Sådan sender du PowerPoint -præsentationer professionelt

Send præsentationer på kort tid

At opbygge en præsentation logisk og professionalisere diasene med tekster, grafik, animationer og videoer er det vigtigste mål i PowerPoint for præsentanter. En præsentation skal røre, informere og formidle indhold med kompetence. Samtidig er opfattelsen af en præsentation kun værdifuld, hvis diasene kan ses af modtageren på den måde, de blev oprettet på.

Dette er let muligt, når man præsenterer sig foran et publikum eller via en videoplatform som Skype eller Zoom. Kollegaer, forretningspartnere eller venner sidder direkte i præsentationslokalet eller i det virtuelle konferencelokale. I dette tilfælde er det muligt at interagere og fortolke publikums ansigtsudtryk uden anstrengelse.

Situationen er en anden, når den designede præsentation skal sendes. Her kan skaberen eller præsentanten ikke sikre, at alle oplysninger på diasene er forstået. Af denne grund er indholdet afgørende. For at skabe opmærksomhed er det vigtigt at målrette publikum og modtagere målrettet og for eksempel sikre interaktion med yderligere hyperlinks. Derudover kan kompatibilitetsproblemer opstå på trods af værdifuldt indhold. Disse hænger blandt andet sammen med, at afsender og modtager bruger forskellige PowerPoint -versioner eller bruger et andet program til præsentationer, f.eks. Apples Keynote.

Det er desto vigtigere, at når man sender PowerPoint -præsentationen eller individuelle dias, er man opmærksom på, at diasene er læselige og tiltrækker opmærksomhed. Når du sender eller sender præsentationen, tilbyder PowerPoint en lang række afprøvede funktioner, som hver modtager, uanset deres tekniske udstyr, kan forstå og forstå de væsentlige oplysninger om PowerPoint -præsentationen. Muligheden i PowerPoint for at kontrollere en præsentation for mulige kompatibilitetsproblemer, før den sendes, er også praktisk. Hvis du modtager besked om kompatibilitetsproblemer, kan disse elimineres inden forsendelse.

Videotutorial: Sådan gemmes, eksporteres og sendes PowerPoint -præsentationer

Hvordan og i hvilket format PowerPoint -præsentationer kan sendes som vedhæftede filer

Den letteste og mest almindelige måde at sende en præsentation oprettet med kompetence på er at vedhæfte den til en e -mail. Mange af de milliarder af e -mails, der sendes hver dag, indeholder præsentationsfiler i forskellige formater. PowerPoint tilbyder følgende filformater til konvertering:

Filformater	brug
pptx	Standardformat i PowerPoint til lagring af præsentationer.
pptm	Standardformat i PowerPoint til at gemme præsentationer med makroer.
ppt	Tidligere standardformat i PowerPoint i version 97-2003. Dette er stadig et almindeligt filformat, da mange virksomheder og private stadig bruger ældre versioner af PowerPoint.
xps	XPS -filer er i filformatet XML Paper Specification. Det er et filformat, der ligner PDF (Portable Document Format) og blev udviklet af Microsoft. Dette kan åbnes direkte i Microsoft Edge eller i Internet Explorer.
potx, potm, pot	Opretter PowerPoint -skabelonfiler i det relevante format.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Gemmer præsentationen i individuelle billeder, afhængigt af det valgte filformat. Denne grafik kan ses statisk med billedbehandlingssoftware.
pdf	Gemmer filen i det velkendte og verdensomspændende PDF-filformat. Præsentationen gemmes statisk, diasovergange eller animerede GIF.webp'er vises ikke animeret. Det kan åbnes fra enhver enhed.
odp	Hvis du gemmer PowerPoint-præsentationen som en ODP-fil, gemmes den i en open-source-standard. "OASIS Open Document Format for Office Applications" kan læses af gratis kontorsoftware, f.eks. Open Office eller LibreOffice.

Ud over de nævnte filformater tilbyder PowerPoint andre specifikke filformater, hvor et diasshow kan gemmes.

Ekspert tip:

Hvis du gemmer din præsentation i en fil med udvidelsen ppsx, gemmes filen i Open XML -format. At sende en fil med udvidelsen ppsx er den bedste løsning, hvis du ikke kender modtagerens tekniske krav. Efter at have sendt filen kan han enten åbne filen med en PowerPoint -version 2007 eller nyere eller PowerPoint -fremviser.

Tip:

Hvis din præsentationsfil er meget stor, for eksempel som en PDF, kan du finde fedtene i din præsentation med blot et par klik. Som et resultat kan du reducere størrelsen på billeder, der fylder meget i hukommelsen og gøre filen mindre.

Gem et diasshow i et alternativt filformat i 5 trin

Det er muligt at gemme et diasshow oprettet i Microsoft PowerPoint i et andet format med blot et par klik. Følgende 5 punkter er afgørende for dette:

1. Naviger til "Filer> Gem som."

2. Vælg, hvor din fil skal gemmes. I PowerPoint har du f.eks. Mulighed for at gemme filen på skrivebordet med en cloud -udbyder som f.eks. OneDrive eller i din personlige dokumentmappe.

