Afregner du ordrer eller projekter baseret på de arbejdede timer? Eller vil du bare vide, hvor meget tid du har brugt på et specifikt projekt eller en kunde?
Overfør derefter dataene fra din Outlook -journal eller kalenderen til Excel for at fortsætte beregningen der.
Om du tager dataene til fakturering fra kalenderen eller journalen afhænger af, hvordan du arbejder: Hvis du blokerer den tid, du arbejder for en bestemt kunde i din kalender ved at foretage passende aftaler, kan du kopiere disse data fra kalender -Excel. Hvis du i stedet ønsker at registrere et minut for minut, hvornår og hvor længe du har arbejdet for kunden, er journalen mere egnet. Du skal dog derefter tænde og slukke journalens egen timer i begyndelsen og i slutningen af arbejdssessionen.
Vis den tid, der er brugt i journalen
Journalen i Outlook kan bruges til at registrere, hvor længe du har arbejdet på et projekt eller for en kunde. I standardindstillingen viser journalen de aktiviteter, der er registreret for en bestemt kunde i kontaktdialogen, men ikke den respektive varighed. Du kan ændre det som følger:
- Åbn den kontaktperson i mappen Kontakter, for hvem du vil logge opgaver.
- Åbn fanen til og med Outlook 2003 aktiviteter. I Outlook 2007/2010 ringer du derimod Kontakt → Vis → Aktiviteter på.
- Hvis der ikke er nogen kolonne her varighed kan ses, højreklik reference eller I mappe og kalder kommandoen Juster den aktuelle visning på.
- Klik på felter.
- Under Vælg tilgængelige felter vælge Alle journalfelter. Klik derefter herunder Tilgængelige felter på varighed og op Tilføj til.
- Luk dialogerne.
Rekord tid brugt på kunder
Hvor længe du arbejder for en klient, kan registreres af Outlook på følgende måde:
- Åbn din mappe Kontakter, og højreklik på den kontaktperson, som du vil registrere de arbejdede timer for.
- Ring til kommandoen i kontekstmenuen Ny journalpost til kontaktperson (op til Outlook 2003) eller Opret → Ny journalpost til kontaktperson (Outlook 2007) eller Opret → Ny journalpost (Outlook 2010).
- Indtast et kort emne (Outlook foreslår kundens navn), og vælg en indtastningstype.
- Klik på Start timing henholdsvis. Start timing (i Outlook 2007/2010) for at starte timeren.
- Gør nu, hvad du vil fakturere din kunde til senere.
- Så snart du er færdig, skal du bringe journalposten fra Outlook tilbage til forgrunden og klikke på Stop timingen (henholdsvis. Stop timeren i Outlook 2010).
- Gem og luk journalposten.
- Så du ikke behøver at starte logningen manuelt for hver opgave, kan du også instruere Outlook om at registrere bestemte aktiviteter, som du udfører for en bestemt kontaktperson. For at gøre dette skal du ringe til kommandoen Værktøjer → Indstillinger på og klik på Journal muligheder. Vælg kontakten og elementerne samt applikationsprogrammer. Luk dialogerne.
