Brug af Microsoft PowerPoint - Tips og tricks til din succes

Alt hvad du bør vide om brug af PowerPoint!

Microsoft PowerPoint er værdsat af millioner af brugere verden over som en del af Office -pakken. I det professionelle miljø er det i øjeblikket standard at kombinere et foredrag med en PowerPoint -præsentation. Privat kan PowerPoint også bruges individuelt til at forberede specifikke oplysninger på en nyttig og interessant måde.

Microsoft PowerPoint er brugervenligt og selvforklarende med hensyn til menunavigation og funktioner. På trods af denne kendsgerning er det vigtigt for brugerne at kende de forskellige funktionsområder i softwaren i detaljer. Desuden er tips og tricks nyttige for at kunne udnytte det fulde potentiale i PowerPoint. Hvis publikums opmærksomhed øges gennem visuelle stilistiske anordninger og en forståelig struktur, kan præsentationens mål nås mere effektivt.

Professionaliser PowerPoint -præsentationer gennem visualiseringer

Der er ingen tvivl om, at visualiseringer bliver stadig vigtigere i vores samfund. Takket være den videre udvikling af smartphones og internettets konstante tilgængelighed er videoer, animerede eller højopløselige billeder samt lyd og musik kun et klik væk.

Fordi folk opfatter og bevarer visuelle oplysninger mere intensivt, er brug af visualiseringer i Microsoft PowerPoint afgørende. Grundlæggende er formålet med en præsentation i PowerPoint at bringe fakta og information tættere på publikum på en målrettet måde ved hjælp af dias. Forskellige skrifttyper, fremhævninger og farver samt forskellige skriftstørrelser viser publikum relevansen af de diskuterede emner.

Samtidig er det forståeligt, at en præsentation, hvor kun tekster præsenteres, ikke overbeviser publikum. Jo flere tekster der er i en præsentation, jo mere trættende bliver præsentationen. Af denne grund har PowerPoint mange funktioner og stilistiske enheder til at:

• at fremme deltagernes interesse,
• at øge opmærksomheden og
• involvere publikum.

Visualiseringer i PowerPoint - her finder du de vigtigste funktioner

Du indsætter altid tekster i PowerPoint via fanen "Start". I menuområderne "Font" og "Afsnit" finder du de vigtigste muligheder for effektivt at individualisere tekster.

Menuerne “Font og afsnit” giver dig professionelle værktøjer til at tilpasse almindelige tekster i PowerPoint.

Indarbejde grafik og SmartArt - det er dine muligheder

Ud over de sædvanlige tekstlegemer i en præsentation er det fornuftigt at bruge billeder og den smarte kunstgrafik, der er populær i Microsoft, til opfattelse af dias. Forklarende grafik understreger tekster uden ord og øger deres udtryksfuldhed. Hvis du holder en præsentation om tekniske detaljer eller specifikt indhold, er det desto vigtigere at understøtte oplysningerne med passende grafik og SmartArts.

Grafik og SmartArts findes i Microsoft PowerPoint under fanen "Indsæt" under menupunkterne "Billeder" og "Illustrationer".

Du har blandt andet mulighed for:

• Integrer billeder fra et personligt fotoalbum i diasene eller
• at bruge et skærmbillede.

Udover Smart Art-grafik, hvor lister, cyklusser eller processer kan visualiseres, finder du også muligheden for at integrere diagrammer eller 3D-modeller i din præsentation i valgmenuen "Illustrationer".

Indsatte billeder kan også professionelt redigeres i PowerPoint. Du kan gøre dette ved at markere et integreret billede i softwaren. Du kommer automatisk til menuområdet "Billedformat." I denne valgmenu har du mulighed for:

• For at udelukke dele af grafikken eller
• Grundlæggende tilpasning af farver og layout af et billede.

Billedformatskabeloner integreret i softwaren er nyttige til at acceptere og implementere forslag til tilpasning.

Sammenfattende er der mange tilgængelige funktioner i Microsoft PowerPoint, som du kan bruge billeder, smart art -grafik eller andre visualiseringsfunktioner til. Udover muligheden for at ændre billeder, har du også fordel af muligheden for at tilpasse foliernes farvedesign, for eksempel foliebaggrunden. Det er hensigtsmæssigt og lovende at bruge en stor del af forberedelsestiden til en præsentation om tilpasning af visualiseringerne. I dette tilfælde resulterer et sammenhængende overordnet billede sammen med præsentationen og talerens retoriske evner.

