Fordelen ved PDF -filer er, at Adobe Reader er et gratis program til visning af PDF -filer. Adobe Reader er tilgængelig til alle Windows -versioner og til mange andre operativsystemer, f.eks. Linux / Unix eller Mac OS
Hvis oplysningerne gemmes som tekst i en ubeskyttet PDF -fil, kan de let overføres til Word ved hjælp af følgende trick. Oplysningerne er tilgængelige som "tekst", hvis skaberen af PDF -filen f.eks. Selv har oprettet den på basis af en Word -fil, eller hvis dataene kommer fra et layoutprogram.
Hvis dataene derimod er blevet scannet ind og derefter konverteret til en PDF -fil, er de kun tilgængelige som et »billede« og kan ikke overføres. Som regel kan du nemt kontrollere, om oplysningerne er indeholdt i PDF -filen som et billede eller som tekst. Forstør visningen i Adobe Reader ved at indtaste værdien »1000« i zoomfeltet i læserens menulinje og dette med inputKnap for at bekræfte.
Hvis oplysningerne blev gemt som tekst, vises bogstaverne stadig korrekt med glatte kanter, selv ved dette høje forstørrelsesniveau (nedenfor). Hvis det derimod er scannet tekst, er bogstavernes kanter synlige som "trin". I dette tilfælde kan teksten ikke overføres til Word.
Bemærk også, at skaberen af PDF -filen kan forhindre, at dataene udtrækkes. PDF -filen er derefter "beskyttet". Du kan se, om en PDF -fil er beskyttet af den lille lås eller nøglesymbol.
Hvis PDF -filen ikke er beskyttet, og oplysningerne er tilgængelige som tekst, er der to forskellige metoder til accept af teksten.
Løsning 1: Kopier til udklipsholderen
- Åbn den PDF -fil, hvorfra du vil overføre tekst til Word i Adobe Reader.
I PDF -filen skal du klikke med venstre museknap foran det første tegn i teksten, som du vil overføre til Word. Hold venstre museknap nede, og vælg den ønskede tekst.
Når den ønskede tekst er fremhævet, skal du vælge menuen EDIT, KOPIERE kommandoen eller trykke på tastekombinationen Ctrl + C. Teksten, inklusive al formatering, kopieres nu til Windows udklipsholder.- Skift nu til Word, og tryk derefter på tastekombinationen Ctrl + V. Teksten fra udklipsholderen indsættes derefter i Word -dokumentet på den aktuelle markørposition.
Du kan nu gentage trin 2 til 4 som du vil for at overføre alle de tekstafsnit, du ønsker fra PDF -filen til Word.
Løsning 2: Gem som tekst
Ud over at kopiere via udklipsholderen har du mulighed for at overføre data via Adobe Reader 
Menuen SAVE FILE AS, kommando TEKST (Adobe Reader 10) eller FIL, kommando SAVE AS TEXT (Adobe Reader 9). Når du kører denne kommando, kan du gemme tekstoplysningerne i en tekstfil (filtypenavnet ".TXT"). Tekstfilen kan derefter åbnes i Word. Bemærk, at denne løsning ikke anvender nogen formatering. Til dette er hele dokumentet altid gemt "i ét stykke" i tekstfilen.
For at konvertere scannede oplysninger i en PDF -fil til tekst har du brug for et OCR -program, der konverterer de scannede "billedoplysninger" til ægte tekst. OCR -programmer leveres normalt sammen med scannere. Et typisk eksempel er programmet »ABBY FineReader«. Ikke alle OCR -programmer kan redigere PDF -filer direkte. programmerne er for det meste begrænset til grafiske formater såsom TIF- eller JPG.webp -filer. I dette tilfælde skal du udskrive din PDF -fil på printer / papir i højeste kvalitet. Disse scannes derefter blot igen og derefter »læses« direkte med OCR -programmet.
Med Adobe Reader er kommandoen WORD CONVERSION ONLINE tilgængelig i menuen GEM FIL UNDER. Men vær forsigtig: Brugen af denne funktion kan betales og derfor kun interessant, hvis du regelmæssigt skal konvertere PDF -filer til Word -filer og bør beholde alle data som muligt.
