Sådan struktureres dine Word -dokumenter korrekt
Word tilbyder brugerne mange forskellige muligheder for at designe tekstdokumenter i henhold til forskellige krav eller individuelle ideer. Ikke kun skrifttypeindstillinger, men også layout og formatering af dokumenterne kan justeres. Især hvis du bruger Word ofte og regelmæssigt bruger en bestemt tekststruktur, kan du have stor gavn af funktionen i "formatskabelonen". Men hvordan opretter du en skabelon i Word? Og hvordan redigerer du dem?
Skabelon i Word: hvad er det egentlig?
Er dit arbejde ikke begrænset til et bestemt format? Skal du skifte mellem forskellige teksttyper? Du kan gemme forskellige brugerskabeloner i Word og få adgang til dem når som helst. Dette giver dig mulighed for at oprette dokumenter med lille indsats og hurtigt fylde dem med det passende indhold.
Under visse omstændigheder vil der samle sig et par skabeloner i dit arkivsystem. For at bevare overblikket kan du sortere disse eksempeldokumenter i det respektive opgaveområde. På denne måde finder du det endnu hurtigere, når du leder efter en bestemt stil. Men hvordan kan formatskabeloner integreres i dit dokument?
Et overblik: strukturer og rediger tekster tydeligt
Du finder et udvalg af formatskabeloner på menubåndet under fanen "Start". Som standard definerer Word forskellige niveauer for overskrifter i forskellige skrifttyper og størrelser, hvilket hjælper med at standardisere tekstdokumenter. Derudover skiller overskrifter sig så godt ud fra tekst- eller billedindhold.
Brugen af skabelonerne tillader også hurtigere navigation i et dokument. Som regel finder du det såkaldte "navigationsområde" på venstre side af siden i Word. Hvis dette ikke er synligt for dig, skal du gøre følgende:
-
Vælg fanerne "Vis".
-
I området "Display" kan du kontrollere felterne "Lineal", "Gitterlinjer" og "Navigationsområde".
-
Så snart du markerer "Navigationsområde", vises navigationslinjen til venstre.
-
Klik her på "Overskrifter", så overskriftsstrukturen vises i navigationslinjen.
Word viser alle definerede overskrifter og underoverskrifter her. Ved at klikke på det målrettede tekstfelt i navigationsområdet kan du nemt skifte mellem de lag, du har oprettet.
Skal du følge specifikke retningslinjer for formatering af brødtekst og overskrifter? Modtog du specifikke instruktioner om, hvordan slutningen af dokumentet skulle se ud? Words forslag opfylder ikke altid kravene fra virksomheder, skoler eller personlig smag. Hvis du derefter bruger din tilpassede skabelon, kan du være sikker på, at den fremstår ensartet og opfylder dine specifikationer.
Praktisk og individuelt: Words formatinspektør
Af denne grund kan skabeloner tilpasses. Mens Microsoft Word ofte angiver en bestemt skriftstørrelse, skrifttype, specifik linjeafstand og valget mellem berettiget, højre eller venstre berettiget, er der stadig omfang her: Du kan foretage ændringer af indstillingerne, som du ønsker.
Hvis du vil redigere en formatskabelon eller oprette et nyt mønster, skal du åbne fanen "Start" i menubåndet. Her finder du feltet "Formatskabeloner". Klik på den lille pil i nederste højre hjørne. Afhængigt af versionen af Word har du forskellige muligheder på dette tidspunkt. Følgende funktioner er tilgængelige for dig:
- Ny stil skabelon
- Formatinspektør
- Tjek stilarter
- Muligheder
Du kan kun se symboler her i stedet for de angivne udtryk. For eksempel står et “A +” for “New Format Template”. Klik på symbolet for at åbne det tilsvarende vindue.
Under "ny formatskabelon" kan du definere nye skabeloner til tekstformatering efter dine egne ideer eller i samråd med din arbejdsgiver. "Formatinspektøren" er derimod en assistent, der kontrollerer for dig, om de tidligere definerede formatskabeloner overholdes - svarende til "Kontrol af formatskabelonen". Under "Indstillinger" kan du f.eks. Bruge det aktuelle dokument som grundlag for oprettelse af en ny skabelon.
