Din tidsbesparende knap: Sådan opretter du opgaver fra Word og Excel direkte i Outlook

Kender du dette: Du skriver et vigtigt dokument, og der sker noget for dig, som du gerne vil registrere som en opgave i Outlook. Så snart du er i Outlook, skal du kigge hurtigt på e -mails - og du er ude af arbejdsgangen. Wi

En af de grundlæggende regler i tidsstyring er: ”Skriv det ned.” Du bør skrive ideer og opgaver ned med det samme, ellers glemmer du dem eller skal bruge en del af din koncentration på at huske dem. At skrive ned på et stykke papir eller i et andet Word -dokument er en mulighed, men du skal derefter overføre opgaverne til Outlook bagefter, hvilket kræver yderligere indsats.

Erfaringerne har vist, at det ikke er en god idé at hoppe hurtigt til Outlook for at komme ind i opgaven. Og så er der stor risiko for, at du tager et “hurtigt” kig på e-mail-indbakken. Ofte bliver det ikke ved med "Jeg tager et hurtigt kig for at se, om kollega Meier har svaret". Mange kontorarbejdere åbner flere e-mails, svarer dem måske med det samme, åbner et linket websted osv. Som Microsoft fandt ud af under en undersøgelse, kan en sådan afbrydelse hurtigt tilføje op til 15 til 20 minutter. Og når de vender tilbage til det dokument, de arbejdede på før, tager det ofte yderligere 5 til 15 minutter, før de kan tage tråden op igen. Jo mere kompleks tankegang du lige har behandlet, jo længere tid vil det tage, før du kan fortsætte med at arbejde produktivt.

Det er lettere på denne måde: Du kan tilføje en knap til Word, Excel og de andre Office -programmer, som du kan bruge til hurtigt at oprette en opgave i Outlook fra det respektive program uden at skulle skifte til Outlook -vinduet. Med andre ord: du bliver i det velkendte miljø og reducerer risikoen for at blive distraheret.

Tilføj knappen i Word og Excel op til version 2003 Opret Microsoft Office Outlook -opgave i en af værktøjslinjerne (kun i PowerPoint og Publisher fra Office 2007). I Office 2007 integrerer du en tilsvarende knap i linjen til hurtig adgang. I Office 2010 er det også muligt at oprette din egen fane eller gruppe på en fane og indsætte knappen der. Onenote leveres som standard med en knap til Outlook -opgaver.

Indsæt knappen i Word / Excel op til 2003

Tilføj et ikon til værktøjslinjen i Word og Excel, som du kan oprette en opgave i Outlook fra det respektive program.

Du gør dette som følger:

1. Ring til kommandoen i Word eller Excel Værktøjer → Tilpas på.
2. Åbn registret Kommandoer.
3. Vælg i vinduet Kategorier muligheden Alle ordrer slutningen.
4. Så kig i vinduet Kommandoer posten TaskCreate (i Word) eller Opret Microsoft Office Outlook -opgave (i Excel).
   
5. Træk denne post med musen ind i en af værktøjslinjerne i Word eller Excel, og slip den på det sted, hvor ikonet skal vises.
6. Luk dialogen.

Indsæt knappen i Office 2007

I Word, Excel, Powerpoint og Publisher 2007 kan du kun installere ikonet i hurtigadgangslinjen. Gør følgende for at gøre dette:

1. Klik på knappen i hurtigadgangslinjen i Word (eller det ønskede program) Tilpas baren til hurtig adgang og ringe Flere kommandoer på.
2. Under Vælg kommandoer vælge Kommandoer ikke på båndet (Office 2007) eller Kommandoer ikke i båndet (Office 2010).
3. Rul ned på den alfabetiske liste over kommandoer for at finde posten Opret Microsoft Office Outlook -opgave.
4. Vælg denne post, og klik på Tilføj tilfor at tilføje ikonet til værktøjslinjen til hurtig adgang.
5. Brug piletasterne til at flytte posten til den ønskede position.
6. Hvis du ikke ønsker at foretage yderligere ændringer af værktøjslinjen til hurtig adgang, skal du lukke dialogboksen.
7. Gentag trin 1 til 6 for de andre Office -programmer, hvorfra du vil oprette Outlook -opgaver.
   

Indsæt knappen i Office 2010

Den nemmeste måde er at tilføje knappen til linjen til hurtig adgang som i Office 2007. Alternativt er det også muligt i den aktuelle version af Office at integrere en knap i menubåndet. Du skal dog først oprette din egen fane eller gruppe inden for en eksisterende fane.

Opret opgave

Så snart du klikker på ikonet i Word eller Excel Opret Microsoft Office Outlook -opgave et nyt opgavevindue åbnes i Outlook - selvom Outlook ikke kører i øjeblikket. Outlook angiver navnet på det dokument, der i øjeblikket redigeres i Word eller Excel som emne; dokumentet er også knyttet til opgaven. Hvis opgaven ikke har noget at gøre med det dokument, du arbejder på i øjeblikket, skal du blot slette dokumentikonet fra opgavevinduet og indtaste et andet emne.

Hvis det aktuelt åbnede dokument endnu ikke har et navn i Word, vises der en meddelelse om, at du først skal gemme dokumentet, før du kan oprette en opgave ud fra det. Bekræft denne besked med Okay, gem dokumentet (eller skift til et tidligere gemt dokument), og klik derefter på ikonet igen Opret Microsoft Office Outlook -opgave.

Excel på den anden side beder dig ikke om at gemme, hvis du klikker på ikonet fra en tom tabel. Dette gælder også, hvis du endnu ikke har gemt ændringer i den aktuelle tabel. Dette er heller ikke et problem, fordi dataene fra tabellen ikke gemmes sammen med opgaven, men kun et link til tabellen.