Sådan eksporteres journalen fra Outlook til Excel for at evaluere den der.
Outlook -journalen kan godt bruges til at registrere, hvor meget tid du har brugt på en bestemt opgave eller en klient. Journalen har dog ingen aritmetisk funktion, så du skal bruge regnemaskinen til at lægge sammen, hvor lang tid alle opgaver har taget for en bestemt kunde.
I stedet kan du selvfølgelig også bruge Excel til evaluering, hvilket er særligt nyttigt til projekter med mange delopgaver. For at gøre dette skal du eksportere journaldata til Excel som beskrevet nedenfor.
1. Først og fremmest skal du vise journalen i listeform. For at gøre dette skal du åbne journalen og kalde kommandoen "View, Arrange according to, Current view" (fra Outlook 2003) eller "View, Current view" (i tidligere Outlook -versioner) og vælg "Entry list".
2. Sørg nu for, at alle de oplysninger, du har brug for til evalueringen i Excel, kan ses i journalen. Hvis du har brug for dato og klokkeslæt til at starte og afslutte hver opgave, skal du højreklikke på Emne eller i mappe og bruge kommandoen Tilpas aktuel visning. Klik derefter på "Felter".
3. Vælg "Alle journalfelter" under "Vælg tilgængelige felter fra". Klik derefter under "Tilgængelige felter" på "Begyndelse" eller "Slut" og derefter på "Tilføj". Indsæt alle de nødvendige felter, og brug knapperne "Flyt op" og "Flyt ned" til at bestemme deres rækkefølge. Luk derefter de to dialoger.
4. Formater nu datofelterne, så Excel også kan evaluere dem: For at gøre dette skal du klikke med højre museknap på "Start" -kolonneoverskriften og åbne kommandoen "Format kolonner".
5. Vælg "Start" til venstre og derefter formatet med den tocifrede dag og måned, med det firecifrede år og den simple tid i 24-timers format (se billedet). Du vælger det samme format til "End". Bemærk: Excel kan ikke gøre noget med formater, der indeholder navnene på ugedagene.
6. Brug nu musen til at markere de poster i den journal, du vil redigere i Excel, og kopier dem med CTRL + C.
7. Åbn Excel, og indsæt dataene i den ønskede Excel -tabel med CTRL + V.
8. Du skal stadig konvertere oplysningerne i feltet "Varighed" til numeriske værdier, som Excel kan håndtere (Excel kan ikke beregne med oplysninger som "30 minutter").
