der finder sted stort set over internettet. Deltagerne i videokonferencen kommunikerer via webcam og mikrofon.

For at organisere videokonferencen kræves en videoserver, som alle deltagere kan få adgang til. Under videomødet ser alle involverede normalt hinanden.

En moderator overtager ofte invitationen fra deltagerne til videokonferencen og moderering af konferencen selv Denne person kan f.eks. Give andre deltagere mulighed for at frigive deres skærm eller mikrofon til tale.

Afhængigt af videokonference -softwaren kan folk deltage i arrangementet med deres pc eller med en smartphone.

Der er både gratis og betalte videokonferenceværktøjer på markedet.

12 udbydere til onlinemøder

1. Mikogo

Mikogo er en tysk udbyder af onlinekonferencer og virtuelle præsentationer. Det særlige ved Mikogo er, at under videokonferencen deles kun skærmen, men deltagerne kommunikerer ikke direkte med hinanden via video, men kun via lyd.

Værten for et Mikogo -møde skal oprette en konto. Andre brugere kan derefter inviteres via e -mail til at dele eller styre skærmen. Deltagelse er mulig via HTML -fremviseren via browseren med smartphone eller desktop.

Forbindelserne via Mikogo er krypteret med 256 bit.

Flere oplysninger: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting er designet til HD -videokonferencer. Afhængigt af den valgte pakke kan op til 250 personer deltage i et videomøde, og maksimalt 25 kan forbindes via video.

Det er let at oprette et møde og kan implementeres spontant. Moderatorer kan aktivere individuelle funktioner for brugere, f.eks. Mikrofonen eller deling af skærmen.

Udover deltagelse via browser eller app er det også muligt at ringe op via telefon.

Flere oplysninger: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer er et værktøj, der oprindeligt blev udviklet til fjernbetjening af computere. TeamViewer tilbyder nu sit eget værktøj til videokonferencer med "Meetings". Takket være ende-til-ende-kryptering tilbyder softwaren høje sikkerhedsstandarder og muliggør spontane møder samt taleopkald. Kommunikation er mulig direkte via lyd eller chat. Op til 300 personer kan deltage i et videomøde med TeamViewer.

Flere oplysninger: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Med Google Hangouts tilbyder Google virksomheder et betalt værktøj som en del af G-Suite. Dette gør det muligt at gennemføre videokonferencer direkte. Alternativt er der også mulighed for at afholde videomøder med Google Meet. Brugere har derefter endda mulighed for at undertekse samtalerne eller få dem oversat live. Oversættelsesfunktionen er dog endnu ikke fuldt udviklet.

For at bruge Google Meet skal brugere have en Google -konto. Deltagelse er også mulig uden en app via browseren eller Gmail. En fordel ved Googles videokonferenceværktøj er, at alle andre Google -produkter, f.eks. Google -regneark eller dokumenter og kalendere, let kan kombineres med videoværktøjet.

Flere oplysninger: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex fra Cisco er lavet til professionel brug. Teoretisk set kan op til 40.000 mennesker deltage i et møde, fx på store konferencer eller messer. Deltagelse er også mulig uden en tilsvarende konto via en linkinvitation. Som registreret bruger er der dog yderligere funktioner.

Flere oplysninger: www.webex.com

6. Zoom

Zoom er et af de mest populære videokonferenceværktøjer i både private og forretningsområder. Møderne kan synkroniseres og oprettes med det samme med din egen kalender. Med samtykke fra alle deltagere kan videokonferencer optages meget let. En anden fordel er, at skærmene kan deles af flere deltagere. Du kan f.eks. Også oprette dine egne mødelokaler.

Deltagelse i konferencer er mulig med desktop- og smartphone -appen samt via browseren.

Flere oplysninger: www.zoom.us

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams er en del af Microsofts Office365 -pakke. Værktøjet er primært specialiseret i teamwork. Så det er ikke bare et videokonferenceværktøj, men tilbyder også projektstyringselementer på samme tid.

Op til 10.000 mennesker kan deltage pr. Møde.

Flere oplysninger: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Adobe Connect -møder

Videokonferenceværktøjet fra Adobe er primært designet til professionelle brugere. For eksempel kan mødelokaler designes i et virksomhedsdesign. Værktøjet tilbyder også mange særlige funktioner såsom anonym konferencedeltagelse.

Flere oplysninger: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Microsofts Skype blev oprindeligt lanceret som en chat- og videoopkaldstjeneste. Værktøjet har eksisteret siden 2003. Men nu bruger mange mennesker også Skype til videokonferencer. Det betyder, at filer også let kan deles her. Kommunikation er også mulig via den integrerede messenger.

