Sådan bruges Outlook -kalenderen til aftaler og opgaver

En oversigt over alle funktioner

Uanset om det er professionelle eller private aftaler - næsten alle har travlt med at organisere sig selv og deres personlige miljø dagligt. Af denne grund er en kalender, f.eks. Outlook -kalenderen, i fokus for enhver professionel aftaleplanlægning. Efter at Outlook er blevet åbnet ved at dobbeltklikke på museknappen, finder du flere ikoner i programområdet nederst til venstre. Kalenderikonet i Outlook kan findes lige ved siden af ikonet for e-mails.

Udover kalenderen er det fornuftigt at notere vigtige opgaver i Outlook og arbejde igennem dem. Opgaveområdet, der er arrangeret som et ikon ved siden af adressebogen i Outlook 365, er velegnet til dette.

Outlook -brugere, der kender og mestrer mulighederne i funktionerne "Kalender og opgaver", fungerer og planlægger mere effektivt og mere målrettet. Ud over kalenderen og opgaverne sætter brugerne også pris på Outlooks søgefunktion. For eksempel tilbyder Outlook mulighed for at søge efter aftaler og e-mails på én gang. Denne mulighed er særlig nyttig og praktisk, når du bruger Outlook til forretningsformål, da den effektivt understøtter arbejdseffektivitet på kontoret.

Organiser aftaler professionelt - ubesværet muligt med Outlook

Kalenderen i Outlook er dybest set selvforklarende og brugervenlig. Det er muligt at indstille en ny aftale med blot et par klik. Derudover er der mange tricks og afprøvet hjælp til at hjælpe dig med at indtaste aftaler effektivt og økonomisk. For eksempel er det muligt at kopiere eksisterende aftaleposter for at gøre det lettere at indtaste nye aftaler. Proceduren for at trække en e-mail med en vigtig aftale ind på knappen "Kalender" eller "Opgave" er også praksisorienteret. På denne måde kan du generere et aftalepost eller en ny opgave og have indholdet af e-mailen umiddelbart ved hånden som en påmindelse. Konvertering af opgaver til aftaler med musen er effektiv og sparer værdifuld tid.

I den følgende tekst kan du læse, hvordan du kan organisere opgaver: Sorter opgaver efter kategorier

Effektivitetstip:

Da alle Office -programmer er tilsluttet netværk, har du til enhver tid mulighed for at oprette aftaler eller opgaver fra Word og Excel direkte i Outlook. For at gøre dette kan du indsætte en knap i Microsoft Word eller Excel og overføre opgaven eller aftalen til Outlook med et enkelt klik.

I denne artikel kan du læse, hvordan du opretter opgaver fra Word.

En stor fordel ved Outlook -kalenderen er muligheden for at koordinere aftaler med andre mennesker uden at skulle bruge en delt kalender. Fanen "Anmod om et møde" er tilgængelig for dette i Outlook. Mødeanmodninger kan automatisk accepteres i Outlook. Hvis den anmodede aftale ikke er optaget i kalenderen, bekræftes anmodningen af systemet. Alternativt kan du også angive, at hver mødeforespørgsel skal behandles og accepteres manuelt.

I stedet for langsigtet personlig eller digital kommunikation kan aftaler koordineres med blot et par klik ved hjælp af denne procedure. Alternativt har Outlook -brugere også mulighed for at sende individuelle aftaler som en iCalendar -fil. I dette tilfælde bevarer modtageren kontrollen over sin kalender. Han kan om nødvendigt importere aftaleanmodningen og notatet til Outlook. Eksporten som en iCalendar -fil er f.eks. Nyttig for personer, der ikke personligt kender afsenderen. Hvis Outlook -brugere sjældent skal koordinere aftaler med andre, kan det være fornuftigt at sende individuelle aftaler eller uddrag fra kalenderen uden at stille specifikke anmodningsanmodninger. At dele en kalender eller kalenderuddrag og holde aftaler opdaterede er brugervenligt i Outlook og kan gøres med lille indsats.

Marker aftaler i farve, flyt eller slet dem

Aftaler, opgaver og e -mails er tæt forbundet i Outlook. Af denne grund tilbyder Outlook 2007-versionen mulighed for at markere vigtige e-mails i indbakken med forskellige, farvede flag til opfølgning med musen. Ud over farvekodning kan Outlook minde dig om en opgave, der er knyttet til en besked.

