Software i dagligdagen: Microsoft Office og alternativer

Her kan du læse alt, hvad du behøver at vide om de forskellige Office -programmer

Arbejdslivet har eksplicit ændret sig som følge af digitaliseringen. For mange år siden brugte folk i stigende grad telefonen til at diskutere forretningsspørgsmål, men i dag er de afhængige af e-mail eller kommunikation med beskedtjenester som WhatsApp eller Facebook. Især med udbruddet af corona -krisen har arbejdslivet reformeret afgørende. Personlige møder og forretningsrejser giver plads til digital kommunikation med videokonferencesystemer som Zoom eller Skype. Denne udvikling har også indflydelse på den private sektor.

Med den fremadskridende digitalisering bliver netværkssoftware til kontorkommunikation vigtigere og mere populær. Af denne grund spiller programmer, der kan bruges i det daglige private eller erhvervslivsliv, en mere afgørende rolle på kontoret. Microsoft Office som den mest kendte repræsentant for programmer til kontoret samt gratis software som LibreOffice, Open Office eller Ashampoo Office bruges hver dag af millioner af mennesker i Tyskland og milliarder af mennesker verden over.

Derfor er software vigtig for professionel kontorkommunikation

Hvis du ser på de udfordringer, som virksomheder eller enkeltpersoner står over for på grund af globaliseringen, kan du forstå, hvorfor moderne kontorkommunikationssoftware er afgørende. Med deres produkter konkurrerer virksomheder med mange andre nationale og internationale virksomheder. På grund af forskellige rammebetingelser kan produkter produceres og markedsføres billigere i nogle lande. På denne baggrund er det endnu vigtigere at oprette professionel marketing for din egen produktportefølje, der formidler merværdi og fordele. Samtidig er det vigtigt at kunne reagere hurtigt og effektivt på kundehenvendelser.

Eksempel:

En mellemstor virksomhed markedsfører et køleskab som en teknisk produktinnovation på verdensmarkedet. Interesserede og eksisterende kunder modtager indledende information i regionale og nationale præsentationer. Situationen er den samme med onlinepræsentationer, der streames på Internettet. Til disse og andre marketingforanstaltninger bruger virksomheden moderne præsentationssoftware som Microsoft PowerPoint.

Interesserede kunder beder om et tilbud på den nye type køleskab. Den globale prisberegning, som omfatter alle materialer og fremstillingsomkostninger, blev opsat i omfattende beregninger i Microsoft Excel. Utallige borde blev knyttet til at skabe et fair og passende tilbud til hver kunde. Udover beregning af omkostninger bruges Microsoft Excel også i virksomheden til at beregne interne personaleomkostninger og til at registrere mange andre processer.

Efter at tilbudsprisen er blevet udarbejdet i Microsoft Excel, bruger virksomheden Microsoft Word til at skabe et indholdsrigt og motiverende følgebrev. Dette er klart struktureret og formidler fordele og merværdi ved produktet og tilbuddet. Microsoft Word og Microsoft Excel blev knyttet til et CRM -program til dette formål. Dette indsætter automatisk kundeemnets kontaktoplysninger i brevet og gemmer tilbuddet på en intern server. I det sidste trin sendes produktsortimentet individuelt via e -mail med Microsoft Outlook.

Eksemplet viser tydeligt, hvor vigtig moderne software er på kontoret. Opgaver med moderne kontorkommunikation eller beregning af tilbud ville være vanskeligere og tilbøjelige til fejl uden netværksbaserede softwareapplikationer. Ud over Microsoft Office -programmer, der bruges som markedsledere af mange virksomheder, kunne kravene i ovenstående eksempel også udføres med gratis software som Libre Office.

Det er vigtigt, at programmernes individuelle funktioner på kontoret er meningsfuldt forbundet med hinanden. Oprettelse af præsentationer i høj kvalitet, professionel tekstbehandling, korrekte regneark og andre applikationer er mulig med moderne kontorsoftware. I mange tilfælde kan resultaterne vises efter bare et par klik.

På samme tid nyder software som Microsoft Office kun lidt, hvis den ikke kan betjenes professionelt. Af denne grund er det afgørende, at medarbejdere på kontoret eller private brugere kender og bruger softwareapplikationernes muligheder. I dette tilfælde opfylder moderne kontorsoftware som Microsoft Office eller Libre Office sit formål og hjælper brugerne med at kommunikere effektivt og individuelt.