Tip:

I den nuværende version af Microsoft 365 finder du en interessant og banebrydende funktion til visualisering af dias. Dette er det indbyggede værktøj "Designideer", som automatisk vises på højre side i de grundlæggende indstillinger i PowerPoint. Med funktionen "Designideer" kan du omdanne enkle tekstdiaer til klare, grafisk animerede dias med blot et par klik. Situationen er den samme med dias, der indeholder grafik eller tabeller.

Byg grafik selv - sådan fungerer det

Grafik eller billeder er ikke tilgængelige for hvert produkt eller hvert emne i en præsentation eller kan bruges uden yderligere varsel på grund af ophavsretsloven.

I et sådant tilfælde giver PowerPoint mulighed for selv at oprette grafik. Forskellige værktøjer, hvormed grafik kan oprettes og redigeres uafhængigt, er tilgængelige i PowerPoint og kan vælges under fanen "Indsæt".

Værktøjer til at designe din egen grafik

De vigtigste værktøjer til at designe din egen grafik er tilgængelige med "Figurer" og "Piktogrammer".

Med funktionen "Former" kan du f.eks. Oprette dine egne blokpile eller bruge standardformer. Piktogrammerne i PowerPoint tilbyder dig også færdige symboler eller rigtige mennesker, som du kan integrere i præsentationen. På denne måde har du mulighed for at designe din egen grafik. Disse passer tematisk til din præsentation og forklarer vigtige nøglepunkter. Et tekstfelt eller grafik af funktionen "WordArt" kan integreres i din præsentation på samme måde.

Effekter og animationer puster liv i din præsentation

Visualiseringer professionaliserer hver præsentation. Fotos, symboler, et bord eller en smart kunstgrafik vækker interesse og gør foredraget håndgribeligt for publikum. Dette gælder især, når du tilføjer effekter eller animationer til en grafik eller et dias. Du kan finde muligheden for at integrere effekter og animationer i din præsentation på fanerne "Animationer" og "Overgange". Animationer kan generelt integreres i individuelle tekstdele eller en grafik. I modsætning hertil er overgange generelt tilgængelige mellem to folier.

Sådan animeres et billede med en effekt

Vælg grafikken i din præsentation med et klik med musen.

Du kan derefter vælge en passende effekt i menuområdet "Animationer".

PowerPoint giver dig mange muligheder for effekter og animationer.

Du opretter en overgang mellem to dias forskelligt på fanen "Overgange".

For eksempel har du valget mellem at fade et dias eller skubbe det op og væk. Ud over visningens varighed kan du også inkorporere specifikke lydeffekter og afgøre, om overgangen skal startes med et museklik eller på en anden måde.

Effekter og animationer samt overgangene mellem to dias er vigtige stilelementer i en præsentation. Hvis disse former for visualisering ikke bruges overdrevent, vil de tiltrække publikums opmærksomhed og øge interessen. Dette er især vigtigt ved længere præsentationer med meget tekst og kompliceret information.

Brug skabeloner og layout til at arbejde mere effektivt med PowerPoint

Grundlæggende har du brug for en skabelon til at oprette en præsentation i PowerPoint. Du vælger dette i det første trin, når du starter PowerPoint. Efter start af programmet skal du starte en ny præsentation via fanen "Fil" under "Ny" menupunkt.

Ud over en tom præsentation er færdige præsentationer fra Microsoft tilgængelige til brug. En anden mulighed er at søge efter online skabeloner og designs, der er tematisk relateret til din præsentation.

Færdiglavede eller eksterne skabeloner er en vigtig mulighed for at designe en præsentation. En anden variant er midlertidigt at gemme en personligt designet præsentation som en skabelon. Dette kan derefter bruges som grundlag for yderligere PowerPoint -præsentationer.

Gem præsentationen som en skabelon eller skabelon

Hvis du vil gemme en eksisterende præsentation som en skabelon, skal du navigere:

1. Gå til menupunktet "Gem som" under fanen "Fil".

2. Vælg lagerplaceringen, f.eks. Din harddisk eller et cloud -drev, og gem præsentationen som en PowerPoint -skabelon.

   

Den nye skabelon gemmes i den valgte lagringssti og er umiddelbart tilgængelig for dig.

Juster diaslayoutet - intet problem med diasmasteren

Færdiglavede præsentationsskabeloner kan kun vedtages 1: 1 i de sjældneste tilfælde. I det første trin med tilpasning af filmen skal farverne normalt justeres. Diasmasteren i PowerPoint spiller en væsentlig rolle i tilpasning og konstruktion af diaslayouter. I den kan:

• Former og farver, skrifttyper og skriftstørrelser, baggrund og overskrifter og
• Det grundlæggende design

universelt tilpasset. Brug af foliemesteren sparer dig for en masse tid og kræfter. Dette er tilfældet, fordi med et klik alle visuelle eller tekstmæssige ændringer på dias kan vedtages for hele præsentationen.

