Automatiske udfyldningsfunktioner i Excel: Instruktioner

Gem dig selv manuelle indtastninger i Excel med de automatiske udfyldningsfunktioner

Excel tilbyder en række funktioner. Du behøver ikke selv at udfylde mange felter, Excel gør det for dig. Forskellige automatiske udfyldningsmuligheder sparer dig for mange manuelle indtastninger, som vi vil præsentere for dig herunder.

Tip 1: Udfyld tomme celler i Excel -regneark med det korrekte indhold

I nogle Excel -regneark registreres data ikke fuldstændigt, men udfyldes først bagefter. Tænk på en ordreliste, hvor der kun er angivet en ny dato for en ordre, hvis der er en ny leveringsdato.

I datokolonnen indtaster du kun hver dato én gang, i de resterende linjer forbliver den tom. Følgende figur (se skærmbillede) viser, hvordan en sådan liste kan se ud. For at fuldføre Excel -tabellen vil du gerne indtaste indholdet fra cellen ovenfor i alle tomme celler. Du behøver ikke at gøre dette manuelt. Gør følgende i alle versioner af Excel:

1. Vælg det celleområde, hvis tomme celler skal udfyldes, f.eks. Området B2: B15 fra illustrationen.

   

2. Tilkald kommandoen GO TO. Du kan gøre dette i alle versioner af Excel ved hjælp af tastekombinationen CTRL G.

3. Klik på knappen INDHOLD i den viste dialogboks.

4. Aktiver BLANK -indstillingen.

5. Bekræft dit valg med knappen OK.

6. Excel vælger derefter alle tomme celler i det ønskede område. Lad dette valg være aktivt uden at klikke på en anden celle. Indtast et lighedstegn, og tryk på PIL OP. Du vil derefter se referencen til cellen ovenfor i den første tomme celle i området.

7. Afslut indtastningen med tastekombinationen CTRL ENTER. Excel udfylder derefter de valgte celler med den aktuelle formel. Dette får Excel til at fylde alle tomme celler med celleindholdet, der er direkte over dem.

Følgende figur (se skærmbillede) viser, hvordan resultatet ser ud. Excel ændrer automatisk indholdet af cellerne udfyldt på denne måde, hvis der indtastes en anden værdi i referencecellen.

Videotutorial: Auto-udfyld celler i Excel

Tip 2: Lad Excel beregne lineære og eksponentielle fremtidige værdier

Du kan bruge en ekstra funktion til at beregne fremtidige værdier på grundlag af eksisterende værdier. Gør følgende for at gøre dette:

For at gøre dette skal du oprette en række tal med historiske værdier. Jo flere historiske værdier du indtaster, desto mere præcist bliver resultatet.

Marker derefter alle de indtastede tal med de tidligere værdier, og træk kopimaskinens håndtag med højre museknap til den ønskede celle. En kontekstmenu vises nu.

Her finder du Excel -kommandoerne Lineær trend og eksponentiel trend. Med et klik på den ønskede trend fyldes alle celler med de beregnede tal.

Prøv selv, om den lineære eller eksponentielle tendens er mere egnet til dine estimater.

Tip 3: Få år, kvartaler og måneder, dage og tider udfyldt automatisk

Du kan også bruge Excel's udfyldningsmuligheder til at gøre kalendere flotte. Dette fungerer også hurtigt og nemt uden at skrive meget.

1. For at tilføje år skal du indtaste startåret.

2. Brug kopihåndtaget til at trække året ind i den ønskede celle, klik på det smarte tag, der vises, og vælg indstillingen Udfyld dataserier.

3. Hvis du vil oprette kvartaler, skal du skrive Q 1 eller Quarter 1 i en celle. Brug kopieringshåndtaget til at trække posten ind i den ønskede celle. Excel erkender, at disse er kvartaler og fylder kun op til kvartal 4, hvorefter det fortsætter igen med kvartal 1.

4. Hvis du indtaster et månedsnavn i en celle (f.eks. Februar) og trækker det med kopimaskinhåndtaget ind i den ønskede celle, udfyldes månedens navne automatisk til det punkt.