Microsoft Office - flagskibet i kontorsoftware

Microsoft Office har været tilgængelig som kontorsoftware siden 1989. I første omgang udelukkende beregnet til Macintosh blev der hurtigt frigivet yderligere versioner af Microsoft Office til Windows. I den første version var de applikationer, der er bedst kendt i dag:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint også
• Microsoft Mail

indeholde.

Over tid er Microsoft Office løbende blevet udviklet. Forskellige udgaver til forskellige ansvarsområder kan i øjeblikket købes i butikker. Den aktuelle detailversion af Microsoft Office bærer navnet Office Home & Business2021-2022 og koster et engangsgebyr på 299 euro. Det kan fås til de mest almindelige operativsystemer som Windows, MacOS, iOS eller Linux. Prisen inkluderer de fuldt installerede versioner af Outlook, Word, Excel og PowerPoint til Windows eller Mac til en pc. Studerende med et studenterkort modtager Microsoft Hjem og studerende2021-2022 for et engangsgebyr på 149 euro. Elevversionen indeholder kun Microsoft Word, Excel og PowerPoint, Outlook er ikke tilgængelig.

Brugere af ældre MS Office -versioner kan stadig bruge dem og åbne filer med de nye filformater docx, xlsx eller pptx. I dette tilfælde er det nyttigt at installere og bruge kompatibilitetspakken, som Microsoft tilbyder gratis.

Tip:

Microsoft Outlook er gratis i mobilversionen til tablets og smartphones og kan downloades gratis fra den respektive app store til Apple- eller Android -enheder. Derudover kan ældre versioner af Office, f.eks. Office 2007 eller 2010, stadig køre under Windows 10.

Ud over muligheden for at købe Microsoft Office har producenten Microsoft siden 2011 tilbudt abonnementsbaseret licensering af Office under handelsnavnet Office 365 på. Afhængig af det ønskede leveringsomfang er priserne for private kunder 10 euro pr. Måned (årligt abonnement 99 euro) for Microsoft Office -familie. For virksomheder tilbyder Microsoft forskellige abonnementsversioner, der koster mellem 10,50 euro om måneden og 16,90 euro om måneden. Virksomheder drager fordel af følgende ekstra softwareapplikationer:

• Microsoft Publisher (kontor- og designsoftware).
• Microsoft Access (database).
• Microsoft Exchange (e -mail -server).
• Microsoft OneDrive Business (Cloud).
• Microsoft SharePoint (webapplikation til samarbejde).
• Microsoft Teams (platform, der kombinerer chat, møder, noter og vedhæftede filer).

De nøjagtige prisplaner og oplysninger om de programmer og cloud -tjenester, der er inkluderet i Microsoft Office, findes på www.microsoft.com. Desuden tilbyder Microsoft gratis vejledning til sine produkter på et særligt websted.

Programmerne Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel og Microsoft Word er særligt populære som kontorsoftware og spiller en stor rolle i moderne Office. Det er vigtigt for hver bruger at vide, hvilke grundlæggende funktioner og muligheder der er inkluderet i applikationerne.

Info:

Sikkerhed mod vira og trojanere er afgørende for enhver Microsoft Office -bruger. Grundlæggende leverer Microsoft Office -programmerne Word eller Excel med deaktiverede makroer. Dette er vigtigt, så trojanere eller anden malware ikke kommer ind på din pc via en makro.

Microsoft PowerPoint: professionel præsentationssoftware til private og erhvervsbrugere

Det anslås, at 500 millioner mennesker rundt om i verden bruger Microsoft PowerPoint som deres præsentationssoftware. Et forretningsmøde uden dias og en PowerPoint -præsentation er blevet sjældent. Virksomheder, freelancere og private brugere er hovedsageligt afhængige af, at publikum kan blive spændt og aktiveret gennem den kompetente visualisering af fakta.

PowerPoint blev oprindeligt udviklet i 1987 af amerikaneren Robert Gaskins og solgt til Microsoft under navnet "Presenter". I den nuværende version har PowerPoint et stort antal nyttige funktioner til at forberede og gennemføre præsentationer på en livlig og yderst kompetent måde.