I forretningsmiljøet er præsentationsskabeloner i de fleste tilfælde underlagt virksomhedens design. Denne indeholder specifikationerne for filmdesignet eller generelt for digitale eller konventionelle trykprodukter og definerer farver, grafik og skrifttyper.

Ved at integrere pladsholdere i din præsentation kan du sikre, at en grafik, f.eks. Virksomhedens logo, er inkorporeret i hvert dias et bestemt sted. Pladsholdere er også nyttige på titeldias eller sidefødder til at repræsentere objekter eller grafik på en tilsvarende måde. Med et klik på venstre museknap kan titelpladsholdere eller pladsholdere til sidefødder vises eller skjules.

Brug af PowerPoint korrekt - vigtigt for en vellykket præsentation

Menustrukturen i præsentationsprogrammet er dybest set brugervenlig. Frem for alt finder brugere, der arbejder med Microsoft Word, Excel eller Outlook ud over PowerPoint, meget tilfælles med hensyn til fanerne, indstillinger i valgmenuer og den integrerede hjælpefunktion. For effektivt at kunne bruge de forskellige funktioner og muligheder i præsentationssoftwaren er det afgørende at forstå menustrukturen i PowerPoint. PowerPoint er struktureret på en praksisorienteret måde, så nye brugere, der har internaliseret de væsentlige funktioner og muligheder, også kan bruge PowerPoint korrekt.

Især bør du være bekendt med følgende tre kontrolområder i PowerPoint:

Hovedskærm	Vigtigste arbejdsområde med følgende underopdeling: Venstre: Oversigt over alle de dias, du har oprettet. Mellem: Konceptområde for at tilpasse din præsentation. Til højre: Integration af funktionsdesignideer
Fanen "Hjem"	På fanen "Start" i Microsoft PowerPoint finder du de vigtigste værktøjer, funktioner og konfigurationsmuligheder til at designe et professionelt diasshow i PowerPoint. Blandt andet kan følgende funktioner vælges i fanen "Start": Indstilling af skrifttyper og skriftstørrelser. Indsæt afsnit og integrer punkttegn i formatlister. Funktionerne "Find, udskift og fremhæv", som du kan søge efter og erstatte bestemte udtryk i teksten med.
Funktionsbjælkerne	Du kan placere væsentlige funktioner efter behov i den nederste og øvre funktionslinje. Følgende er f.eks. Forudindstillet: Den automatiske lagringsfunktion. Piletasterne "Frem og tilbage", som du kan fortryde ændringer med. Brug ikonet "Skærmpræsentation" til at starte præsentationen på projektoren. PowerPoint -søgefunktionen. Korrektionsfunktionen i den nederste værktøjslinje, som stave- og tegnfejl systematisk korrigeres med.

Ud over de tre elementære kontrolområder i PowerPoint finder du mange andre menuområder og faner, hvor du kan foretage individuelle indstillinger.

Særligt bør nævnes i denne sammenhæng under fanen "Hjælp", hvor du finder omfattende hjælp til spørgsmål om PowerPoint samt uddannelseskurser og nyheder. Hjælpeområdet er struktureret tematisk og kan søges efter nøglepunkter.

Integrer tekster, lyde, videoer og tabeller og imponer dit publikum

En vellykket PowerPoint -præsentation består generelt af en blanding af tekster, grafik og videoer samt informative tabeller. Mange præsentationer indeholder også musik eller lyde. Den rigtige blanding af alle stilistiske enheder imponerer lytterne og understøtter de vigtigste budskaber i præsentationen.

I modsætning til tekster indsættes lyd- eller videofiler i diasshowet ved hjælp af fanen "Indsæt". Du kan bruge følgende muligheder i menupunktet "Medier":

• Indlæs lydfiler fra den lokale computer eller et tilsluttet cloud -drev.
• Optag lydfiler og gem dem i præsentationen.
• Indlæs og inkorporer videofiler fra din egen computer.
• Importer videoer fra Internettet, f.eks. Fra YouTube, med en integreringskode.

Efter at en lydfil eller video er blevet indsat i præsentationen, har brugerne en lang række muligheder for at redigere mediefilen. Forskellige farvefiltre til videoer eller tilpasninger til lydsymbolet og lydformatet er nyttige til at integrere mediefiler individuelt i præsentationen.

