Sådan opretter du en digital signatur
Underskrifter er afgørende i mange forskellige sammenhænge. Mens livet bliver mere og mere digitaliseret, både privat og professionelt, virker mulighederne for at logge på en pc eller smartphone begrænsede. Microsoft Word tilbyder forskellige tids- og papirbesparende måder at indsætte underskrifter på. Men: Ikke alle alternativer har samme juridiske status som en manuel signatur.
Hvorfor overhovedet indsætte en signatur i Word?
Hvem kender ikke dette problem? Du modtager dokumenter og kontrakter, der skal underskrives via e-mail, og nu skal du møjsommeligt udskrive og underskrive, kun for at sende dem tilbage som en scanning. Denne proces kan forenkles takket være Word. Hvis du ikke ejer en printer eller vil spare papir af hensyn til miljøet, er der alternativer til signering.
Men hvad betyder det egentlig at underskrive - og svarer en digital signatur til en manuel? Med din underskrift afgiver du en hensigtserklæring i vid forstand. Det være sig på en salgskontrakt, en leje- eller ansættelseskontrakt eller en garanti. Kun med din underskrift bliver det juridisk bindende.
Dette er dog ikke den eneste grund til at tilføje en underskrift. Underskrifter giver også dokumenter mere professionalisme og identificerer klart forfatterskab. Desuden beskytter signaturer mod svig: Din manuelle signatur er unik og derfor forfalskningsfri. Det tjener også til pålideligt at identificere dig på lang sigt. Men gælder det også for en digital signatur?
Sikkerhed først - hvad er en digital signatur?
EIDAS -forordningen (Electronic Identification And Trust Services) definerer kravene til gyldighed og troværdighed af elektroniske signaturer i hele EU. Denne "service til elektronisk identifikation og tillidstjenester" angiver tre niveauer: den enkle, den avancerede og den kvalificerede elektroniske signatur. Da privat brug hovedsageligt er begrænset til de to første sikkerhedsniveauer, henviser de følgende forklaringer kun til dette.
Signaturen på pakkebærerens tablet er lige så meget en simpel elektronisk signatur som indsættelse af en scanning med den manuelle signatur i et dokument. Sidstnævnte fungerer uden problemer i Word, men accepteres ikke for hvert nummer. En tredjepart kan også indsætte en scanning af din signatur.
Den avancerede elektroniske signatur giver langt mere beskyttelse, fordi der også bruges et digitalt certifikat her. Det bekræfter klart din identitet - i modsætning til at scanne en manuel signatur. Certifikatet udstedes af en betroet tredjepart og består af et id og en pinkode. Efter signering videresendes filen i krypteret form og kan ikke længere ændres fra det tidspunkt.
Signer manuelt: klassisk og sikker på papir eller tablet
Der er forskellige muligheder for at tilføje en manuel signatur til dit Word -dokument.
Scan signaturen og placer den i Word: Sådan fungerer det
Du indsætter din signatur i et Word -dokument ved hjælp af en scanner eller en scanningsapp til smartphone eller tablet:
Skriv din signatur på et stykke papir.
Brug en app eller printer til at scanne signaturen.
Hent scanningen på din computer, og brug billedredigeringsfunktionerne i Word til at beskære til den ønskede størrelse.
Gem den redigerede grafik af din signatur som en billedfil.
Efter at have klikket på "Indsæt", skal du vælge knappen "Billeder" og derefter "Denne enhed". Et nyt vindue åbnes, hvor du kan se mappestrukturen på din computer. Find billedfilen med din signatur og placer den i den ønskede position ved at klikke på "Ok" i slutningen af dialogboksen.
Godt at vide: Med Mac er det muligt at scanne og gemme en signatur i PDF -filer, som derefter også kan overføres til Word.
Opret en professionel signaturlinje til signaturen
For at få signaturen til at se mere professionel ud, kan du også arbejde med en signaturlinje. Fordi dette kan markeres med navn, dato og titel eller jobtitel på underskriveren. Gør følgende for at gøre dette:
-
Gå til fanen "Indsæt" i Word -båndet.
-
Klik på Signaturlinje i højre side af båndet, og vælg "Microsoft Office Signature Line" i rullemenuen.
-
Indtast fornavn, efternavn og position for den person, der underskriver, samt deres e-mail-adresse, hvis det er relevant, og en note i felterne i dialogboksen.
-
Foretag et valg ved at indstille eller fjerne markeringen for automatisk tilføjelse af tidspunktet for signaturen og godkendelse af kommentarer.
-
Klik på "Ok" for at bekræfte dine indtastninger.
Dette dokument kan nu udskrives og underskrives af den udpegede person. Der er dog også en måde at signere digitalt på signaturlinjen.
Tegn digitalt - en intelligent og sikker løsning
Hvis du vil tilføje en digital signatur til et Word -dokument, skal du bruge standard Word -funktioner eller udvidelsesmuligheder.
Signer signaturlinjen med et billede eller frihåndsfunktioner
Hvis der er en signaturlinje, kan signaturen indsættes på to forskellige måder. Enten indsætter du et billede eller en scanning af din signatur, eller du underskriver i hånden fra en mobiltelefon eller tablet -pc. Bemærk, at dette kun er muligt fra Word til Microsoft 365. Gør følgende for at tilføje signaturfilen:
Hvis dit navn endnu ikke er under signaturlinjen, skal du indtaste det i feltet "Fornavn, efternavn".