Funktioner i PowerPoint - det er dine muligheder for livlige præsentationer

Med et klik på en tom præsentation i PowerPoint åbnes standardvisningen for PowerPoint.

På højre side i standardvisningen kan du se alle diasene i din præsentation, der hidtil er oprettet i lille format. I midten er bygge- eller præsentationsområdet. I dette område af softwaren har du mulighed for at designe hvert dias individuelt. For eksempel kan du indsætte tekst, grafik, videoer og lyde eller andre stilistiske enheder specifikt og på passende steder. I den nyeste version af PowerPoint finder du også designideerne på højre side i standardvisningen. Hvis du starter med opfattelsen af et dias, modtager du automatisk designforslag fra programmet, der kan vedtages med et enkelt klik.

Højdepunkter for hver præsentation - hvordan man bruger PowerPoint professionelt

Intet er mere kedeligt end en præsentation med for meget tekst. Tekstdiaer uden visuelle stilistiske enheder binder publikum til skærmen eller skærmen. I stedet for at lytte til højttaleren læses og fortolkes teksten. I dette tilfælde går hovedpunkterne i højttaleren tabt. Lyttere vandrer og går ind i et mentalt fravær. I stedet for at være deltager i foredraget, lad dig overvåge af informationen.

Så dette ikke sker, og en PowerPoint -præsentation til stadighed vækker interesse hos publikum og præsenterer emnet og fakta med kompetence, finder du utallige muligheder i PowerPoint for at professionalisere dine dias. For at give alle eksempler, ville tips og tricks til professionel brug af PowerPoint gå ud over omfanget. De følgende 3 praktiske eksempler gør det klart, hvor nyttig PowerPoint kan være som kontorsoftware. Du kan se, hvordan brugerne nyder godt af forberedelse og på samme måde som publikum under præsentationen:

Praktisk eksempel 1: Indsæt overgange for at gøre en præsentation interessant

En PowerPoint -præsentation kan enten være struktureret som et diasshow eller som en spændende film. Et diasshow ser normalt kedeligt ud, da der ikke er effekter eller individuelle overgange bortset fra de viste billeder. En PowerPoint -præsentation, der præsenteres i stil med et diasshow, er ensformig for publikum.

Et vigtigt mål med præsentationen er at informere, inspirere og flytte publikum til handling. For at opnå dette er det hensigtsmæssigt specifikt at opgradere overgangene mellem de enkelte folier. I dette tilfælde er de variabelt designede folier på den ene side interessante. Derudover er overgangene mellem folierne også imponerende.

Med PowerPoint er det muligt at integrere animerede overgange mellem dias med blot et par klik. Disse skaber spændinger og holder publikums opmærksomhed høj. Funktionen "Overgange" findes på fanen "Overgange" med samme navn.

Du står:

• Dynamisk,
• Også spektakulær
• Subtile folieovergange

som under alle omstændigheder skulle passe til emnet og det grundlæggende design af præsentationen. Et meget videnskabeligt foredrag med en spektakulær overgang, såsom animationen "bikage”At levere er kontraproduktivt. I modsætning hertil kan dynamisk indhold, for eksempel overgangen "flyve igennem", bruges i et spændende foredrag, der skal inspirere og animere publikum.

Som i de fleste tilfælde gælder følgende for overgange i PowerPoint: "Less is more." En præsentation bør ikke være rodet med for mange forskellige diasovergange. Dette er vigtigt, fordi ellers vil seerne miste interessen på trods af overgangene. Redundante gentagelser slides og overbelaster en præsentation. Hvis du derimod dygtigt inkorporerer passende overgange i din præsentation, vinder du dit publikum og øger publikums opmærksomhed og interesse.

Praktisk eksempel 2: Brug designideer til at lave film i høj kvalitet på kort tid

PowerPoint -brugere ved, at det kan tage meget tid at oprette informative, engagerende og engagerende PowerPoint -præsentationer. Ud over emnet og nøglepunkterne skal billeder, tabeller, videoer og andre stilistiske enheder vælges hensigtsmæssigt og målrettet.

