Hvordan du automatisk kan modtage statusrapporter om opgaveoverførsel via Outlook

Så du altid kender den aktuelle status quo efter delegering af opgaver via din Outlook, kan du angive, at du vil modtage en statusrapport for overførte opgaver. Det kan også give mening, især med omfattende opgaver

Sådan konverteres en opgave til en opgaveforespørgsel på et senere tidspunkt

Hvis du allerede ved, når du indtaster en opgave, at du vil delegere den, ikke oprette en opgave, men en opgaveforespørgsel. Det vil dog altid ske, at du har indtastet en opgave i din opgaveplanlægger og derefter vil overføre den til en anden senere. I Outlook fungerer det således:

1. Højreklik på opgaven i opgaveplanlæggeren, og kald kommandoen Tildel opgave på. Eller du kan åbne opgaven. I Outlook op til version 2003 kalder du derefter kommandoen Handling - tildel opgave på; i Outlook 2007 eller senere klik på knappen Tildel opgave[1].
   
2. Indtast derefter e -mail -adressen til den person, du vil delegere opgaven til, skriv en kort besked og juster forfaldsdatoen (så du stadig har tid til at gennemgå resultatet).
3. Sørg for, at du har de to muligheder Gem den opdaterede kopi af denne opgave på min opgaveliste og Send statusrapport til mig, så snart opgaven er udført er tændt. Ellers vises opgaven ikke i din opgaveplanlægger; Derudover får du ikke automatisk besked, når opgaven er udført.
4. Send opgaven anmodning.

Du bør under alle omstændigheder foretage disse indstillinger

Så at delegerede opgaver altid vises i din opgaveplanlægger, og du får besked, når opgaven er udført, anbefaler jeg, at du aktiverer to indstillinger i din Outlook. Så behøver du ikke altid at huske at aktivere mulighederne fra trin 3 fra det forrige afsnit, når du delegerer:

1. I Outlook indtil 2007 ringer du Værktøjer - Indstillinger - Opgaveindstillinger på, i Outlook 2010 og senere, kommandoen Fil - Indstillinger - Opgaver.
2. I Outlook op til 2007 skal du deaktivere de to muligheder Hold tildelte opgaver opdateret på opgavelisten og Send statusrapport, når de tildelte opgaver er udført en.
   I Outlook 2010 og senere skal du aktivere følgende muligheder:
   Opdater min huskeliste med kopier af opgaver, jeg tildeler andre mennesker og Send en statusrapport, når jeg har udført en tildelt opgave.
3. Luk dialogerne.

Sådan kan du vise færdiggørelsesstatus i din opgaveplanlægger

I aktivitetslisten (se Enkel liste) kolonnen mangler % afsluttetdet i visningen Liste over detaljer kommer til syne. Hvis du ofte delegerer temmelig omfattende opgaver, og dine medarbejdere regelmæssigt dokumenterer i Outlook, hvor stor en procentdel af opgaven de allerede har udført, så anbefaler jeg dig at bruge % afsluttet også i udsigten Enkel liste at indsætte. Dette er en bedre måde at holde dig selv opdateret. Gør følgende for at gøre dette:

1. Vælg visningen i opgaveplanlæggeren Enkel liste.
2. Højreklik på en af kolonneoverskrifterne, for eksempel på Opgave emneog påberåbe kommandoen Valg af felt på.
3. Træk knappen % afsluttet fra dialogen med venstre museknap trykket til rækken med kolonneoverskrifterne. Træk f.eks. Knappen bag overskriften Forfalder til. Røde pile angiver, hvor knappen skal indsættes som en ny kolonneoverskrift. Så snart du har knappen i den ønskede position, skal du slippe museknappen.
4. Hvis du ikke vil indsætte flere kolonner, skal du lukke dialogboksen Valg af felt.