Tips og instruktioner til brug af Outlook's søgefunktion
Hvis du bruger Microsoft Outlook intensivt, kommer utallige e-mails sammen i løbet af uger, måneder eller år og gemmes i forskellige mapper og undermapper i programmet. Med denne oversvømmelse af data kan det ske, at du mister styr på tingene. I et sådant tilfælde synker vigtige dokumenter og oplysninger ned i dybden af harddisken og kan ikke findes igen.
Microsoft Outlook har en omfattende søgefunktion, så dette ikke sker, og på trods af det omfattende datamateriale kan alle oplysninger fås og ses med få klik. Dette gør det lettere for brugerne at søge effektivt og specifikt efter e -mails og deres indhold.
Brug Outlooks øjeblikkelige søgning
En væsentlig funktion til søgning efter individuelle søgeord eller e-mail-meddelelser er den øjeblikkelige søgning i Outlook. I den aktuelle version af Outlook2022-2023 eller Outlook 365 vises dette altid i den øverste funktionslinje.
Producenten Microsoft forbedrede sin søgefunktion i Outlook i foråret 2022-2023 med en funktionsopdatering og indarbejdede mange nye muligheder.
Ud over den nye globale position i den øverste værktøjslinje foreslår Outlook dig:
- Søgeord før,
- Viser de bedste resultater og
- Tilbyder forskellige filtermuligheder.
De vigtigste nye funktioner i Outlook -søgefunktionen:
|
Foreslåede søgninger |
Mens du indtaster et søgeudtryk i søgefeltet, foreslår Outlook forslag til passende søgeord |
|
Top resultater |
De vigtigste søgeresultater sorteres og vises øverst. Denne funktion gør søgningen mere effektiv og hurtigere |
|
Nyligt anvendte søgeudtryk |
Med denne funktion kan du se og bruge dine tidligere søgeparametre med et enkelt klik |
Du kan hente øjeblikkelig søgning med tastekombinationen CTRL + E eller bruge det globale søgefelt til at indtaste dine ønskede søgeparametre:
I ældre Outlook -versioner var det nødvendigt at udvide mappeområdet med indstillingen "Kompakt navigation". Dette fungerer fint med knappen "Minimer / udvid".
Når du har kaldt søgningen op med CTRL + E eller via søgefeltet, har du forskellige muligheder for at søge efter filer, mapper eller bestemte søgeord.
Vælg forskellige kilder til søgning - sådan fungerer det
Søgningen er forudindstillet i den aktuelle postkasse, f.eks. Din Exchange -konto. Alternativt kan du angive, at Outlook ikke kun gemmer dit søgeterm i den aktuelle postkasse, men derimod:
- I den aktuelle mappe,
- I en underordnet postkasse,
- I alle postkasser eller
- I alle Outlook -elementer, for eksempel også i kalenderen
søger.
Efter aktivering af den øjeblikkelige søgning åbnes en ny fane i Microsoft Outlook. På fanen "Søg" har du yderligere brugervenlige muligheder til rådighed for at begrænse søgningen efter et dokument eller et bestemt udtryk.
Eksempel: Hvis du leder efter en e-mail-meddelelse, som du har markeret som VIGTIG, og som havde en eller flere vedhæftede filer og er i den aktuelle postkasse, behøver du ikke lade Outlook søge globalt i alle meddelelser, kalenderposter og opgaver. Ved at indtaste søgekriterierne søger Outlook mere effektivt og hurtigt efter den ønskede e-mail.
Det er tilstrækkeligt at markere de relevante parametre. Disse vises derefter med en mørk baggrund og vises i tekst i søgefeltet. Under fanen kan du se alle de meddelelser, der er relevante for de valgte indstillinger, og du finder hurtigt det, du leder efter.
Brug søgeværktøjerne til dybdegående søgninger
Leder du efter en bestemt besked og kan ikke finde den med det samme, på trods af Outlook's professionelle søgefunktion? I dette tilfælde kan det være nyttigt at inkludere søgeværktøjerne under fanen "Søg".
Der finder du forskellige andre muligheder for at søge efter søgeord eller nyheder og for at indsnævre din søgning.
Med den avancerede søgning kan du f.eks. Angive de felter, hvor et søgeudtryk skal forespørges. Du kan også angive, hvem der var modtager eller afsender af meddelelsen. Du får også adgang til Outlook -mulighederne og kan foretage grundlæggende ændringer i den måde, du søger på i dette menuområde.
Tip: Ved hjælp af fanen "Start" og menuområdet "Søg" kan du nemt søge efter adressekontakter i din adressebog uden at forlade konceptområdet for e-mails. For at gøre dette skal du indtaste det relevante søgeudtryk i søgefeltet "Søg efter mennesker".
Resumé: Søgefunktionen i Outlook er effektiv og målrettet
Microsoft Outlook-søgefunktionen giver dig en bred vifte af muligheder for at søge efter mapper, e-mails eller individuelle søgeudtryk i din postkasse. Den nemmeste måde at åbne søgningen på er at bruge tastekombinationen CTRL + E. Afhængigt af dine behov giver søgefunktionen dig mulighed for at søge detaljeret efter søgeord og e -mails og angive adressater eller bestemte tidsperioder.