En repræsentativ undersøgelse foretaget af GfK på vegne af Made in Office GmbH, hvor over 1.000 Office -brugere i tyske virksomheder blev undersøgt, viser, hvor komplekst det kan være at oprette præsentationer. I gennemsnit arbejdede de adspurgte medarbejdere 20 timer om måneden med PowerPoint. Af disse 20 timer var 8 timer udelukkende afsat til formatering af diasene. Undersøgelsen gør det klart, hvor stor en indsats der er nødvendig for at skabe en tiltalende præsentation.

Brugere af den nyeste version af PowerPoint kan reducere den tid, det tager at designe dias. Du har mulighed for delvist at overlade formateringen af dine dias til programmet. Med den integrerede "Designideer" -funktion, der som standard vises på højre side af hovedskærmen, modtager medarbejdere på kontoret eller hjemmebrugere stilfulde og attraktive ideer til design af dias. Hvis menupunktet er skjult, kan det vises via fanen "Start". Menupunktet "Designideer" er placeret i slutningen af fanen.

I mange tilfælde kan designideerne blandt andet hjælpe med det korrekte arrangement af billederne og teksterne på et dias eller optimere designet. Ud over de viste forslag kan du bruge knappen "Vis flere designideer" til at få yderligere forslag.

Ved at bruge funktionen "Designideer" har PowerPoint -brugere mulighed for at koncentrere sig mere om indholdet og præsentationen af kernebeskederne i stedet for at bruge for meget tid på at forbedre designet.

Eksperttip til redigering af billeder:

For at gøre fortrolige dele af Office -filer uigenkendelige er det ikke nok at formatere dem i sort på sort. For at sikre, at uigenkendelige passager ikke kan læses, skal de altid slettes fra billedet.

Praktisk eksempel 3: Integrer medier for at bygge en interaktiv præsentation

Den fremadskridende digitalisering har gjort det normalt at til enhver tid kunne se videoer, musik og bevægelige billeder i de højeste opløsninger. Skærmene på bærbare computere eller fjernsyn viser videoer i HD, Ultra HD og 4K. Det samme gælder musik og lyde, der transmitteres krystalklare i Dolby Surround. Da bevægelige billeder såvel som musik og lyde er udbredt i vores samfund, er det fornuftigt også at integrere dem i en PowerPoint -præsentation. Dette fungerer med kun et par klik på fanen "Indsæt" i menupunktet "Medier".

Blandt andet har du mulighed for i dette menuområde:

• Indsæt en video fra din harddisk eller et cloud -drev.
• Integrer en video fra en online platform som f.eks. YouTube.
• Integrer lydfiler fra din computer i præsentationen.
• Start en optagelse og integrer den i præsentationen.
• Indsæt en skærmoptagelse.

Om brugen af medier er vellykket, afhænger af valget af videoer eller musik og den anvendte hardware. Under alle omstændigheder inspirerer publikum en underholdende og underholdende præsentation, hvor tekster og en frontpræsentation med videoer og fotoserier veksler. Ud over interessen øges fastholdelsesydelsen, da visuelt indhold lagres meget dybere i hjernen end talte ord eller tekster. Der er derfor objektive grunde til at integrere medier i en præsentation og for at vinde og glæde publikum med musik og bevægelige billeder.

Sammenfattende tilbyder Microsoft PowerPoint hver bruger en bred vifte af muligheder og funktioner til at designe præsentationer, der er professionelle og fokuseret på publikum.Enhver, der bruger PowerPoint som kontorsoftware og kender programmets muligheder og finesser, skaber præsentationer af høj kvalitet med applikationen. Disse har potentiale til at inspirere bæredygtigt og til at formidle indhold og værdier på en moderne og dybtgående måde. Af denne grund værdsættes PowerPoint på kontoret og bruges hver dag til at oprette diasshow.

Microsoft Excel - Opret regneark som en professionel

Microsoft Excel blev udgivet i 1985 i sin første version til Macintosh. Som efterfølger til Microsoft Multiplan var målet at tilbyde software til komplekse regneark, der er visuelt orienteret. I 1989 blev den første Windows -version af Excel præsenteret. I løbet af tiden er softwaren blevet udviklet konsekvent. Det bruges i øjeblikket af millioner af brugere rundt om i verden til erhvervsmæssige og private formål. I Excel er der over 400 funktioner, hvormed beregninger kan designes og vises til næsten ethvert formål. Det er også vigtigt, at resultater og beregninger kan udskrives visuelt i diagrammer eller individualiseres ved hjælp af former, farver og skrifttyper.