Du kan også nemt flytte aftaler uden at klikke ved at indtaste tekst eller trække og slippe dem med musen. Dette er muligt i det samme kalenderområde og også via datonavigatoren i andre uger, måneder eller år. Microsoft Outlook justerer derefter automatisk datoen og fastholder tiden. Det er også muligt at flytte flere aftaler til en anden dag med et klik, for eksempel hvis du er syg eller ikke kan arbejde på en arbejdsdag. Dublerede aftaler kan fjernes med et par enkle trin ved hjælp af en tastekombination pr. Kommando.

I nogle tilfælde kan det være vigtigt at slette aftaler i deres helhed inden en bestemt dato. Dette er for eksempel nyttigt, hvis du overtager en kalender fra en kollega og ikke længere har brug for hans eller hendes gamle aftaler. Du kan slette alle aftaler fra din Outlook -kalender før en bestemt dato ved at skifte til tabelleaftalevisningen. I denne visning har du mulighed for at sortere og slette aftaler efter datoer.

Præsentationen af forskellige kalendervisninger i Outlook-kalenderen er også praksisorienteret. Du kan vise en kalendervisning pr. Dag, for en hel uge eller arbejdsugen eller for en hel måned.

Du kan også sende aftaler via Outlook. Du kan læse, hvordan dette fungerer, i denne artikel: Afsendelse af aftaler

I ældre Outlook -versioner, f.eks. Outlook 2007, har du også mulighed for at vise detaljetætheden i månedsvisningen. Denne funktion giver dig tre visningsmuligheder:

• "Lav",
• "Medium" og
• "Høj".

Indstillingen "Lav" er automatisk forudindstillet. Hvis du ikke kan finde relevante aftaler i Outlook i månedsvisningen, kan detaljtætheden være årsagen til dette. Outlook tilbyder dybest set forskellige og specifikke visningsindstillinger til aftaler. Det er blandt andet muligt at vise den aktuelle, vigtige fremtid eller alternativt de tidligere aftaler.

Tilbagevendende tilbagevendende aftaler - en vigtig funktion i Outlook

Ud over engangsaftaler er der mange tilbagevendende aftaler, der gentages ugentligt, månedligt eller årligt. I stedet for at indtaste hver af disse aftaler med hånden i Outlook, garanterer indtastning af tilbagevendende aftaler tidsbesparelser. Det giver også Outlook -brugere sikkerhed for ikke at gå glip af nogen væsentlige aftaler. Du definerer en tilbagevendende aftale i Outlook direkte under fanen "Ny aftale" ved hjælp af knappen "Serietype". Du kan implementere en påmindelse i Outlook for hver aftale.

Serieaftaler kan vælges og indtastes i dialogvinduet. Der var et problem med valg af arbejdsdage i ældre versioner af Outlook. Dette problem er blevet løst i den nuværende version af Outlook, så stort set enhver kombination er mulig som en serieaftale.

Hvis du gerne vil redigere eller slette hele aftaleserien, er dette også muligt uden problemer. Hvis du f.eks. Sletter en aftale fra en række aftaler, informerer systemet dig i et vindue, om hele aftaleserien også skal slettes. Når du har foretaget dit valg, skal du klikke på knappen "OK" for at lukke dialogboksen.

Denne funktion er også praksisorienteret for at kunne slette individuelle aftaler fra en række aftaler. Hvis der f.eks. Ikke fandt sted et ugentligt møde i virksomheden, kan den aflyste aftale efterfølgende fjernes fra kalenderen uden at skulle slette hele serien og opsætte den igen.

Brug ALPEN -metoden og professionaliser din tidsstyring

Skal du koordinere mange aftaler og planlægge hver arbejdsdag eller private aktiviteter præcist og professionelt? I dette tilfælde er det fornuftigt at bruge den velkendte ALPEN-metode, som hovedsageligt bruges af ledere eller undervises i tidsstyringsseminarer. ALPEN-metoden beskriver en metode til gennemtænkt tidsstyring. Det blev grundlagt af den kendte forfatter Lothar J. Seiwert. ALPEN -metoden er baseret på den antagelse, at det er tilstrækkeligt at bruge et par minutter hver dag på at udarbejde en skriftlig dagsplan. Dette fungerer efter ALPEN -metoden som følger:

1. Skriv opgaver, aftaler og aktiviteter ned.

2. Beregn længden af aktiviteterne.

3. Planlæg buffertider.

4. Tag beslutninger for dagen.

5. Opfølgning og tilpasning

ALPEN -metoden kan effektivt understøttes af Outlook -kalenderen, opgaveområdet eller visningen "Outlook Today".

Organiser opgaver i Outlook med omhu: Sådan fungerer det

Opgaverne adskiller sig generelt fra aftaler, idet de ikke har en startdato. I en opgave er fokus på aktiviteten eller et mål. Sammenfattende er aftaler knyttet til et klart defineret start- og slutpunkt. Derimod er forfaldsdatoen afgørende for opgaver. Når opgaven eksplicit er udført, er den ikke defineret.

