I stedet for at skrive de samme e-mails igen og igen, f.eks. Som svar på kundehenvendelser, kan du gemme allerede formulerede e-mails som skabeloner og til enhver tid ringe til dem igen.
Uanset om du arbejder i supportafdelingen, i kundeservice, i personaleafdelingen, i regnskab eller som freelancer: Du bliver helt sikkert nødt til at sende e-mails med det samme eller lignende indhold og måske med de samme vedhæftede filer igen og igen . Det kan være svar på kundehenvendelser, afslag på ansøgninger, regelmæssige rapporter (hver med nye vedhæftede filer) eller invitationer til møder.
I sådanne tilfælde giver Outlook mulighed for at gemme færdige (eller halvfærdige) e-mails som skabeloner og hente dem når som helst. Hvis det er nødvendigt, kan du derefter skrive tilføjelser til e-mails, vedhæfte filer eller lignende. Skabelonfunktionen i Outlook er også velegnet, hvis du gemmer mere omfattende information i aftalen eller opgaveposter eller i mødeforespørgsler, som ofte følger det samme mønster. Skabeloner til noter kan også oprettes og hentes.
Definer skabeloner til e -mails
Du definerer en skabelon til e-mails som følger:
- Skriv og formater mailen. Hvis det er nyttigt, vedhæft de nødvendige filer. Med mange mailskabeloner kan det også være praktisk at indtaste mailmodtagerne med det samme.
- Så snart du er færdig med e-mailen, skal du kalde kommandoen FIL >> GEM som.
- I feltet FILTYPE skal du vælge FORVENTNINGSSKEMA (* .oft).
- Indtast et meningsfuldt filnavn, og klik på GEM.
- Du kan nu sende den åbnede mail eller lukke den.
Proceduren for at definere skabeloner er den samme i de forskellige Outlook -moduler. Vi beskriver dem derfor kun i denne artikel ved hjælp af e-mail-skabeloner.
Hvis du bruger Word som din mail-editor, kan du ikke gemme formaterede e-mails som skabeloner i Outlook til og med version 2003. Hvis du åbner kommandoen FIL >> GEM som i Outlook -meddelelsesvinduet, som beskrevet ovenfor, kan du vælge mellem en lang række filformater, men ikke OFT -formatet (Outlook -skabelon).
Selvfølgelig kan du gemme den formaterede meddelelsestekst i en Word -fil og hente den senere. Word registrerer ikke indstillinger som emne, modtager eller vedhæftede filer, så du bliver nødt til at indtaste disse oplysninger manuelt.
Et lille trick hjælper dog med at gemme e-mails som skabeloner, selvom du bruger Word som din mail-editor: Sluk midlertidigt for Word som din mail-editor. For at gøre dette skal du kalde kommandoen EKSTRA >> MULIGHEDER >> E-MAILFORMAT i Outlook og deaktivere den tilsvarende indstilling under MEDDELELSESFORMAT.
Hvis du allerede har komponeret og formateret e-mailen, vil du stadig ikke kunne gemme den som en Outlook-skabelon-deaktivering af Word træder kun i kraft for nye e-mails.
Det arbejde, du allerede har udført, har imidlertid ikke været forgæves:
- Gem først mailen som et kladde ved at trykke på CTRL + S eller bruge kommandoen FIL >> SAVE.
- Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du deaktivere Word som e -mail -editor som angivet ovenfor.
- Åbn nu den gemte e -mail i mappen "Kladder", og åbn derefter kommandoen FIL >> GEM som - "Outlook -skabelon (* .oft)" er nu tilgængelig som gemmeformat.
- Når du har defineret alle skabeloner, skal du genaktivere Word som maileditor.
Hurtig adgang til skabeloner
Hvis du bruger Outlook-skabeloner til at gøre din e-mail-kommunikation mere effektiv, har du sikkert allerede irriteret dig selv over den besværlige måde, hvorpå skabeloner kaldes op i Outlook.
Du kan få adgang til dine skabeloner meget mere bekvemt, hvis du opretter en separat mappe i din indbakke. Åbn derefter blot skabelonerne ved at dobbeltklikke på den post, du ønsker i skabelonmappen.
Du kan også oprette mapper til de respektive skabeloner i de andre Outlook -moduler. Du kan få skabelonmappen sådan:
- Brug Fil >> Ny >> Mappe eller CTRL + SKIFT + E til at oprette en ny mappe i indbakken eller i den personlige mappe. Så at mappen er øverst på mappelisten, skal du indtaste en understregning som det første tegn, f.eks. "MALER".
- Åbn den nyoprettede mappe i Outlook.
- I Windows Stifinder skal du åbne den mappe, hvori Outlook -skabelonerne gemmes. Normalt er dette mappen "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Arranger nu Explorer og Outlook -vinduerne, så begge kan ses side om side på skærmen.
- Vælg dine e-mail-skabeloner i Stifinder, og træk dem med venstre museknap trykket ind i den nye gruppe Mine skabeloner.
I Outlook 2007 skal du besvare sikkerhedsspørgsmålet fra billedet med ÅBEN, når du åbner en skabelon. Så denne forespørgsel ikke vises hver gang en skabelon hentes fra mappen, skal du deaktivere indstillingen BEKRÆFT ALTID, FØR DU ÅBNER DENNE FILTYPE. Vær dog forsigtig med at modtage skabeloner via e -mail og kun åbne skabeloner fra kilder, du kender godt.