Den logiske struktur i Excel

Når du har åbnet en ny, tom projektmappe i Microsoft Excel, finder du alle Excel -funktioner i beregningstilstand, opdelt i forskellige faner.

Som i alle andre Microsoft Office -programmer er hovedfunktionerne i Excel angivet på fanen "Start". Den ensartede struktur for alle Office -softwareapplikationer gør det let for uerfarne Excel -brugere at finde rundt i programmet.

Alle grundlæggende funktioner, for eksempel:

• Tilpasning af skrifttyper,
• Justering af tekst eller tal også
• Den specifikke formatering af cifrene

er klart specificeret i fanen "Start". En funktion er særlig vigtig for store tabeller, hvor mange data evalueres. Det handler om funktionen "Sorter og filtrer" i menupunktet "Rediger".

Excel -brugere, der arbejder sjældnere med formler og hovedsageligt bruger Excel til at fortolke data, lister og resultater, har regelmæssigt brug for menupunktet "Sorter og filtrer".

Som i alle andre Office-programmer har du mulighed for at indsætte billeder, diagrammer, tekstfelter eller 3D-objekter. Mulighederne for korrekt indsættelse af illustrationer og diagrammer findes på fanen "Indsæt". Indlejring af links i en Excel -tabel, f.eks. For at henvise til en intern virksomheds hjemmeside eller et eksternt projekt, er også praktisk.

Som alle andre Office -programmer imponerer Microsoft Excel med muligheden for at visualisere tabeller individuelt. Enhver, der bruger Excel i et professionelt miljø, er afhængig af at præsentere data og tilregnes oplysninger på en faktaorienteret og på samme tid visuelt tiltalende måde. Excel tilbyder alle funktioner og muligheder for dette. Blandt andet kan du:

• Vælg mellem forskellige færdige borddesigner,
• Juster også margenerne og udskriftsområdet
• Skift farver og skrifttyper specifikt.

Med funktionerne i fanen "Sidelayout" er det muligt at designe unikke, informative og attraktive borde. Disse repræsenterer fakta og fokuserer samtidig på hovedpunkterne og centrale udsagn i beregningerne. Ledsaget af diagrammer bruges hundredvis eller tusinder af individuelle data til at skabe et professionelt, tilregnet overblik, der giver seeren varig information.

Brugere kan også tilføje matematiske funktioner til deres regneark på fanen Formler.

Excel tilbyder dig de vigtigste funktioner fra de mest populære kategorier under menupunktet "Funktionsbibliotek". Under "Indsæt funktion" kan du bruge indstillingen "Fritekst" og beskrive formålet med en funktion med dine egne ord. Programmet vil derefter tilbyde dig en passende matematisk formel.

For nye og uerfarne Microsoft Excel-brugere, der har ringe erfaring med brug af formler, betyder arbejde med Excel at øve langsigtet for at bruge formler fornuftigt. Hjælpefunktionerne i Excel og de færdige funktioner og matematiske formler, som hver bruger normalt finder, hvad de leder efter, er nyttige. Særlige formler er beskrevet i mange internetfora og kan i de fleste tilfælde kopieres og indsættes i dit eget bord.

En dataoverførsel fra forskellige kilder er mulig

Især i det faglige miljø skal data fra forskellige kilder overtages til en beregning i Excel. Det er her fanen Data er til stor hjælp. Det garanterer, at du kan registrere og integrere data fra andre Excel -tabeller, databaseoplysninger og tal fra eksterne programmer.

Under "Hent data" er der utallige kilder tilgængelige, hvis data du kan linke til din tabel. Du kan blandt andet indarbejde data fra Microsoft Access -databaser. I gratis selvstudier viser vi dig, hvordan du opretter links mellem de to programmer, og hvordan du generelt bruger Access korrekt.

Denne fane indeholder også to praktiske funktioner, som du kan finde under menupunktet "Forecast".

På den ene side kan du bruge en "hvad-hvis-analyse" til at repræsentere forskellige scenarier. Et sådant skøn kan være særligt vigtigt ved beregning af prognosemål for at træffe kompetente beslutninger. "Prognoseark" -funktionen kan bruges til at skabe tendenser og prognoser fra de tilgængelige data på en lignende måde.