Flere oplysninger: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Jitsi tilbyder en hel samling gratis software til kommunikation. Dette inkluderer også videokonferenceværktøjet Jitsi Meet. Videomøder kan startes spontant uden en app eller registrering. Deltagelse i mødet er muligt via en individuelt genereret app.

Møder via Jitsi kan planlægges og organiseres ved hjælp af fælles kalendere. Værktøjet kan også tilsluttes projektstyringssoftware som Slack.

Den eneste ulempe: Ifølge producenten kan kun op til 35 deltagere kommunikere i god kvalitet.

Flere oplysninger: meet.jit.si

11. Hvorved

Med Hvorved kan videokonferencer startes direkte i browseren uden en konto eller app. Deltagelse er let mulig via smartphone eller desktop.

Flere oplysninger: hvorved.com

12. SocialHub Meet

SocialHub Meet-værktøjet, der er udviklet i Tyskland, imponerer frem for alt med dets GDPR-kompatible implementering. Det er derfor velegnet til virksomheder, der vægter databeskyttelse højt. For eksempel hostes alle tjenester på servere i Tyskland, og enkelte rum kan beskyttes med adgangskoder.

Flere oplysninger: socialhub.io

Vigtige udvælgelseskriterier for et videokonferenceværktøj

Først bør du overveje, hvad dine krav er til virtuelt mødesoftware. Vil du gerne bruge værktøjet til at opretholde kommunikation med fraværende medarbejdere? Eller vil du oprette en kommunikationsplatform til detaljerede diskussioner med kunderne? For at træffe det rigtige valg til dine behov, bør du kende dine behov nøjagtigt. Vigtige punkter at overveje, hvornår Funktionsområde skal være opmærksom på er:

• Videokvalitet i høj opløsning eller lav opløsning,
• Maksimalt antal potentielle deltagere,
• Funktion til opdeling af skærmen,
• Mulighed for samarbejde om dokumenter,
• Datakryptering og
• Pris og bindende kontrakt.

Hvad er fordelene ved betalte videokonferenceværktøjer?

Mange virksomheder tilbyder deres videokonferenceværktøjer gratis og endda uden registrering. Disse værktøjer er dog ofte begrænset i deres funktionalitet. Derudover kan det ske, at gratisversionerne "betales" med data, som programmerne indsamler.

I tilfælde af den betalte version er værktøjernes "sult efter data" normalt mere begrænset.

Hvis virksomheder regelmæssigt har brug for videokonferenceværktøjer, er det bedst at skifte til de betalte versioner. Du drager fordel af højere datasikkerhed og alle de funktioner, du har brug for.

Hvilket udstyr har jeg brug for til en videokonference?

For at en videokonference kan køre med succes, skal følgende tekniske krav være opfyldt:

• en tilstrækkelig hurtig internetforbindelse
• et kamera med en tilstrækkelig stor opløsning
• en fungerende mikrofon

En minimum båndbredde på 3 megabit er påkrævet for at gennemføre eller deltage i en videokonference. Dette sikrer, at billedet kan ses uden ryk. Under alle omstændigheder er det tilrådeligt at slukke alle programmer, der kræver meget båndbredde under en videokonference. Video- eller musikstreaming bør heller ikke bruges under videomødet, hvis båndbredden er lav.

Netikette ved videomøder

For at videokonferencer kan køre gnidningsløst, skal deltagerne overholde visse regler. Det er bedst for moderatorer at kommunikere mødereglerne på forhånd. Mulige regler er:

• Det tales ikke uden forudgående meddelelse. Ellers kan det ske, at alle taler på én gang.
• Når en person præsenterer, slukker de andre for deres mikrofon. På den måde forstyrres foredragsholderen ikke af lyde som f.eks. Raslen.
• Hvis alle med et kamera deltager, bør alle også tænde deres kameraer. Alt andet ville være uhøfligt.
• Alle bør klæde sig på til et videomøde, som de ville gøre til et møde på stedet. Der ville jo ikke komme nogen ind på kontoret i en joggedragt.

