Sådan holder du styr på delegerede opgaver

Så du altid kender den aktuelle status quo efter delegering af opgaver via din Outlook, kan du angive, at du vil modtage en statusrapport om opgaver, der er blevet overført. Det kan også være nyttigt, især til omfattende opgaver

Delegere opgaver

For at delegere en opgave skal du kalde kommandoen i Outlook 2013 eller nyere Start - Nye varer - Opgaveforespørgsel på, i Outlook 2010 Start - nye elementer - yderligere elementer - opgaveforespørgsel, i Outlook 2003/2007 Ny - Ny opgaveforespørgsel. Indtast derefter dataene og e -mail -adressen til den medarbejder, du vil overføre opgaven til, og indsende opgaven. Men hvad nu hvis du har angivet opgaven en gang i din opgaveplanlægger og først senere indser, at du ikke har tid nok til det, og at du er bedre stillet til at delegere det? Fortsæt derefter som følger:

1. Højreklik på opgaven i opgaveplanlæggeren, og ring til Tildel opgave på.
2. Indtast derefter e -mailadressen på den person, du vil overføre opgaven til, skriv en kort besked og juster forfaldsdatoen, så du stadig har tid til at gennemgå resultatet.
3. Sørg for, at du har de to muligheder Gem den opdaterede kopi af denne opgave på min opgaveliste og Send statusrapport til mig, så snart opgaven er udført er tændt. Ellers vises opgaven ikke i din opgaveplanlægger; Derudover får du ikke automatisk besked, når opgaven er udført.
4. Send opgaven anmodning.

På denne måde sikrer du, at du automatisk bliver informeret om fremskridtet

Så delegerede opgaver altid vises i din opgaveplanlægger, og du får besked, når opgaven er udført, skal de to muligheder, der er nævnt i trin 3, aktiveres i din Outlook. Så behøver du ikke altid at huske at aktivere mulighederne fra trin 3 fra det forrige afsnit, når du delegerer. Mulighederne er som standard aktiveret, men det er bedre at kontrollere dem for at være på den sikre side:

1. I kommandoen skal du kalde kommandoen i Outlook 2010 eller nyere Fil - Indstillinger - Opgaver på, i Outlook 2003/2007 Værktøjer - Indstillinger - Opgaveindstillinger. 

2. I Outlook 2010 og senere skal du aktivere følgende muligheder: Opdater min huskeliste med kopier af opgaver, jeg tildeler andre mennesker og Send en statusrapport, når jeg har udført en tildelt opgave EN.. 

3. Aktiver de to muligheder i Outlook 2003/2007 Hold tildelte opgaver opdateret på opgavelisten og Send statusrapport, når de tildelte opgaver er udført en.
4. Luk dialogerne.

Sådan kan du vise færdiggørelsesstatus og ansvar

I aktivitetslisten (se Enkel liste) kolonnen mangler % afsluttetdet i visningen Liste over detaljer kommer til syne. Hvis du ofte delegerer omfattende opgaver, og dine medarbejdere regelmæssigt dokumenterer i Outlook, hvilken procentdel af opgaven de allerede har udført, så anbefaler jeg, at du bruger % afsluttet også i udsigten Enkel liste at indsætte. Dette vil holde dig opdateret om fremskridtet. Gør følgende for at gøre dette:

1. Vælg visningen i opgaveplanlæggeren Enkel liste: Kommandovisning - Skift visning - Enkel liste.
2. Højreklik på en af kolonneoverskrifterne, for eksempel på reference eller i ældre versioner Opgave emneog påberåbe kommandoen Valg af felt på.
3. Træk knappen % afsluttet B. fra dialogen med venstre museknap trykket til rækken med kolonneoverskrifterne. Mit forslag: træk det til positionen til højre for kolonneoverskriften Forfalder til. En rød pil viser hvor % afsluttet indsættes som en ny kolonneoverskrift C.. Så snart knappen er i den ønskede position, skal du slippe museknappen.
4. Hvis der ikke er nogen kolonne i visningen Ansvarlig vises, skal du indsætte den som netop beskrevet. Ansvarlig findes helt i slutningen af listen i dialogboksen Valg af felt.
5. Luk derefter dialogen Valg af felt.