I fanen "Vis", som er det sidste valg i Excel -menuområdet ved siden af hjælpesiderne, har du mulighed for at vælge mellem:

• Vælg forskellige projektmappevisninger
• For at afgøre, om netlinjer og overskrifter skal udskrives eller
• Indstil zoomfaktoren for dit bord.

Sådan fryses et vindue - en vigtig mulighed i Excel

Menupunktet "Fix vindue" er en iøjnefaldende og samtidig væsentlig funktion i Microsoft Excel. Især med tabeller, der strækker sig over flere sider på skærmen, er der ofte det problem, at overskrifterne forsvinder, når du ruller. Med "Frys vindue" indstiller du, at overskrifter indtastes på den øverste linje på hver side i tabellen. Alternativt kan du også bestemme, at den første kolonne er fast.

Design professionelle tabeller i Excel - brug funktionen Ideer

Som med Microsoft PowerPoint tilbyder Microsoft Excel også en funktion, hvor du automatisk modtager ideer til design eller professionel præsentation af dit bord. Med blot et par trin kan du få tabeller i Excel, der er overbevisende og gør fakta forståelige gennem visualiseringer.

1. Brug dine data til at designe en tabel i Excel, f.eks. En tabelsalgs sammenligning af produkter over flere kalenderår. Indtast dataene i Excel uden yderligere formatering.

   

2. Åbn funktionen "Ideer" på fanen "Start" med et dobbeltklik.

   

3. Programmet viser automatisk designideerne til dit bord i højre side af hovedvinduet. Beslut dig for en passende og tiltalende præsentation ved at aktivere den med et dobbeltklik.

   

Takket være de ideer, der er integreret i Excel, kan du effektivt professionalisere tabeller. For et enkelt bord vises mere end 20 modeller, så du kan vælge den bedste repræsentation. Denne procedure sparer dig meget tid, når du designer og formaterer diagrammer, diagrammer og tabeller. Samtidig kan du præsentere de vigtigste oplysninger på en faktaorienteret måde.

Sammenfattende er Microsoft Excel kendt som et professionelt regnearkprogram. Indsættelse af elementære tabeller, visning af informative diagrammer og indlejring af komplicerede matematiske funktioner er tre af de mange andre muligheder, Excel tilbyder. Med nok praksis og ved at afprøve nye muligheder får Excel -brugere ekspertviden over tid og kan bruge softwareprogrammets funktioner professionelt.

Microsoft Word: moderne tekstbehandling til hvert kontor

Udover Microsoft Excel og PowerPoint er Microsoft Word et af de mest kendte programmer i Office-serien. Med Microsoft Word bruger brugerne et effektivt og praksisorienteret program til tekstbehandling. Ud over oprettelsen af tekster, som er den vigtigste funktion i Word, kan der også oprettes formbogstaver, og tabeller kan integreres i bogstaver eller dokumenter.

Microsoft Word ligner i struktur til PowerPoint og Excel, hvilket gør det lettere for nye brugere at komme i gang. På fanen "Start" finder brugerne de vigtigste muligheder og funktioner til oprettelse af et nyt brev eller tekstdokument.

Ud over at "indsætte" tekst fra udklipsholderen, bruges især menuen "Font" intensivt i Word. Dette er vigtigt for

• Skift skrifttype og skriftstørrelse,
• Lav tekstmarkeringer eller
• Indarbejde teksteffekter.

Situationen er den samme med menupunktet “Afsnit.” Indsættelse af punkttegn, brug af fordybninger og den grundlæggende tekstjustering kan indstilles i denne valgmenu.

Brug "Find og erstat" og dikteringsfunktionen til at arbejde mere effektivt med Word

Funktionerne "Søg" og "Erstat" kan være nyttige og effektive til komplekse tekster. Hvis du f.eks. Vil vide, hvor ofte et vigtigt udtryk forekommer i en tekst, kan du finde ud af dette ved hjælp af forstørrelsesglasset i menupunktet "Søg". Der åbnes et tekstfelt til venstre, hvor du kan søge efter ordforråd.