3. Hvis den ønskede lagerplads ikke er angivet, skal du navigere til menupunktet "Gennemse".

4. Der åbnes en dialogboks, hvor du kan angive både lagringsplacering og filformat. Du kan ændre filformatet ved at vælge markeringsfeltet "Filtype". For eksempel kan du gemme præsentationen i pdf -filformatet i stedet for standard pptx -format.

   

5. I det sidste trin skal du gemme filen ved at klikke på knappen "Gem". Hvis du vil sende filen som en vedhæftet fil, har du forskellige muligheder:

   • Skriv en e -mail i Microsoft Outlook, og vedhæft præsentationen som en fil.
   • Højreklik på det gemte diasshow, og vælg menupunktet "Send til".
   

• Flyt filen til et cloud -drev, for eksempel den delte Dropbox fra en forretningspartner, eller brug Wetransfer til at sende store filer i gigabyte -området.

Eksporter præsentationer direkte fra PowerPoint - intet problem!

Ud over den klassiske mulighed for at gemme en præsentation, du har oprettet på skrivebordet eller en anden lagerplads og derefter sende den, tilbyder PowerPoint også muligheden for at eksportere diasshow i forskellige formater direkte fra programmet. Nogle af filerne gemmes midlertidigt eller sendes direkte, for eksempel med muligheden: "Send til Microsoft Stream". For at starte enhver eksport skal du navigere:

1. Gå til menupunktet "Filer> Eksporter".

2. I eksportmenuen har du forskellige muligheder for det filformat, hvor du vil eksportere præsentationen:

Du kan vælge mellem følgende muligheder:

PDF / XPS filformat

Eksporteres til en PDF- eller XPS -fil, der ikke kan ændres, og som bevarer formatering, skrifttype og PowerPoint -layout som et billede.

Opret video

Under "Opret video" kan du udtrække en videofil fra diasshowet. I dialogboksen kan du vælge, om optagede tidssekvenser og kommentarer skal bruges, og kvaliteten af den fil, der skal gemmes. På samme tid får du mulighed for at komprimere videofiler. En videofil har den fordel, at den også kan afspilles af folk, der ikke har adgang til PowerPoint, en PPTX -fremviser eller anden præsentationssoftware, fordi de ikke har administratorrettigheder.

Opret en animeret GIF.webp	En animeret GIF.webp er en funktion, hvor flere individuelle billeder af en grafisk fil gemmes i en defineret rækkefølge. Ligesom en video oprettes bevægelige billeder. På denne måde kan individuelle præsentationsglas præsenteres på en interessant og livlig måde.
Pakke diasshow til cd	Opretter en pakke, hvor dias og integrerede elementer gemmes som en enhed som på en DVD og afspilles på enhver enhed.
Opret uddelingsknapper	Du kan bruge denne funktion til at sende individuelle dias eller hele præsentationen til Microsoft Word. Der kan du yderligere behandle tekster og noter.
Skift filtype	Nem måde at ændre en eksisterende filtype, f.eks. Din præsentation i pptx -format til ppt -format.
Udgiv til Microsoft Stream	Microsoft Stream er en betalt streamingportal, der gør det muligt at gøre præsentationer eller videoer tilgængelige for en stor gruppe mennesker. Microsoft Stream er ideel, for eksempel til virksomhedspræsentationer eller firmaarrangementer, og kan let tilgås af inviterede deltagere via internetbrowseren.

Del præsentationer - en anden mulighed for at gemme og sende

Ved siden af:

• Gem også et diasshow klassisk i forskellige filformater
• Eksporterer fra Microsoft PowerPoint

PowerPoint -brugere kan også dele en præsentation.

For at gøre dette skal du navigere til "Del" under "Fil". Et nyt vindue åbnes, hvor du har mulighed for at gemme din præsentation på et OneDrive -drev efter eget valg eller at sende det som en PDF eller diasshow via e -mail.

Alternativt kan en præsentation sendes eller gemmes eksternt via menupunktet "Release". Modtagere modtager filen enten som en kopi via e -mail eller bekvemt via en cloud -lagertjeneste.

Konklusion: Brug forskellige muligheder for at sende din PowerPoint -præsentation

Som et professionelt præsentationsprogram forventes Microsoft PowerPoint at kunne gøre skærmpræsentationer interessante og livlige takket være de muligheder og funktioner, den indeholder. Ud over indholdet er det vigtigt, at hver præsentation kan ses af modtageren på samme måde, som den var struktureret. Dette er ikke altid muligt uden problemer, da hver bruger har forskellige tekniske krav.

Af denne grund har PowerPoint mulighed for at gemme og sende diasshow i forskellige filformater. Derudover kan præsentationer eksporteres eller deles på forskellige måder. Med disse eksport- og opbevaringsmuligheder er det muligt, at præsentationer til enhver tid fremstår professionelle og informative bortset fra modtagerens tekniske udstyr.