Godt organiseret: Sådan holder du styr på tingene i Word
Hvis du har besluttet at oprette individuelle brugerskabeloner i Microsoft Word, kan eksempeldokumentet gemmes på et passende lagersted. For at kunne åbne filerne hurtigt på det rigtige tidspunkt, skal den respektive mappe være let at finde.
Fordi store mængder data hurtigt kan akkumuleres på en computer, er din organisation særligt vigtig her. Word foreslår forskellige lagringsplaceringer afhængigt af filtypen. Samtidig giver Office -programmet dig mulighed for at vise alle tilgængelige formatskabeloner.
Du kan dog ikke kun få adgang til brugerskabeloner, men også bruge individuelle, færdige tekstmoduler via listevalg. Ud over grafik kan dokumenterne sættes sammen i en mappe og placeres i en separat og passende mærket lagerplads under dit brugernavn.
Brug potentialet: Brug Word -funktioner korrekt
Takket være variable tekstmoduler kan din tekst ikke kun oprettes i få trin, du kan bruge et par andre funktioner til at foretage yderligere individualiseringer. Afhængigt af hvilke krav dokumentet i sidste ende skal opfylde, kan du indsætte et par elementer, der får teksten til at se mere tiltalende ud.
Grafik, separate tekstfelter, citater og hyperlinks, der skiller sig ud fra resten af teksten, appellerer ofte til især læsere og vækker deres interesse. En indholdsfortegnelse, en kildeliste, forfatternes navne og dato- og sidetal er normalt en del af det formelle grundlæggende, som de fleste dokumenter indeholder.
Hvis mere end én person arbejder med en fil, kan det hjælpe at inkludere den sti, hvorfra dokumentets filplacering er tilgængelig i tekstens sidehoved eller sidefod. Dit brugernavn er muligvis synligt i menuen, så alle, der arbejder med teksten, kan se, hvem der har oprettet eller redigeret dokumentet.
Skabeloner og andre funktioner: gør dokumenter tiltalende
De forskellige funktioner i Word giver dig også mulighed for at revidere eksisterende skabeloner. Hvis du vil foretage rettelser, kan du f.eks. Bruge funktionen "Find og erstat". Hvis du bemærker en fejl i din skabelon, efter at du allerede har gemt den i en mappe, kan du stadig integrere dine ændringer og opdatere dokumentet. Posten kan derefter åbnes i den aktuelle version.
Når du opretter en side, kan du bruge knappen til at gøre brug af forskellige feltfunktioner. Udover makroer kan du eksempelvis indsætte biltekster i din tekst med blot et par klik, som du har formuleret på forhånd og gerne vil bruge ofte. Selvom du hurtigt kan ringe op og aktivere kommandoer, der bruges regelmæssigt med makroer, kan du bruge denne funktion til at indarbejde tekstfelter eller grafik i dit dokument.
Godt at vide: Sådan arbejder du effektivt med Microsoft Word
I det professionelle hverdag er ikke kun skabeloner og funktioner som makroer eller tekstmoduler nyttige elementer i Word. Du kan gemme enhver fil som en PDF. Dokumenterne kan derefter sendes hurtigt og kan ikke længere let ændres af andre mennesker.
Office -programmet giver dig også mulighed for at lave oversættelser og oprette formbreve. På denne måde kan du nå ud til mange modtagere ikke kun hurtigt, men også effektivt. Alt i alt tilbyder Microsoft Word dig en praktisk måde at håndtere en lang række krav til tekstoprettelse. Du kan få et struktureret overblik over funktionerne i menubåndet i Office -programmet.
Spørgsmål og svar
Hvordan opretter jeg en formatskabelon eller en brugerskabelon i Word?
Vælg fanen "Start" på menubåndet. Kig derefter efter feltet "Format skabeloner" i den øverste bjælke. Her finder du en lille sort pil: Hvis du klikker på denne, åbnes et andet felt. I det nederste område finder du de muligheder, der er tilgængelige for dig til redigering af skabeloner. "Ny formatskabelon" eller et plus -symbol angiver muligheden for at oprette en ny skabelon.
Hvilke indstillinger kan jeg foretage for mine skabeloner?
Giv først din formatskabelon et brugernavn. På denne måde kan du finde mønsteret igen senere i menuen eller i den ønskede fillagringsplads. Du kan derefter angive, hvilken type dokument det er. Opretter du en bordskabelon? Eller en prøveliste? I de andre indstillinger kan skrifttype og størrelse samt afstand og markeringer også angives.