"Erstat" -funktionen giver dig mulighed for at erstatte udtryk eller ord med forkert stavning i et trin. For eksempel, hvis du har integreret udtrykket "essentielt" flere gange i din tekst og gerne vil ændre det til "væsentligt" i henhold til den nuværende Duden -anbefaling, behøver du ikke at søge efter og ændre hver tekstpassage manuelt. Hvis du indtaster begge stavemåder i funktionen "Erstat", kan du foretage alle tilpasninger uden et mellemliggende trin.

Muligheden for at diktere tekster direkte i Word er også praktisk. Dette fungerer godt med funktionen "Diktat" i menuen "Sprog". Samtidig har professionel software til diktater større fordele for brugere i virksomheder, der er afhængige af fejlfri diktering. Til privat brug eller lejlighedsvis brug anbefales "diktering" med Microsoft Word absolut.

Indsætning af tabeller og grafik i Word

På fanen "Indsæt" har du alle muligheder åbne for dig, svarende til de andre Office -programmer, til at professionalisere dit dokument med tabeller, diagrammer, poster fra Wikipedia, en online video, kommentarer og bogmærker eller symboler og formler. Det er fornuftigt at bruge tekstfelter, der fungerer som pladsholdere til billeder eller former i dokumentet.

Info:

Hvis du får følgende fejl, når du klikker på et link i Word eller Excel: "Denne proces er blevet aflyst på grund af begrænsninger på denne computer", skal du ændre poster i registreringsdatabasen. Du kan derefter nemt indsætte og klikke på links i Word og andre Office -programmer.

Tilpas design og layout af dit dokument - det er dine muligheder

På fanen "Design" kan du i nogle få trin tilpasse et dokument til et færdigt design og vælge skabeloner til designformatering. Det er også muligt at tilpasse farver, skrifttyper, afstand mellem afsnit eller vandmærker.

Hvert dokument har brug for et specifikt layout. Mens forretningsbreve skal designes i henhold til DIN -specifikationer, kan invitationskort eller flyers designes individuelt. Alle indstillinger vedrørende margener, den grundlæggende justering, formatet eller indrykningen foretages på fanen "Layout".

Tip:

Studerende, der forbereder en videnskabelig opgave eller deres doktorafhandling, kan godt bruge fanen "Referencer". Det kan f.eks. Bruges til at oprette en indholdsfortegnelse. For at udelukke plagiat kan citater tydeligt indsættes i teksten som eksterne kilder og tilføjes til listen over retsgrundlag. Word kan også bruges til intelligent søgning efter tilbud.

At sende seriebreve som et brev eller en e -mail - sådan fungerer det

I dagligdagen er fanen "Forsendelser" meget populær i mange virksomheder. Med det kan formbogstaver designes og linkes til datakilder, for eksempel en Excel -fil. Konvolutter og etiketter kan oprettes på samme måde og udskrives på enhver printer. Forhåndsvisningen i menupunktet "Forhåndsvisning af resultater" er praksisorienteret. I stedet for at starte en dyr testudskrivning kan forhåndsvisningen udskrives digitalt. Hvis der findes fejl, kan de rettes, før formularbrevene rent faktisk udskrives, uden at spilde ressourcer.

Med fanen "Check" har Microsoft integreret en stavekontrol i Word og andre applikationer, f.eks. Microsoft Outlook. Med den indbyggede synonymordbog leveres en omfattende synonym database med Word. Desuden kan du i dette markeringsområde:

• Få en tekst læst op
• Kontroller tilgængeligheden og
• Beskyt dokumentet individuelt.

Brug Words online skabeloner til at oprette professionelle dokumenter

I stedet for at oprette hvert dokument personligt og omhyggeligt detaljeret arbejde, kan det være fornuftigt at bruge online skabeloner i Microsoft Word til at oprette tekstdokumenter som:

• Et resumé.
• Et forretningsbrev.
• En brochure.
• Uddeling eller
• For at oprette et certifikat.

Via fanen "File", hvor du kan foretage mange grundlæggende indstillinger i Word, skal du skifte til feltet "Ny". Ud over dine personlige skabeloner indeholder dette markeringsområde også mange skabeloner, der er tilgængelige online og et søgefelt, hvor du kan søge efter yderligere forslag kan søge.

Med online -skabeloner fra Microsoft er det muligt at designe de fleste dokumenter til professionelle og private formål med Word. Gratis skabeloner er også tilgængelige til andre Office -programmer, så du kan bruge hundredvis af Word-, PowerPoint- og Excel -skabeloner gratis.

