Excel: Overfør aftaler til Outlook -kalenderen

Overfør automatisk oplysninger fra Excel -tabeller som kalenderposter til Outlook

I vores digitaliserede verden er mobile enheder som smartphones, tablets eller smartwatches blandt de vigtigste dagligdags ledsagere. De er nyttige på mange måder og hjælper mennesker med at organisere og strukturere deres daglige rutine effektivt. Dette gælder især den digitale kalender, hvis aftaler overføres i realtid til alle mobile enheder, når du bruger Microsoft Outlook.

• Samtidig er det ikke usandsynligt, at du vil modtage aftaler i en Excel -liste i dit faglige eller private miljø. Disse kan f.eks. Sendes som en Excel -fil af en kunde eller leverandør som en del af et projekt. I stedet for at overføre eller udskrive data og oplysninger manuelt i Outlook, kan aftaler udarbejdes i Excel på få trin, så de automatisk overføres til din Outlook -kalender. Inden importen er der mulighed for enten:
• i en personlig kalender eller
• gemmes i en gruppekalender, der bruges af flere teammedlemmer.

Overfør Excel -aftaler til Outlook -kalenderen - 3 enkle trin i Excel

I ældre versioner af Microsoft Excel og Microsoft Outlook var det muligt at læse en Excel -fil direkte i Outlook. Aktuelle versioner som Outlook 365 eller Outlook 2022-2023 kan ikke importere Excel-filer. Af denne grund er det nødvendigt at konvertere filen til CSV -format på forhånd i Excel.

Gør følgende for at importere aftaler fra Excel til din Outlook -kalender:

1. I det første trin skal du om muligt give din aftaleliste de kolonnetitler, der er angivet til aftaler i Excel. Blandt andet er følgende egnede:

   Emne, starter på, starter kl, slutter kl, hele dagen begivenhed, påmindelse til / fra, påmindelse kl, påmindelse kl, placering og andre feltnavne.

   Du kan bruge navnene på en ny aftale i Microsoft Outlook som en vejledning til kolonneoverskrifterne.

   

2. I det næste trin skal du gemme Excel -projektmappen som en CSV -fil (adskilt af en separator) og lukke den.

3. Efter lagring adskilles CSV -filen med et semikolon. Imidlertid kræver Outlook en fil adskilt af kommaer til import. For at udveksle tegnene skal du åbne den oprettede CSV -fil i Windows 10 -editoren og erstatte hvert semikolon med kommaer under EDIT - REPLACE.

   

4. Gem derefter filen under det samme filnavn, og skift til Microsoft Outlook.

Import af Excel -data til Microsoft Outlook - hvad du bør vide

Når du har åbnet Microsoft Outlook, skal du følge nedenstående trin for at importere dataene fra Excel.

1. Aktiver den ønskede kalender.

2. Ring til kommandoen IMPORT / EXPORT i menuen FIL.

3. I import- / eksportguiden skal du vælge posten IMPORT FRA ANDRE PROGRAMMER ELLER FILER og klikke på knappen NÆSTE.

   

4. I det næste vindue skal du vælge posten "Værdier adskilt med kommaer" og klikke på NÆSTE.

   

5. I vinduet FIL TIL IMPORT klikker du på BROWSE og vælger aftalefilen.

   

6. I valgmulighederne skal du beslutte:

   • Om eksisterende poster skal erstattes af de importerede kalenderposter,
   • Uanset om sammenstødsdatoer indtastes to gange eller
   • Om dubletter ikke skal importeres til enhver tid.

   Efter at have klikket på NÆSTE, kan du vælge den ønskede kalender som målmappe.

7. I det næste trin bliver du spurgt, om de aftaler, der er angivet som et område, skal importeres. Efter at have klikket på FINISH, tilføjes aftalerne automatisk til kalenderen.

   

8. Du finder aftalerne i din Outlook -kalender efter importen.

   

Vigtig: For at importen af kalenderdata fra Microsoft Excel kan fungere gnidningsløst, er det afgørende, at feltoplysningerne indtastes korrekt. For data betyder det, at formatet DD.MM.ÅÅÅÅ skal vælges. Som minimum skal tider indtastes i formatet HH: MM, så de kan læses af Microsoft Outlook. Du har også mulighed for at indtaste kategorier. Bemærk, at kun én kategori overføres pr. Aftale.

