Du kan bruge filterfunktionen til kun at vise de opgaver, der opfylder visse kriterier.
Outlook har en filterfunktion til opgaverne. Dette giver dig mulighed for at filtrere de opgaver, der opfylder visse kriterier, ud fra de mange opgaver, du har defineret. Du kan f.eks. Vise alle opgaver, som du har tildelt en bestemt medarbejder, som har en bestemt forfaldsdato, eller som har et bestemt emne.
Gør som følger for at filtrere:
1. Kald kommandoen "Vis, Aktuel visning, Tilpas aktuel visning" eller i Outlook 2003 "Vis, Arranger efter, Aktuel visning, Tilpas aktuel visning".
2. Klik på knappen "Filter".
3. Du finder alle de vigtige filterkriterier på fanen "Opgaver". Hvis du f.eks. Vil filtrere efter et udtryk i emnet, i noterne eller ofte anvendte tekstfelter i opgaverne, skal du indtaste udtrykket i feltet "Søg efter" og vælge, hvor du vil søge i feltet "In" .
4. Hvis du vil søge efter status for opgaverne, skal du vælge dette i feltet "Status".
5. Hvis du vil filtrere efter forfaldsdatoen eller et andet tidspunkt, skal du f.eks. Vælge "Forfald" (eller det relevante tidspunkt) i feltet "Tid" og perioden eller klokkeslættet i feltet ved siden af det.
6. Hvis du har tildelt opgaven til en person via e-mail, skal du vælge modtageren i feltet "Sendt til".
7. Omvendt kan du filtrere opgaver, der er tildelt dig via e-mail, ved hjælp af feltet "Fra".
8. Hvis du vil, kan du naturligvis kombinere flere kriterier.
9. Mere omfattende filterfunktioner findes på fanen "Avanceret". Her kan du f.eks. Filtrere efter kategorier, efter prioritet eller ved at angive “% done”. For at gøre dette skal du bruge knappen "Felt" til at vælge hvilket felt der skal filtreres og derefter indtaste det relevante kriterium.
10. Luk dialogerne med "OK".
Nu vises kun de opgaver, der opfylder de indtastede kriterier, på opgavelisten.
Hvis du vil fjerne filteret igen, skal du kalde kommandoen "Vis, (Arranger efter,) Aktuel visning, Tilpas aktuel visning" og klik på "Filter" og derefter på "Slet alle" (dette betyder: "Slet filterindstillingerne" ), ikke "slet alle data".
En anden note: Hvis dialogboksen i din Outlook ikke indeholder fanen "Forespørgselsgenerator", kan du opgradere denne fane som beskrevet i denne vejledning.
