4 måder at beskytte Word -dokumenter på

Sådan opsættes et skrivebeskyttet dokument

Gang på gang arbejder mange forskellige forfattere på et projektteam sammen om et Word -dokument. Der er forskellige muligheder for at beskytte Word -dokumenter, så der kun foretages de ændringer og redigeringer, der er aftalt i fællesskab. Du kan også forhindre tab af Word -filer på grund af driftsfejl eller hardwareproblemer ved at tage specifikke sikkerhedskopieringstrin.

Lagring og beskyttelse af Word -dokumenter: Hvorfor er det så vigtigt

Arbejdet med Microsofts tekstbehandlingsprogram Word er blevet en integreret del af både den professionelle og private hverdag. Word er en af en række programmer, der stammer fra almindelige kontoropgaver og først blev offentliggjort under navnet Microsoft Office.

Microsoft opdaterer regelmæssigt versionerne af Office -programmerne med nyttige nye funktioner. Med den rigtige baggrundsviden om Word-håndtering kan Word på den ene side individualiseres og udvides med Word-tilføjelser på den anden side. Du har også mulighed for specifikt at fastslå kompatibiliteten af Word -versioner og beskytte dine tekstfiler.

Word -dokumenter skal beskyttes, især i vigtige spørgsmål. Ikke kun det uforudsete tab på grund af at glemme at gemme, men også behandlingen af uautoriserede tredjeparter medfører undgåelige gener. Derudover kan beskadigelse eller tab af Word -dokumenter på grund af hardwareproblemer også undgås med passende omhu og fremsyn.

Let at gemme: Tab aldrig Word -filer igen med 4 tricks

I Word -opgaveområdet er der - afhængigt af versionen - forskellige, men lige effektive muligheder for sikkerhedskopiering af Word -dokumenter.

Ud over den klassiske lagringsproces med tastekombinationen "CTRL + S" eller under fanerne "Fil" og "Gem som", tilbyder Word andre elegante muligheder for at beskytte et dokument.

1. Gem alle dokumenter bekvemt med et klik med musen

Afhængigt af den anvendte Word -version kan alle dokumenter, der åbnes på et givet tidspunkt, gemmes på én gang. Du risikerer ikke længere ved et uheld at glemme en tekstfil og miste dine redigeringer.

Mens Word 2003 og ældre versioner udfører en sådan kommando ved hjælp af en tastaturgenvej, kræver lagring af alle dokumenter i nyere versioner tilføjelse af knapindstillingen.

2. Sikkerhedskopier automatisk med en lokal sikkerhedskopi

Der er også mulighed for at arbejde med sikkerhedskopier. Igen afhænger det af den version af Word, der bruges. Der er dog altid mulighed for at indstille "automatisk backup". Dette fungerer med en sikkerhedskopi af dokumentet eller med automatisk gendannelse.

I den første variant oprettes en kopi af Word -filen, der er gemt en gang med udvidelsen WBK, på computeren, så snart det originale dokument behandles. Hvis det originale dokument er beskadiget eller går tabt under behandlingen, kan kopien derefter bruges.

Installation af denne funktion i baggrunden kræver færre museklik og adskiller sig lidt mellem Word 2007 eller nyere og ældre versioner. Efter et par klik opretter Word permanente automatiske sikkerhedskopier og beskytter dig mod datatab.

3. Word vil tage sig af filens sikkerhedskopi med automatisk gendannelse

Automatisk gendannelse er også en Word -funktion, der hjælper med at beskytte dine tekstfiler. Selvom tilsvarende backupfiler til 2007 og nyere konfigureres manuelt ved hjælp af funktionen automatisk gendannelse under "Ekstra" eller "Ordindstillinger", indeholder nyere versioner en bestemt knap på knappen.

Efter aktivering af funktionen én gang, oprettes backupfiler for hvert Word -dokument, der oprettes i det følgende uden yderligere handling. Brugere af nyere Word -versioner finder "automatisk gem" -kontrollen direkte under "Start" i øverste venstre område af proceslinjen. Den automatiske beskyttelse aktiveres ved at flytte controlleren til højre. I nogle få trin kan du dog stadig tilpasse det interval, hvormed en kopi uploades:

1. Vælg "File" og klik på "Options".

   

2. Klik på "Gem" i venstre side af vinduet.

   

3. Og indstil den ønskede tid under "AutoRecover information hvert XY minut".

   

4. Kontroller, om du har markeret de to flåter til venstre foran tekstlinjen, og bekræft din indtastning ved at klikke på "OK".

Uanset hvilken måde du vælger - Word understøtter dig pålideligt i at beskytte alle dokumenter.

