Præsentationer oprettes sjældent og afspilles på den samme computer. Præsentationen skal snarere for det meste sendes til kolleger, overordnede eller kunder. Det demonstreres derefter ofte ved hjælp af en anden computer eller notebook.
Kontroller dokumentet, før det videresendes
Inden du sender en elektronisk kopi af din PowerPoint -præsentation, bør du gennemgå præsentationen for data eller personlige oplysninger, der kan gemmes i selve præsentationen eller i dokumentets egenskaber. Da disse oplysninger kan afsløre detaljer, der ikke bør være offentligt kendte, er det tilrådeligt at fjerne disse skjulte oplysninger.
PowerPoint tilbyder dig et værktøj, der gør noget af arbejdet for dig:
- Klik på fanen begynde på Information.
- Klik på knappen i det midterste område Kontroller for problemer - tjek dokument.
- Du vil nu se en liste over de elementer, der kan kontrolleres.
Juster indstillingerne for dokumentgennemgang
- Som standard er dialogboksen Gennemgang af dokument alle undtagen en af boksene markeret.
- Sæt også flueben foran Eksternt diasindhold. Hvis der er et tekstfelt uden for diaset, fjernes dette.
- Blandt andet kontrollerer PowerPoint, om præsentationen stadig indeholder kommentarer og sletter om ønsket også de personlige oplysninger, der blev gemt i dokumentet, f.eks. Brugernavnet på den person, der har oprettet præsentationen.
- Eventuelle glemte noter i noterne i præsentationen kan også fjernes.
- Når du har valgt alle de muligheder, der er relevante for dig, skal du klikke på Kontrollere.
- Du får nu vist alle de fundne elementer, og du kan for hver mulighed bestemme, om du vil bruge knappen Fjern alt vil slette.
- Når du er færdig, skal du klikke på Konkludere.
Forsigtighedsfælde: links til Excel
Eksamen i PowerPoint 2010 kan gøre meget, men det kan ikke garantere, at alle interne oplysninger vil blive fjernet.
Kontroller altid manuelt, om der er et diagram i præsentationen, der, når det åbnes, afslører flere oplysninger end ønsket. Dette er f.eks. Tilfældet, hvis diagrammet blev oprettet i Excel og derefter enten som et linket Microsoft Excel -diagramobjekt eller med indsætningen Brug måldesign og integrer projektmappe henholdsvis. Behold den originale formatering og integrer projektmappe indsat i PowerPoint.
Hvis du markerer et sådant diagram og klikker på rediger data Klik, hele Excel -filen åbnes og giver et indblik i andre Excel -datablade, som du måske ikke ønsker at frigive.
I tilfælde af sammenkædede filer eksisterer denne risiko normalt kun, når seeren åbner præsentationen på den computer, som den blev oprettet på. Først da er linket til Excel faktisk aktivt. Så snart den åbnes på en fremmed computer, vises en meddelelse om, at den linkede fil ikke er tilgængelig.
Men pas på, når du pakker en præsentation på en cd, gemmes der links med den. Du kan læse mere om dette emne i næste nummer.
Sådan afdækker du links til Excel og sletter overflødige data
Du opretter ikke altid alle diasene i en præsentation. Men hvis du er ansvarlig for at færdiggøre præsentationen, er der en nem måde at se, om dine kolleger muligvis har inkluderet et linket diagram.
Sådan er det gjort:
- Klik på fanen begynde på Information.
- Du finder muligheden nederst til højre Rediger links til filer.
- Du vil nu se alle links i filen, og du kan også fjerne individuelle links, hvis du ønsker det.
I tilfælde af integrerede projektmapper skal du slette de unødvendige datablade.