Tip:

Ud over mediefiler kan du udstyre dias med en smart og tidsbesparende e-mail-funktion. På denne måde kan du få feedback fra folk, der ser præsentationen eksternt på pc'en.

Indarbejde symboler og formler - hurtigt udført i PowerPoint

Ud over specifik grafik og billeder, der understøtter eller forstærker verbalisering, kan ikoner og specialtegn også bidrage til at gøre en præsentation mere professionel. Desuden overvinder symboler eller emojis sproglige og kulturelle barrierer og er universelle og forståelige.

Muligheden for at inkorporere symboler og specialtegn i præsentationen findes også på fanen "Indsæt". I slutningen af menulinjen under "Symboler" -posten kan specialtegn og symboler samt formler integreres i præsentationen .

Specifikke specialtegn

For eksempel, hvis du leder efter et specifikt særtegn til en præsentation for internationale forretningspartnere, finder du det normalt i dette menuområde.

Det samme gælder videnskabelige formler.

Afklar fakta i PowerPoint ved hjælp af tabeller - sådan fungerer det

Microsoft Office tilbyder den merværdi, at mange funktioner er identiske i de enkelte applikationer. Ud over andre værktøjer gælder dette også tabelfunktionen i præsentationssoftwaren. Dette ligner meget funktionen i tekstbehandlingsprogrammet Word.

Du kan blandt andet bruge en knap til at bestemme, hvor mange rækker og kolonner der skal indsættes i tabellen. Ud over at designe tabeller i PowerPoint kan Excel -brugere også vælge indstillingen "Indsæt Excel -regneark" og integrere en tabel, der er oprettet i Excel i PowerPoint. Dette fungerer på en brugervenlig måde med hyperlinks og springetiketter.

Struktur, revider, send præsentationer og beskyt indhold

En forståelig og professionel struktur er afgørende for enhver præsentations succes. Fra præsentatorens synspunkt er det vigtigt at understrege de centrale budskaber og merværdi for publikum i forberedelsen. Desuden garanterer visualiseringer, at argumenter forstærkes.Ud over en "rød tråd" og en logisk struktur er det hensigtsmæssigt at præsentere overskriften på en meningsfuld måde på et dias. En overskrift bør generelt indeholde kernemeddelelsen i det følgende dias. Ord, der vil bevare lytterens opmærksomhed, er også vigtige.

Præsentationsstrukturen - det er vigtigt

En PowerPoint -præsentation bør altid starte med et titelslide. Titel -diaset giver publikum et indtryk af emnet og opbygningen af foredraget. Det næste dias skal vises som et oversigtsglas. Et oversigtsglas består normalt af en struktureret liste over foredragets emner. I lighed med indholdsfortegnelsen i en bog er oversigtsdiabet beregnet til at skabe spænding hos publikum.

Hoveddelen af præsentationen bør struktureres af centrale budskaber og opdeles i sektioner. Mange talere har haft gode erfaringer med at tage et tematisk hovedpunkt frem og præsentere det på to dias med argumenter. På et tredje dias kan et resumé af kernebeskeden linkes til publikums merværdi. De tilsvarende dias kan findes i fanen "Start" under "Ny dias." Menupunkt.

Tip:

Brug tasterne [Ctrl] og [M] til hurtigt og nemt at tilføje et nyt dias til din præsentation.

Som bindende og opsummerende tilrådes det at fremlægge et eller flere sidste dias til præsentationen. Ud over at opsummere indhold og fakta, er hovedformålet at henvende sig til publikum følelsesmæssigt for at nå præsentationens mål. På denne måde kan købsimpulser sættes eller publikum overbevises.

Send og beskytt en præsentation

Hvis du gerne vil sende din præsentation bagefter, har du forskellige muligheder. Den nemmeste måde er at sende præsentationsfilen direkte fra PowerPoint. Dette fungerer ved at vælge knapperne "Del" eller "Eksporter" på fanen "Fil".

Du har blandt andet mulighed for at konvertere præsentationen til en PDF- eller XPS -fil. Det kan gøres tilgængeligt for andre via et link via et cloud -drev, for eksempel Microsoft OneDrive.

Hvis du vil sikre, at der ikke kan foretages ændringer i indholdet af præsentationen, skal du give filen skrivebeskyttelse eller adgangskodebeskyttelse.

Under "Filer> Information> Beskyt præsentation" finder du de forskellige muligheder for skrivebeskyttelse og adgangskodekryptering.

