Koordiner aftaler uden en delt kalender

Enhver, der nogensinde har prøvet at koordinere aftaler med flere personer, ved, hvor mange e-mails og opkald dette kan koste, især hvis ikke alle har adgang til en delt kalender via Exchange. Læs dette indlæg for at finde ud af, hvordan du kommer ud

Hvis du har adgang til alle deltageres dagbøger via Exchange, er det ikke svært (afhængigt af arbejdsbyrden) at finde en aftale, som alle har tid til. Det bliver dog svært, når du skal finde en fælles aftale "flyvende blind". Så er det først og fremmest: Kom med forslag til aftaler, indsaml feedbacken, afklare eventuelt telefonisk, om en deltager ikke kan udsætte en aftale, der er planlagt andre steder, og derefter fastsætte den fælles aftale. Afhængigt af Outlook -versionen har du flere muligheder for at indsende de foreslåede datoer:

Du sender deltagerne et udvalg af mulige datoer via e -mail - men det giver kun mening, hvis alle deltagere bruger Outlook.

Du sender deltagerne et udvalg af mulige aftaler i form af iCalendar -filer, som kan åbnes med Outlook og andre kalenderprogrammer. Dette er også muligt med ældre Outlook -versioner.

Du sender et uddrag fra din kalender med den relevante periode til de andre deltagere. De kan enten se, hvor der stadig er aftaler i din kalender, eller hvilke aftaler du foreslår. Da dataene skrives direkte ind i e-mail-teksten og vedhæftes som en iCalender-fil, er dette den mest "brugervenlige" variant, som brugere, der fører en papirkalender, også er glade for. Denne mulighed er dog kun tilgængelig fra Outlook 2007 og fremefter.

Som et alternativ er det webbaserede aftaleværktøj "Doodle" tilgængeligt-dette passer også til dem, der nægter elektroniske kalendere.

Ifølge en undersøgelse i Schweiz har omkring halvdelen af alle internetbrugere en papirkalender - især kvinder foretrækker papirkalendere. Kalenderudtrækkene fra Outlook- eller iCalendar -filer kan naturligvis ikke importeres til en sådan "analog" kalender. En webtjeneste som www.doodle.com kan hjælpe her. Heri opretter du en tabel med mulige datoer og sender et link til tabellen til alle adressater. De åbner linket og markerer alle de datoer, de har tid til. Så snart en af de inviterede personer har indtastet datoerne, modtager du en meddelelse som den inviterende part. Dette giver dig mulighed for at udfylde undersøgelsen, når alle har svaret.

Der er nu også Doodle-plug-ins til Outlook, Exchange og andre kalenderværktøjer. Du kan bruge dette til at synkronisere dine poster i Doodle med den elektroniske kalender. Et ekstra browser-plug-in giver adgang til Outlook-adressebogen, hvilket gør det lettere at sende invitationer til deltagerne.

Send valgte datoer

Den enkleste variant, forudsat at alle modtagere bruger Outlook: Du indtaster foreslåede datoer i din kalender og sender dem til de personer, du vil invitere. Aftalerne er vedhæftet e-mailen som Outlook-aftalefiler og kan overføres til kalenderen af modtageren ved at dobbeltklikke. Hvis afsenderen har Outlook 2007 eller 2010, kan han også indsætte aftaledata i form af tekst i meddelelsen (og / eller vedhæfte dem som en Outlook -fil).

1. Indtast først de foreslåede datoer i kalenderen.
2. Åbn en ny besked.
3. Udfyld afsender og emne.
4. I Outlook op til version 2003 skal du klikke på den lille pil til højre for parentesikonet (indsæt fil) og derefter videre element (i Indsæt-Menu der er ingen kommando element). Klik på fanen i Outlook 2007 og 2010 Indsæt i gruppen Fastlåse på Outlook -element.
5. Vælg kalenderen.
6. I Outlook op til version 2003 er der kun mulighed for højre under knapperne Indsæt som: vedhæftet fil at vælge. (Hvad den anden mulighed for Kun tekst som for det meste er nedtonet, kunne vi ikke finde ud af.) Det betyder, at aftalerne er vedhæftet som en Outlook -kalenderfil. Hvis du bruger Outlook 2007/2010, kan du indtaste aftaledata (emne, dato, klokkeslæt) ved hjælp af indstillingen Indsæt som: Kun tekst kopiere til meddelelsesteksten.
7. Klik på Okayfor at lukke dialogboksen og vende tilbage til meddelelsesvinduet.
8. Hvis du har Outlook 2007/2010, kan du vedhæfte aftalerne som filer og få dataene skrevet til e-mailen som tekst. For at gøre dette skal du gentage trin 4 til 7 og ringe en gang Indsæt som ren tekst og en gang Indsæt som: vedhæftet fil slutningen.
9. Afslut og send beskeden.