Klik på Vælg billede, og vælg indstillingen Vælg signaturbillede.
Find den ønskede fil på stedet.
Bekræft dit valg ved at klikke på "Vælg" med venstre museknap.
Manuel signatur via touchpad
På den anden side kan der også tilføjes en manuel signatur til signaturlinjen fra en touchpad:
Klik på blækindstillingerne på din tablet eller smartphone.
Sæt din manuelle signatur på det angivne sted på signaturlinjen.
Da du normalt ikke vil ændre et signeret dokument, er det tilrådeligt at gemme hele dokumentet som en PDF -fil, efter at det er blevet underskrevet. Dette beskytter det også mod ulovlige ændringer.
Tip: Hvis du derimod foretrækker en digital signatur inklusive et tidsstempel og dermed endnu mere sikkerhed, skal du blot dobbeltklikke på signaturlinjen for at videresende den til forskellige certificeringsmyndigheder som GlobalSign. Disse fungerer som en slags autoritet, der udsteder dig et midlertidigt certifikat til digitale signaturer. Certifikatet kan sammenlignes med et digitalt identifikationsdokument og er i nogle tilfælde pålagt et gebyr. Det gør det imidlertid også muligt at indsætte en avanceret elektronisk signatur i overensstemmelse med eIDAS -forordningen.
Brug Word-tilføjelsesprogrammer til elektroniske signaturer: Sådan fungerer det
Word-tilføjelser gør det også lettere at signere et dokument digitalt. Tilføjelser er normalt gratis udvidelsesmuligheder til Microsoft Word. Fordelen i forhold til en app - dvs. en mobilapplikation til din mobile enhed - er den enkle implementering i det eksisterende Word -program. Et tilføjelsesprogram er simpelthen et værktøj, der er tilgængeligt for dig til alle fremtidige opgaver inden for tekstdesign med Word.
De to tilføjelsesprogrammer "DocuSign" og "AdobeSign" er ideelle til at signere vigtige dokumenter. Du kan bruge Adobe til at indsende elektroniske signaturer på alle tre sikkerhedsniveauer. Desuden muliggør denne udvidelse til Word tilføjelse af kommentarer og tildeling af bestemte passager specifikt til adressaten.
Dette ved derefter, hvor hans underskrift er påkrævet, og hvor han skal lade signaturlinjen stå tom. Skaberen af et dokument sporer samtidigt, hvem af underskriverne, der allerede har underskrevet, og hvis signatur stadig venter. Begge tilføjelser er sikre og sparer også tid og papir.
Logning i Word: Office gør pen og papir til en konkurrence
Med Word har du mange muligheder for at gøre tekster mere tiltalende og professionelle. Du kan formatere tekst eller vise overskriftsskabeloner i indholdsfortegnelsen. Du kan også sikre et sammenhængende udseende ved at tilføje referencer. Lister og specialtegn kan også indsættes for at illustrere, men også videnskabeligt korrekt repræsentation - for eksempel fra matematikfelter eller fremmedsprog. Sidst men ikke mindst hjælper Word dig med at kontrollere orddeling, skrifttyper og skrifttyper.
En anden måde at designe dokumenter professionelt på er at tilføje signaturer til Word. En underskrift giver dit dokument mere alvor, men også en juridisk bindende karakter. Uanset om det er en salgskontrakt, en leje- eller ansættelseskontrakt, udtrykker en underskrift, at du accepterer indholdet af et dokument. Den digitale signatur i Word repræsenterer således et vigtigt skridt i retning af et mere moderne, effektivt og miljøvenligt design af forskellige koordineringsprocesser i private såvel som i erhvervslivet.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan kan jeg indsætte en signatur i Word?
Du indsætter en signatur i Word ved at placere den på et ark papir, scanne den og indsætte den som en grafik på det ønskede sted i Word -dokumentet. Hvis du har en touchpad, kan du underskrive ved hjælp af Words blækindstilling. Dette fungerer dog kun med Microsoft Word 365. En anden måde er at signere en signaturlinje med en certificeret digital signatur, hvis det kræves. Word kan også opgraderes med nyttige udvidelser - såkaldte tilføjelsesprogrammer - f.eks. “AdobeSign” fra Adobe.
Hvad er en signaturlinje?
Signaturlinjen er en særlig signaturlinje, som du kan tilpasse med fornavn, efternavn, professionel stilling og andre detaljer om underskriveren. Grafikken over en signatur kan indsættes på linjen, underskrevet med hånden ved hjælp af touchpad eller med et certifikat.
Er signaturer sikre på computeren?
Elektroniske signaturer, som du foretager på en pc, tablet eller smartphone, er juridisk bindende i forskellige grader afhængigt af de krav, de opfylder. EU's eIDAS -regulering definerer tre sikkerhedsniveauer. Selvom kun en simpel elektronisk signatur er påkrævet for pakkeaccept af postbudet, kræves i det mindste en avanceret, hvis ikke en kvalificeret elektronisk signatur til vigtige spørgsmål som f.eks. Indgåelse af kontrakter. I Word kan du kun indsætte en avanceret signatur efter at have købt et tilsvarende certifikat.