Hvis du bruger dine egne feltnavne, vil Microsoft Outlook bede dig om at tildele felterne manuelt, før du importerer dem.

Overførsel af Excel -aftaler til Outlook -kalenderen - procedure op til Office 2010

Hvis du vil importere kalenderposter i Outlook fra Excel -filer, skal du gøre følgende frem til Office 2010 eller ældre versioner:

1. Giv din aftaleliste følgende kolonneoverskrifter (uden anførselstegn): "Begynder dato, emne, begynder dato, slutdato, kategori, placering og heldagsbegivenhed.

2. Under alle omstændigheder skal du sørge for, at navnene er skrevet uden mellemrum. Dette er vigtigt, så Outlook senere kan læse dataene korrekt.

3. Indtast de specifikke aftaledata i linjerne under disse overskrifter, eller kopier dem fra en anden tabel.

4. Fremhæv din aftaleliste fra den første celle til den sidst anvendte.

5. Indtast et navn i feltet Navn, f.eks. "Aftaler" (igen uden anførselstegn). Navnefeltet findes til venstre for redigeringslinjen, som vist i følgende figur:

   

6. Bekræft indtastning af navnet med Enter -tasten.

7. I det sidste trin skal du gemme projektmappen og lukke Microsoft Excel. Åbn derefter Microsoft Outlook.

Import af kalenderposter til Microsoft Outlook

Importen af kalenderposter fra Microsoft Excel ligner den aktuelle version af Microsoft Outlook. I modsætning til Outlook 365 har ældre versioner af Outlook mulighed for at læse i en Excel -fil direkte. Det mellemliggende trin via CSV -filen er ikke nødvendigt. Dataene kan læses ind som følger:

1. I det første trin skal du aktivere den ønskede kalender.

2. Ring til kommandoen IMPORT / EXPORT i menuen FIL. I import- / eksportguiden skal du vælge posten IMPORT FRA FORANDRINGSPROGRAMMER ELLER FILER og klikke på knappen NÆSTE.

3. I det næste vindue skal du vælge MICROSOFT-EXCEL og klikke på NEXT.

4. I vinduet FIL TIL IMPORT klikker du på BROWSE og vælger aftalefilen.

5. I valgmulighederne bestemmer du, om eksisterende poster skal erstattes af de importerede elementer, om der skal indtastes dobbeltaftaler, eller om dubletter ikke skal importeres.

6. Efter at have klikket på NÆSTE, kan du vælge din kalender som målmappe. I det næste og sidste trin bliver du spurgt, om de aftaler, der er angivet som et område, skal importeres. Efter at have klikket på AFSLUT, tilføjes aftalerne til kalenderen.

Konklusion: Det er let at importere data fra Excel til Outlook

I stedet for at indtaste aftaler fra Excel i hånden i Microsoft Outlook, kan kalenderposter eksporteres og importeres automatisk i få trin.

I ældre Office -versioner er det muligt at importere Excel -filer direkte til Outlook. I nuværende versioner er import kun mulig via en kommasepareret CSV-fil. Importguiden til Microsoft Outlook guider brugerne gennem importprocessen. På denne måde kan du automatisk integrere en eller flere aftaler i din kalender i Microsoft Outlook inden for få minutter eller alternativt bruge en gruppekalender.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen mellem en CSV -fil og en Excel -fil?

Excel -filer repræsenterer det specifikke Excel -format og kan læses af Microsoft Excel og andre kompatible programmer. CSV står for kommaseparerede værdier og angiver også et filformat, hvor dataene adskilles med kommaer eller semikolon. Udvidelsen af filnavnet er .csv. CSV -filer er kendetegnet ved deres høje grad af kompatibilitet og kan derfor bruges mellem forskellige computerprogrammer og operativsystemer.

Hvilke funktioner har importguiden i Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook er designet til at behandle og importere forskellige filformater. Outlook har en import / eksport -assistent til denne funktion. Dette forenkler blandt andet importen af CSV -filer eller VCF -filer fra andre programmer eller operativsystemer. Guiden guider automatisk brugerne gennem en forespørgsel og importerer eller eksporterer derefter de nødvendige oplysninger.