Hvis forskellige mennesker arbejder på en præsentation, er det fornuftigt at inkorporere kommentarer og kommentarer ved hjælp af fanen "Gennemgang". På denne måde kan en teampræsentation koordineres og forbedres online, før den præsenteres for kunderne i det sidste trin.

Efter at alle kommentarer er blevet behandlet, kan præsentationen markeres som "endelig". Dette indikerer, at dette er den endelige version, der ikke længere vil blive ændret.

PowerPoint -kompatibilitet - gør god brug af ældre versioner og filformater

Det er ikke altid nødvendigt eller muligt at bruge den nyeste version af Microsoft PowerPoint. Mange af de versioner af PowerPoint, der er udgivet gennem årene, kan stadig køre på Windows 10. Selvom ældre udgaver ikke har de nyeste funktioner og funktioner, kan de bruges til at oprette professionelle præsentationer.

Derudover kan præsentationer designet i PowerPoint * .ppt -format også læses med den aktuelle version. Omvendt kan præsentationer oprettet med PowerPoint 365 og filtypenavnet * .pptx gemmes med filtypen * .ppt. På denne måde garanteres kompatibilitet frem og tilbage under PowerPoint til enhver tid.

Præsentationsprogrammet har kompatibilitetstilstanden som et ekstra værktøj. Det kan vælges under fanen "Fil" under menupunktet "Information". Med et klik er det muligt at konvertere en præsentation, der er oprettet i det ældre * .ppt “-filformat til det aktuelle * .pptx -filformat.

Derudover kan PowerPoint -præsentationen gemmes i andre formater, f.eks. Som en automatisk kørende præsentation i wmv -format.

Præsentation - hvad højttalere skal kigge efter for at overbevise

Microsoft PowerPoint tilbyder sine brugere en bred vifte af muligheder og funktioner til at oprette præsentationer effektivt, hurtigt og med et højt kompetenceniveau. For at designe præsentationer, der imponerer publikum og øger publikums opmærksomhed, har du brug for en præsentationsplan ud over programviden. Dette bør indeholde et klart mål.

I tilfælde af mange PowerPoint -præsentationer i et professionelt miljø, for eksempel, er formålet med præsentationen at informere publikum om et produkts egenskaber og derefter opfordre dem til at købe. Andre præsentationer tjener udelukkende til at formidle information. Uden et klart og forståeligt præsentationsmål og en professionel struktur, går foredraget tabt i bagateller og opregning af fakta.

Selv med et fastlagt præsentationsmål og en struktureret diasstruktur kan en præsentation have en negativ effekt på publikum. Dette er tilfældet, når taleren og hans retoriske evner er svage. I dette tilfælde kan et professionelt layout ikke gemme præsentationen, da præsentatorens præstationer er lige så vigtige som præsentationens indhold.

Et vellykket foredrag eller præsentation med PowerPoint -support indeholder altid:

• Tilstrækkelig forberedelsestid også
• Et design af de enkelte folier, der bygger på hinanden.

Visualiseringer, der understøtter det, der er sagt, eller tekst på diasene, er effektive. På den måde bliver præsentationen en oplevelse for publikum. For præsentatoren resulterer diasens logiske struktur også i en merværdi. Han kan præsentere mere frit og mere selvsikkert. I stedet for at fokusere på diasets indhold, interagerer han med publikum. På denne måde kan han skræddersy sin præsentation individuelt til publikums behov.

Hvilke talere bør spørge sig selv, når de designer præsentationen

Inden hver præsentation burde højttalerne have empati med deres publikums behov. Spørgsmål som:

• Hvilke behov har mine lyttere?
• Hvad er publikum egentlig interesseret i?
• Hvordan opnår jeg præsentationsmålet, og hvilke fakta er virkelig vigtige?

er væsentlige forankringspunkter, der fokuserer præsentationen på publikum. Hvis præsentanten scorer med en livlig præsentationsstil og god øjenkontakt, og hvis han bruger sine fagter og ansigtsudtryk samt sin stemme omhyggeligt, vinder han publikum og opnår præsentationsmålene.

Resumé: Enhver, der kender PowerPoint godt, kan oprette professionelle præsentationer

Med Microsoft PowerPoint får brugerne den nyeste software til at oprette informative og interessante præsentationer. Brugen af grafik, videoer, animationer og andre stilistiske enheder øger publikums opmærksomhed. Enhver, der kender de vigtigste tips og tricks samt de væsentlige punkter for visualisering, kan bruge alle integrerede funktioner effektivt. I sidste ende afgør den rigtige blanding mellem professionelt skabte dias og talerens retoriske evner, om målene med en præsentation vil blive nået.