Du kan oprette nye opgaver i Outlook på fanen "Opgaver" med et enkelt klik. Der vises et bånd, hvor du kan administrere, spore eller flytte opgaver.

For bedre orientering og klarhed over alle relevante opgaver har du mulighederne i Outlook,

• Skjul udførte opgaver i Outlook
• kun at vise de opgaver, der allerede er udført i Outlook.
• Du kan også slette fuldførte opgaver helt fra Outlook.

For at gøre dette skal du vælge "Udførte opgaver" under "Opgaver". Du får derefter vist alle de udførte opgaver. Du kan nemt slette disse med tastekombinationen eller kommandoen CTRL + A. Outlook giver dig også mulighed for at få vist og gemme en bestemt opgavevisning.

Hold styr på opgaver, og udskriv en opgaveliste

Det er vigtigt at holde styr på alle opgaver. Af denne grund er det fornuftigt at sortere opgaverne i opgaveplanlæggeren i henhold til alle tilgængelige kolonner. Alternativt har du mulighed for frit at arrangere opgaver og vise definerede ikoner i proceslinjen. De omfattende visningsmuligheder i opgaveområdet garanterer, at du hurtigt kan skelne mellem vigtige og mindre relevante opgaver. Du kan bestemme rækkefølgen af dine opgaver ved at nummerere dem og en separat kolonne for tallene. Du kan samtidig behandle dine opsummerede opgaver til en opgaveliste, vise dem, åbne dem eller udskrive dem sammen med ugekalenderen.

Delegering og filtrering af opgaver - især nyttig på det faglige område

Hvis du ikke håndterer hver opgave personligt, kan du automatisk anmode om statusrapporter. De automatiserede statusoplysninger giver dig et overblik over det færdiggørelsesniveau, som opgaven i øjeblikket er på. Denne mulighed er især vigtig i et professionelt miljø, når relevante opgaver delegeres. Opgaver, der allerede er delegeret, kan til enhver tid overføres til en anden medarbejder. Ud over statusrapporter for delegerede opgaver har Outlook en professionel filterfunktion til opgaver. Du kan bruge dette til at filtrere opgaver i henhold til definerede kriterier. Blandt andet er det muligt specifikt at:

• Se alle opgaver, der er blevet tildelt en bestemt medarbejder
• Hvem har en bestemt forfaldsdato eller
• har en defineret post i emnet.

Opgaver kan også konverteres til en aftale ved hjælp af træk og slip uden at skulle oprettes igen.

Tip:

Brug specifikke Outlook -skabeloner til hurtigt at oprette aftaler eller opgaver, der stort set har den samme struktur. På denne måde sparer du meget tid, eliminerer afskedigelser og planlægger aftaler og opgaver effektivt.

Fra Outlook 2007 er opgaver, der allerede er flyttet til arkivet, stadig synlige, hvis de er blevet markeret til opfølgning. Brugere, der administrerer mange opgaver i Outlook, sætter pris på denne mulighed. Det er værdifuldt for at blive mindet om opgaver, e-mails og aftaler, der er gemt i arkivmappen.

Outlook 2003 -brugere har en særlig mulighed med hensyn til visning af opgaver og aftaler. Du kan vise huskelisten i kalenderen. På denne måde kan du holde øje med dine aftaler og opgaver på samme tid. Brugere af andre Outlook -versioner kan bruge visningsindstillingerne til at bestemme, hvilke områder af Outlook der skal vises.

Tip til software:

Vil du gerne se dine Outlook -opgaver, dagsorden og kalender på dit skrivebord uden at åbne Outlook? I dette tilfælde kan du bruge det gratis DeskTask -program. DeskTask kører under Windows 10 og kan bruges med alle kendte Outlook -versioner.

Konklusion: organiser perfekt aftaler og opgaver i Outlook

Med Microsoft Outlook får du en kompleks og gennemtænkt softwareprogram til at organisere dine aftaler og opgaver perfekt. Outlook tilbyder forskellige muligheder for at gennemføre aftaler, aftaleanmodninger og tilbagevendende aftaler. Derudover kan kalendervisninger tilpasses. Aftaler kan deles eller konverteres til opgaver med blot et par klik. Ansvarsområdet er særligt værdifuldt, når forskellige aktiviteter og krav i den professionelle eller private sektor skal kanaliseres fornuftigt. Takket være sin brugervenlige struktur bidrager Outlook til en professionelt organiseret kalender.