Sådan definerer du en tilbagevendende aftale og får Outlook til at indtaste den i kalenderen så ofte som nødvendigt.
Nogle aftaler finder sted igen og igen: det ugentlige teammøde, afdelingslederkonferencen hver første onsdag i måneden, indsendelse af momsangivelsen en gang i kvartalet, for blot at nævne nogle få. Du kan forenkle indtastningen af sådanne tilbagevendende aftaler i Outlook -kalenderen ved at definere dem som en række aftaler - Outlook tilføjer derefter f.eks. Automatisk en post til teammødet til kalenderen.
Du kan oprette en tilbagevendende aftale som følger:
1. Opret en aftale i kalenderen med det relevante emne, start og varighed, eventuelt med en påmindelse.
2. Klik derefter på "Serietype" i aftaledialogen.
3. Under "Seriemønster" skal du vælge det interval, hvormed følgende aftaler skal indtastes (mere om dette nedenfor).
4. Under "Seriens varighed" skal du indtaste den dato, hvor den første af aftalerne skal begynde. Derefter kan du afgøre, om den tilbagevendende aftale skal slutte efter et bestemt antal aftaler eller på en bestemt dato. Især til aftaler med en høj gentagelsesfrekvens, er det tilrådeligt at begrænse antallet (først og fremmest) for ikke at puste Outlook -kalenderen unødigt op.
5. Luk dialogboksen "Tilbagevendende aftale", og gem og luk aftaledialogen (så snart du har foretaget alle indtastninger i den).
Seriemønster:
Outlook tilbyder følgende gentagelsesintervaller:
-
Dagligt: Her kan du angive, om aftalen skal finde sted hver dag, hver 2., hver 3. osv. Dag. Derudover er det muligt at begrænse udnævnelserne til kun arbejdsdage.
-
Ugentlig: Her kan du bestemme, hvilken ugedag udnævnelsen skal finde sted. Du angiver også, om aftalen skal gentages hver uge, hver anden uge eller med et højere interval.
-
Månedlig: Også her har du mulighed for at afgøre, om aftalen finder sted hver måned, hver 2. måned eller med et højere interval. Du angiver også, om aftalen skal gentages på en fast dato (f.eks. Den 14. i hver måned) eller på en bestemt ugedag (f.eks. Den første mandag i måneden).
-
Årligt: For den årlige gentagelse angiver du også, om det er en fast dato eller en bestemt dag i en bestemt måned. "Hver 10. oktober" er for eksempel ideel til jubilæer eller fødselsdage.
En alternativ metode til at oprette en række aftaler er som følger: Højreklik på det tidspunkt i kalenderen, hvor aftaleserien skal begynde, og åbn kommandoen "Ny række aftaler". Dialogboksen beskrevet i trin 3 ovenfor vises med det samme; så snart du har udfyldt den, skal du stadig definere emnet og varigheden for posten.
Bemærk venligst: Hvis du vil redigere en aftale fra en serie senere, spørger Outlook, om ændringen påvirker alle eller kun denne ene aftale. Dette gælder også for sletning af en aftale fra serien.
