Hvis du arbejder koncentreret om en opgave, er det tilrådeligt at fjerne alle former for forstyrrelser eller at minimere dem så meget som muligt. Dette inkluderer også forstyrrelser fra indgående e -mails og fra skrivebordsmeddelelser, når de modtager e -mails.
Angiv, hvor ofte Outlook henter e-mails
I de fleste tilfælde er det ikke nødvendigt for Outlook at kontrollere postkassen på serveren hvert tiende minut eller mere og downloade de nye e-mails. Undtagelse: Du skal besvare ordrer eller kundeforespørgsler, hvilket skal ske med det samme. I langt de fleste tilfælde er det tilstrækkeligt for Outlook at kontrollere e-mails en gang i timen eller hver halve time.
Og hvis dit arbejde kræver, at du koncentrerer dig om én opgave i lang tid, er det tilrådeligt, som beskrevet på forrige side, kun at kontrollere dine e-mails på bestemte tidspunkter. Derefter bør du slukke for automatisk e-mail-hentning helt.
Hvis du hurtigt venter på en bestemt e-mail, kan du når som helst hente e-mailen ved at trykke på F9-tasten eller knappen Send modtag udløser.
Hvis du vil angive, hvor ofte Outlook henter e-mails, eller hvis du vil deaktivere automatisk e-mail-hentning, skal du gøre følgende:
- I Outlook op til version 2007 kalder du kommandoen Værktøjer → Indstillinger og åbn registret E -mail opsætning. I Outlook 2010 ringer du Fil → Indstillinger og åbn registret Udvidet.
- Klik på Send modtag.
- Vælge Alle konti og skift indstillingen Inkluder denne gruppe i indsendelsen (under Indstillinger for gruppen "Alle konti") a.
- I feltet nedenfor skal du enten skifte til indstillingen Automatgear hvert X. minut helt eller du tænder den og indtaster den ønskede frekvens bag den - f.eks 60 Referat.
- Hvis du bruger offline -tilstanden, skal du gentage trin 3 og 4 for det.
- Hvis du ikke vil foretage andre indstillinger for individuelle konti, skal du lukke dialogerne.
- Hvis e-mails, der modtages på en bestemt konto, skal kontrolleres oftere, skal du forlade dialogen Leveringsgrupper (se trin 6) og fortsæt som følger:
- Vælge Alle konti og klik på For at redigere.
- Vælg den konto, som andre indstillinger skal gælde for, og fjern markeringen foran den Inkluder konto i denne gruppe. Luk dialogen med Okay.
- Klik derefter på Ny. Indtast navnet på den konto, som den særlige regulering skal gælde for, og klik på Okay.
- Skift indstillingen i den dialogboks, der nu åbnes Inkluder konto i denne gruppe og klik på Okay.
- Vælg kontoen. Aktiver muligheden for dette Automatgear hvert X. minut og indtast det ønskede interval.
- Luk alle dialoger.
Slå skrivebordsunderretninger fra
Hvis du automatisk tjekker e-mails hvert par minutter, men ikke behøver at blive konstant informeret om nye indgående e-mails, er det tilrådeligt at slukke for skrivebordsmeddelelsesfunktionen i Outlook. Så viser Outlook ikke et meddelelsesvindue eller et bogstavikon i et par sekunder for hver ny e-mail og afspiller heller ikke en lyd.
Gå frem som følger i Outlook op til version 2007:
- Ring til kommandoen Værktøjer → Indstillinger på.
- Klik på E -mail muligheder og så videre Avancerede e -mail -muligheder.
- Vend under Når der kommer nye varer i indbakken alle fire muligheder.
- Luk dialogerne.
Gør følgende i Outlook 2010:
- Ring til kommandoen Fil → Indstillinger på.
- Åbn registret e-mail.
- Skift de fire muligheder herunder Når der kommer nye beskeder og luk dialogen.