4. Undgå datatab: Find let gemte Word -tekster igen

Det kan også ske, at du ved et uheld lukker et Word -dokument, efter at du har redigeret det i lang tid uden at gemme det i mellemtiden. Du har ikke specifikt gemt nogen af de ændringer, der er foretaget med funktionen "Gem som". Dette er stort set uproblematisk, da Word 2010 og senere versioner gemmer sådanne dokumenter, som man troede ville gå tabt i baggrunden i flere dage.

Du finder Word -dokumentet under "Fil", "Administrer versioner" og "Gendan ikke -gemte dokumenter". Her finder du oplysninger om, hvordan du gendanner ikke -gemte dokumenter. De genererede tekster er normalt ikke i deres endelige tilstand, men du er normalt sparet for mange arbejdstrin i den komplette nye produktion. Grundlæggende ting som formatering bevares normalt.

Skrivebeskyttelse til dokumenter og sektioner: Konfigurer adgangskoder i Word

Især når man arbejder i projektteam, opstår komplekse og til tider flerdelte dokumenter. Adgangskoder kan indstilles for at beskytte disse Word -dokumenter mod uautoriseret adgang og uautoriserede ændringer. Kun dem, der er i besiddelse af det korrekte og aktuelle kodeord, har ret til at redigere tekstdokumentet. Sådan gemmes et dokument i skrivebeskyttet tilstand forklares nedenfor for alle versioner fra Word 2010 og fremefter.

1. Gå til "Information" under "File".

   

2. Klik på "Beskyt dokument", og vælg "Krypter med adgangskode" i rullemenuen.

   

3. Indtast den ønskede adgangskode i det angivne felt, og bekræft din indtastning.

   

Et vigtigt tip er at skrive adgangskoden ned på et sikkert sted. For hvis du ikke har adgangskoden, er det også forbudt at redigere det originale dokument. Derefter åbnes kun den skrivebeskyttede version.

Individuelle dokumentområder kan også være beskyttet med adgangskode. Hvis du kun ændrer bestemte passager i en arbejdsgruppe, men andre allerede er i deres endelige version, kan dette være meget nyttigt.

Tip: I øvrigt kan du fjerne dokumentbeskyttelsen ved at gentage ovenstående trin og kun lade kodeordfeltet være tomt. I stedet for at kryptere dokumentet dekrypterer du det - men processen forbliver den samme. Det kan derefter åbnes igen uden særlig adgangstilladelse.

Beskyt Word -dokumenter: Begræns redigering og adgang i Microsoft Word

Under “File” og “Information” finder du også andre måder at beskytte dokumentet på. For eksempel har du mulighed for at begrænse redigering eller adgang.

Hvis du begrænser redigeringen, kan et udvalg af tilladte og ikke -tilladte ændringer bestemmes:

• Kan kommentarer skrives, besvares eller tages hånd om?
• Kan visse stilarter bruges og andre ikke?
• Hvilken formatering skal overskrifter gives, hvilken skal gå med kontinuerlig tekst?

Du bestemmer, hvilke elementer og aspekter i dit tekstdokument, der kan ændres på hvilken måde.

Hvis adgangsrettigheder trækkes tilbage fra medarbejderne i et projektteam, med undtagelse af nogle få, kan adgangsrettigheder imidlertid også individualiseres. Alt du skal gøre er at indtaste organisationens tilknytning eller navnene på de relevante autoriserede personer i området "Beskyt dokument". De resterende kolleger er udelukket fra at redigere et Word -dokument fra dette tidspunkt. Dette er især nyttigt for aspekter, der er relevante for databeskyttelse.

Konklusion: Beskyttelse af Word -dokumenter - meget let takket være de relevante tricks

Word -dokumenter kan beskyttes på forskellige niveauer - før, under og langt uden afslutning. Der er muligheder for at gendanne dokumenter, der menes at være tabt, og automatisk oprette sikkerhedskopier.

Derudover kan der kun oprettes skrivebeskyttede dokumenter, og aspekter som f.eks. Behandlingstypen eller tilladelse til adgang kan defineres. Med de passende tricks mister du ikke længere Word -dokumenter - det være sig i en privat eller professionel kontekst.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke muligheder er der for at beskytte Word -dokumenter?

På den ene side har du mulighed for at gemme alle dokumenter med et klik med musen, oprette automatiske sikkerhedskopier og automatisk gendanne tidligere versioner og Word -filer, som man mente var tabt. På den anden side kan skrivebeskyttede dokumenter oprettes fra begyndelsen, og redigering og adgang kan også begrænses.

Hvordan beskytter du dokumenter med en adgangskode?

Gør følgende for at tildele et kodeord til et dokument:

1. På startknappen skal du klikke på "File" og derefter på "Information".
2. Gå til "Beskyt dokument", og vælg "Krypter med adgangskode" i rullemenuen.
3. Indtast adgangskoden, og bekræft den.