Send kalenderuddrag med Outlook 2007/2010

Med Outlook 2007 og 2010 kan ikke kun individuelle aftaler sendes via e-mail, men også kalenderudtræk, dvs. alle aftaler fra en valgt periode. Du kan angive præcist, hvilke detaljer der skal sendes:

1. Åbn en ny besked.
2. Udfyld afsender og emne.
3. Vælg på fanen Muligheder det HTML -format - Kalenderuddrag kan kun sendes med HTML -mail.
4. Klik i tekstfeltet.
5. Åbn registret Indsæt og klik her under Fastlåse på kalender.
6. Vælg den kalender, du ønsker.
7. Indtast i feltet Datointerval den periode, der skal tages i betragtning. Hvis du har muligheden her Angiv datoen du kan frit vælge start- og sluttidspunkt.
8. i marken detalje angive, om alle detaljer om aftaler, kun tilgængelighed og emne eller bare status (Gratis, reserveret, fraværende henholdsvis. Med forbehold) skal vises.
9. I feltet herunder kan du afgøre, om kun aftaler inden for de arbejdstider, der er defineret i din Outlook, skal kommunikeres.
10. Klik derefter på Fade ind.
11. Her har du mulighed for at vise detaljer om aftaler markeret som "private" og sende vedhæftede filer til aftaler.
12. Angiv endelig, om aftalerne skal vises i form af daglige skemaer eller blot som en liste. Listevisningen er klarere.
13. Luk dialogen med Okay.
14. Outlook indsætter nu dataene i meddelelsesteksten i form af en iCalendar -fil (udvidelse ".ICS"), som andre kalenderprogrammer også kan læse. Afslut og send beskeden.

Koordinere aftaler

Hvordan du vurderer de inviteredes svar for at se, hvornår alle er ledige, afhænger af dine præferencer og antallet af inviterede - og selvfølgelig også af den form, hvor svarene kommer tilbage:

• Hvis de fleste svar indeholder Outlook- eller iCalendar -filer, anbefaler vi at indtaste dem i en anden Outlook -kalender, f.eks. B. "Planlægning" kaldes, og som åbnes til dette formål ved siden af den faktiske kalender.
• Hvis der er mere end fem inviterede og flere foreslåede datoer, bliver Outlook -løsningen forvirrende. Så er det bedst at oprette et Excel -regneark: deltagerens navne vandret, de foreslåede datoer lodret (eller omvendt, hvis der er flere aftaler end deltagere). I cellerne skal du markere, hvilken person der kunne deltage i hvilken aftale.

Send bekræftede aftaler

Så snart du har besluttet dig for en aftale, skal du informere de andre deltagere. Det tilrådes at sende aftalen til deltagerne i form af en iCalendar -fil. Du kan overføre den til din kalender ved at dobbeltklikke på ICS-filen. Desuden skal du skrive aftaledataene i e-mailen for de personer, der ikke har en elektronisk kalender.

Du kan naturligvis sende aftalen i form af en mødeindkaldelse. Men kun brugere af Outook kan gøre noget med det. Derudover er nogle modtagere lidt mærkelige, hvis de modtager en e-mail med valgmulighederne “Accepter”, “Med forbehold”, “Afvis” og “Foreslå et andet tidspunkt”, selvom du allerede har aftalt.

I øvrigt fungerer dette ikke kun i de nyere Outlook -versioner, men allerede i Outlook 2000.

Du kan oprette en iCalendar -fil som følger:

1. Åbn aftaleposten.
2. Ring til kommandoen Fil → Gem som på.
3. Vælg som filtype iCalendar -format (* .ics).
4. Sørg for, at du har muligheden Gem den aktuelle aftale er valgt (i Outlook 2007/2010).
5. Indtast et filnavn, og vælg placeringen.
6. Gem filen.
7. Inkluder ICS -filen som en vedhæftet fil i den e -mail, du sender til deltagerne.