Sammenfattende tilbyder Microsoft Word en bred vifte af muligheder for professionelt at oprette og sende tekstdokumenter. Ud over muligheden for at integrere grafik og andre stilistiske enheder ud over tekst, sætter brugerne pris på funktionen fletning af mail eller muligheden for automatisk at korrigere og professionalisere tekster.

På trods af den udbredte brug af Microsoft Office og de mange og praktiske funktioner er det ikke hver bruger, der er villig eller i stand til at betale månedligt for programfamilien eller købe den kommercielle version af Office. I dette tilfælde kan der vælges gratis alternativer til Microsoft Office, der har ligheder med Microsoft Office med hensyn til deres funktionelle omfang.

Libre Office - gratis kontorfunktioner i open source -software

Et stykke software, der kan installeres gratis på kontoret, og som har en stor del af kontorfunktionerne i Microsoft Office, er Libre Office. Med LibreOffice får du en kraftfuld kontorpakke med en funktionel grænseflade og vigtige funktioner til hverdagslivet på kontoret. Ligesom Microsoft Office kombinerer LibreOffice forskellige applikationer i en pakke til kontoret.

LibreOffice er en spin-off af den velkendte OpenOffice og Star Office-applikationen, som også er gratis. Med LibreOffice får du flere applikationer i en pakke:

• Writer (tekstbehandler),
• Calc (regneark),
• Imponere (præsentationsprogram),
• Tegn (tegneprogram),
• Base (databasestyring),
• Matematik (formel editor).

Hovedforskellen mellem LibreOffice som gratis og frit tilgængelig software og det betalte Microsoft Office ligger ved siden af den enkelte menustruktur i filformaterne. LibreOffice bruger Open Document Format (ODT), et åbent filformat, der kan bruges og importeres af mange andre gratis kontorprogrammer. Microsoft Office kan også gemme dokumenter i ODT -format og behandle ODT -dokumenter.

Forskelle i filformater - det er hvad du bør vide

	Microsoft Office	LibreOffice
Tekstbehandling	*. docx	* .odt
Regneark	* .xlsx	* .ods
Præsentationsfil	* .pptx	* .odp

Notering: Producent af gratis, ikke-kommerciel og gratis kontorsoftware

Med en estimeret markedsandel på mere end 90%er Microsoft Office den klare markedsleder inden for kontorsoftware. På trods af det gebyrbaserede tilbud sætter brugerne pris på fordelene ved Microsoft Office eller har altid arbejdet med Microsoft office-software. Hvis du leder efter alternativer, bør du finde ud af mere fra følgende udbydere, der tilbyder kontorsoftware til gratis download:

udbydere	Link til tilbuddet
LibreOffice	de.libreoffice.org
Apache Open Office	www.openoffice.org/de/
WPS Office	www.wps.com/de-DE/
Softmaker Office (Tysk udbyder)	www.softmaker.de/softmaker-office
Microsoft Online Office (færre funktioner end Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office og G-Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (til iOS)	Inkluderet i Apple App Store og automatisk med nye Apple -enheder

Resumé: Software til kontoret gør meget og sparer værdifuld tid i hverdagen på kontoret

Softwareprogrammer som Microsoft Word, Excel eller PowerPoint og deres gratis alternativer er blevet en uundværlig del af kontoret. De daglige opgaver og udfordringer i det daglige kontorliv kan professionelt løses med specifik software til præsentationer, regneark, tekstbehandling og databaser.

Funktionerne og mulighederne for kontorsoftware har ændret sig støt gennem årene. Microsoft Office er i øjeblikket standard på en Windows -pc og bruges hovedsageligt af virksomheder. Microsoft Office eller platformens egen Apple iWork -software kan også bruges på Mac og på enheder med iOS -operativsystemet.

Hvilken pakke brugerne i sidste ende vælger, afhænger af de specifikke krav, der skal løses professionelt på kontoret. Under alle omstændigheder yder kontorsoftware et afgørende bidrag til effektivt og netværksarbejde på kontoret og i det private miljø.

Yderligere artikel:

• Hvad er nyt i Microsoft Office Live Workspace og Office Live Small Business