Udover de talrige funktioner i Excel, hvormed professionelle regneark kan opsættes effektivt, er talformaterne også vigtige, så seeren af en tabel kan forstå dens merværdi og kerneudsagn på et øjeblik.
For at opnå dette er det nyttigt at arbejde med brugerdefinerede talformater i Microsoft Excel. Brugerdefinerede talformater er nyttige, hvis du f.eks. vil vise et bestemt antal decimaler eller formatere tal i forskellige enheder. Individuelle talformater kan også være nyttige, hvis individuelle kriterier skal lægges vægt på, f.eks.B. negative tal eller værdier, der er uden for et bestemt interval.
I denne artikel lærer du ud fra to forståelige praktiske eksempler, hvordan individuelle talformater skabes i Microsoft Excel i celleområdet, og hvor merværdien af individuelle talformater ligger.
Hvordan indstilles brugerdefinerede talformater i Excel?
Det første praktiske eksempel viser i detaljer, hvorfor individuelle talformater i Excel kan være nyttige og effektive:
En virksomhed administrerer en omfattende liste over varedata i et Excel-regneark. I første kolonne er et varenummer angivet som et sekscifret nummer. På grund af en softwarespecifik ændring i varestyringsprogrammet skal hvert artikelnummer med øjeblikkelig virkning foranstilles med en identisk bogstavkode. Det nye format er opbygget således, at bogstaverne altid er adskilt fra tallene med et punktum.Derudover er tre cifre altid adskilt af et punktum.
Efter anvendelse af det individuelle talformat bliver det gamle varenummer 730452 til varenummeret: ABC.730.452.
For at formatere det nye varenummer individuelt i Excel i nogle få trin skal du bruge et brugerdefineret talformat og fortsætte som følger:
I eksemplet skal du vælge cellerne B2 til B8. I vores eksempeltabel indeholder disse de artikelnumre, der skal konverteres. I det næste trin skal du bruge tastekombinationen CTRL 1 til at åbne dialogboksen FORMAT CELLER. Kommandoen virker i alle Excel-versioner.
Aktiver fanen TAL.
Klik på BRUGERDEFINERET under KATEGORI i dialogboksen.
" I TYPE-feltet skal du indtaste følgende formateringsinstruktion: ABC.."
Bekræft endelig den brugerdefinerede formatering med OK-knappen. Tallene vil herefter vises i den ønskede form i dit regneark.
Vigtigt: Bemærk, at tilpasset formatering faktisk ikke føjer tekst og punktum til tallene. Du kan se dette, når du klikker i inputlinjen.
Artikelnummeret vises der i dets originale format. Denne tilgang, som du implementerer ved hjælp af anførselstegn i det brugerdefinerede talformat, har den fordel, at du stadig kan få adgang til tal til beregning i Excel. Dette ville ikke længere virke, når det blev konverteret til tekst.
Hvordan kan du konvertere indholdet ved hjælp af en tabelfunktion?
I tilfælde af at bogstaverne og punkterne faktisk skulle optræde i cellen, er der intet alternativ til at konvertere talformatet til tekst. For at formatere tal i tekst skal du gøre følgende:
Indsæt en hjælperkolonne ved siden af artikelnummerkolonnen. Heri er varenumrene forsynet med tekst og prikker ved hjælp af en formel.
Hvis det første tal er i celle A2, og du vil have kolonne C til at fungere som en hjælpekolonne, skal du indtaste følgende formel i celle C2:
"=ABC.&VENSTRE(A2;3)&.&HØJRE(A2;3)"
Formlen viser varenumrene i den ønskede form i tabellen. Samtidig går de numeriske værdier tabt, når formlen bruges, så man ikke kan foretage yderligere beregninger i kolonne C eller tallene kan behandles videre.
Kopiér formlen langt nok ned i hjælpekolonnen. Kopier derefter hjælpekolonnen til udklipsholderen og indsæt den igen ved at bruge kommandoen PASTE CONTENT med indstillingen VALUES. Formlerne erstattes af de faktiske varenumre.Du kan slette kolonnen med de gamle artikelnumre, hvis du ikke længere har brug for dem.
2. Eksempel: Hvordan kan du gemme brugerdefinerede talformater i Excel?
I det andet eksempel kan du se, hvordan du kan bruge det brugerdefinerede talformat i Excel til professionelt at formatere kreditkortnumre i Excel. Kreditkort bliver mere og mere populære og er blevet uundværlige i virksomheders og privates betalingstransaktioner. Excel giver ikke et integreret format til korrekt visning af kreditkortnumre, hvis seksten cifre norm alt vises i blokke af fire. Med det samme skal den ønskede repræsentation være nem at implementere ved hjælp af følgende brugerdefinerede talformat.
Dette format får blokkene til at blive vist i celleområdet i tabellen.Det sidste ciffer erstattes dog altid af et nul. Grunden til at vise nullet er, at Excel maksim alt kan behandle 15 cifre. Af denne grund vil hvert 16-cifrede kreditkortnummer altid blive vist med et nul i slutningen.
For at vise kreditkortnummeret korrekt, skal kreditkortnumre indtastes som tekst. Du kan opnå dette ved at sætte et citat foran det eller ved at tildele tekstformatet på forhånd.
På trods af tekstvisningen nås det faktiske mål med at vise kreditkortnumrene som blokke af fire ikke ved at ændre formatet. I lighed med det første eksempel er løsningen at indsætte en ekstra hjælpekolonne, hvor du kan udlæse det ønskede display ved hjælp af en formel.
Hvis du f.eks. indtastede kreditkortnummeret i celle B1, kan du bruge følgende formel til at vise det i blokke af fire i celle C1:
"=VENSTRE(B1;4)& &PART(B1;5;4)& &PART(B1;9;4)& &HØJRE(B1;4)"
Ved at bruge hjælpekolonnen kan kreditkortnummeret vises korrekt og efterfølgende behandles.
Uanset om du bruger et brugerdefineret talformat til at vise varenumre individuelt, til at opbygge kreditkortnumre i blokke af fire - det er afgørende, at talformatet er struktureret på en sådan måde, at brugerne hurtigt kan absorbere den vigtigste information.