Fordele og ulemper ved videokonferencer

Der er mange virksomheder, der tilbyder videokonferencer fordele:

• Cross-location kommunikation uden en lang rejse
• Besparelser på rejseomkostninger
• kortere svartider
• optimeret kommunikation og hurtigere beslutningstagning
• bedre krise- og projektledelse

Det er der dog også ulempe hvordan:

• større teknisk indsats
• Kommunikation er kun mulig med hjælpemidler
• reduceret opmærksomhed på skærmen
• uforpligtende karakter end ved livemødet på stedet

Juridiske vilkår for videokonferencer

Med hensyn til databeskyttelseslovgivningen er videokonferencer omfattet af den generelle databeskyttelsesforordning. Derfor kan arbejdsgiverne indsamle og bruge medarbejderdata, hvis de tjener "formålet med ansættelsesforholdet" (§ 26, stk. 1 BDSG), eller hvis arbejdsgiveren har en "legitim interesse" i det (art. 6, stk. 1, f GDPR).

Arbejdsgiverens interesser er i modstrid med de medarbejderes interesser, der er beskyttelsesværdige. Disse vil for eksempel være i fare, hvis videokonferenceværktøjet ikke kun bruges til møder, men også til at overvåge arbejdet på hjemmekontoret.

Undgå træthed ved videokonferencer

I teorien kan videokonferencer startes når som helst og hvor som helst, men i praksis kan en ophobning af videomøder føre til træthed.

En grund til dette er den høje tæthed af stimuli, fx i møder med et stort antal deltagere. På samme tid ved du i et videomøde med kameraet tændt, ved du aldrig, hvem der kigger på dig. Denne følelse af at blive overvåget hele tiden kan gøre symptomer på træthed endnu værre. I sidste ende er det også det konstante blik på skærmen, der øger trætheden uden for meget distraktion.

Dette kan afhjælpes ved at holde pauser i længere videokonferencer. Det kan også give mening, at deltagerne ikke behøver at deltage i konferencen med deres video hele tiden.

Optag videokonferencer - hvad er tilladt?

Selvom optagelse af videokonferencer ser ud til at være almindelig praksis for mange og mange værktøjer, der tilbyder denne mulighed, er der alvorlige juridiske bekymringer.

Ifølge STGB kan det være strafbart, hvis ikke-offentlige samtaler eller videokonferencer optages uden tilladelse. Nuværende databeskyttelseslove forbyder også optagelse af videomøder uden samtykke fra deltagerne.

I princippet ser loven videokonferencer som en erstatning for et live møde. Alle uden videooptagelse ville også kunne deltage der.

Argumentet om at implementere dokumentationen for videomødet med optagelsen gælder heller ikke, fordi logning via tekst også er mulig i videokonferencen.

For at en videokonference kan optages, skal følgende angives:

• Et frivilligt samtykke fra alle involverede parter, som indhentes inden optagelsens start.
• Den skriftlige form for samtykket eller dokumentationen for samtykket.
• En forklaring af deltagerne om optagelsens betydning og formål.
• En henvisning til fortrydelsesretten for samtykke.

Grundlæggende bør hverken moderatorer eller deltagere optage videokonferencer uden den andens samtykke. Dette gælder heller ikke, hvis optagelsen skal foretages til simple dokumentationsformål.

Hvilket værktøj er det rigtige til min videokonference?

I dag er det en del af hverdagen, at der afholdes videokonferencer i virksomheder. Markedet for de tilsvarende værktøjer er stort, så du hurtigt kan miste overblikket over tingene. Når du vælger den rigtige software, kan følgende spørgsmål hjælpe:

• Hvor mange mennesker deltager i gennemsnit i mine videokonferencer?
• Har jeg "kun" brug for et værktøj til videoopkald, eller skal værktøjet indeholde andre funktioner såsom messenger, projektstyringsfunktioner osv.?
• Skal det være muligt at integrere aftaler til videomøder direkte i kalenderen?
• Vil du have, at værktøjets servere er i Tyskland?
• Er der en måde at optage mødet på?
• Kan jeg oprette flere mødelokaler?
• Er det muligt at deltage i møder via browseren?
• Hvor mange penge har jeg om måneden til videomødeværktøjet?
• Bruger jeg allerede værktøjer som G-Suite, Adobe eller Microsoft?

I praksis er det værd at prøve forskellige værktøjer først, før du f.eks. Tegner et betalt abonnement. De fleste udbydere arbejder med en gratis prøveperiode på 14 dage eller mere. I løbet af denne tid kan du teste værktøjerne grundigt med forskellige videokonferencer og lade dig overbevise om de respektive fordele.

Som med anden software vil du og dine teams arbejde med det. Derfor bør virksomheder inddrage deres medarbejdere i beslutningsprocessen for i fællesskab at finde enighed om det værktøj, der i sidste ende vil blive brugt.