Microsoft har forbedret filkomprimering i PowerPoint 2007 og 2010. Ikke desto mindre klager læserne stadig over, at selv præsentationer med et par billeder undertiden stadig er enorme filstørrelser og derfor ikke er egnede til at sende via e-mail
Jo flere billeder, jo større fil
Når du indsætter billeder i dias, gemmer grafikken i præsentationen i PowerPoint. Dette resulterer naturligvis i en stigning i filstørrelsen. Imidlertid kan de mange grafiske formater - identificeret ved deres udvidelser som JPG.webp, PNG, TIF, BMP.webp, EMF eller WMF - komprimeres med forskellige grader af succes. Men selvom du ved det: Hvordan kan du i eftertid i en eksisterende præsentation se, hvilket af billederne der blev indsat på diasene i hvilket grafisk format, og hvor stort det er?
Søgningsmetode 1 - ZIP -metoden
Fra og med PowerPoint 2007 kan du undersøge det indre arbejde i en præsentation som følger:
- Lav en kopi af præsentationen i Windows Stifinder. Tilføj filtypen ZIP til kopien.
- Et dobbeltklik på ZIP -filen åbner præsentationen i strukturen vist nedenfor til venstre:
- Efter yderligere dobbeltklik på PPT og MEDIA kommer du til den mappe, hvor alle billederne i præsentationen er gemt.
- Åbn billedfilerne, der er større end gennemsnittet. Nu kan du se, hvilke billeder du skal udveksle i præsentationen, hvis det er nødvendigt.
- Luk ZIP -arkivet, og slet det derefter. Desværre har billedfilerne i MEDIA -mappen ikke diasnummeret. De er simpelthen nummererede fortløbende, hvilket øger den krævede indsats for at søge efter de billeder, der er for store i tilfælde af omfattende præsentationer.
Søgemetode 2 - gem diassene som billeder
Med denne metode kan du direkte se, hvilke dias der fylder mest. På denne måde kan du finde overdimensioneret grafik som denne på ingen tid.
- Når du er færdig med din præsentation, skal du klikke på FIL eller på KONTORKNAPPEN og vælge GEM SOM.
- Skift FILTYPE til PNG FORMAT (BÆRBAR NETVÆRKSGRAFIK).
- Vælg placeringen, og klik på GEM.
- En dialogboks dukker op og spørger, om du vil eksportere hvert dias eller bare det aktuelle dias. Vælg ALLE FOLIER.
- Du finder nu en mappe på dit valgte lagersted, hvor hvert dias er tilgængeligt som en PNG -grafik.
- Åbn mappen, højreklik på den hvide baggrund i dialogboksen, og vælg VIS - DETALJER i kontekstmenuen.
- Du kan nu hurtigt se, hvilket dias der har en særlig stor filstørrelse. I eksemplet er det dias 6.
- Komprimer den overdimensionerede grafik, og slet derefter mappen, der indeholder PNG -filerne.
Sådan fortsætter du med de "fedende ting", der findes
Så snart du har opdaget, hvilket dias problemet er ved at bruge en af de to beskrevne professionelle teknikker, kan du nu komprimere den overdimensionerede grafik. Sådan er det gjort:
- Vælg grafikken, og skift til fanen BILLEDVÆRKTØJ / FORMAT.
- Klik på knappen KOMPRIMER BILLEDER i gruppen TILPAS, og klik derefter på MULIGHEDER i dialogboksen KOMPRESS BILLEDE).
- Aktiver boksene ved siden af KUN ANVENDE TIL DETTE BILLEDE og SLET TRIMMED BILLEDOMRÅDER.
- Dit valg af valgmulighederne for måloutput afhænger af, hvad du senere vil gøre med præsentationen: Hvis du vil have præsentationen udskrevet i meget god kvalitet, skal du vælge PRINT (220 DPI). Indstillingen SCREEN OUTPUT (150 DPI) er ideel til præsentationer på computeren. Hvis du vil sende præsentationen så lille som muligt, skal du vælge E-MAIL (96DPI).
