Outlook -kontakter - indstillinger, tips og tricks

Bliv Outlook -professionel på få trin

Alle kender situationer, hvor de leder efter et telefonnummer, en e-mail-adresse eller kontaktoplysninger og kan ikke finde det. Især i tidskritiske øjeblikke kan søgning i en adressebog med håndskrevne noter eller et "rod af papir" være nervepirrende. Stress og hektisk, når du søger efter kontakter, adresser eller telefonnumre, hører fortiden til med Microsoft Outlook. Ud over den professionelle afsendelse af e-mails indeholder Outlook en standard kontaktfunktion, som forskellige digitale adressebøger, kontaktlister og distributionslister kan administreres med.

Du kan åbne Outlook -adressebogen ved at klikke på knappen Adressebog. Det kan genkendes ved, at det repræsenterer to mennesker. Alternativt kan du indtaste søgeordet "adressebog" i søgemuligheden i det øverste område af Outlook. Dette fører dig også til lagerområdet for dine kontakter.

Microsoft Outlook tilbyder brugerne forskellige funktioner til import, opdatering og sikkerhedskopiering af kontakter. Ud over muligheden for at indtaste kontaktdata manuelt i adressebogen, er der andre muligheder, som kontakter kan vises tydeligt og arkiveres med.

Kontaktfunktionen i Outlook et overblik

Hvis du ser på kontaktfunktionen i Microsoft Outlook, bemærker du straks, at softwaren tilbyder flere muligheder end bare at gemme eller slette kontakter.

For eksempel har du mulighed for at oprette dine egne kontaktgrupper for at videresende e-mails til en vennekreds eller til en bestemt gruppe mennesker. Brug af kontaktlister eliminerer manuel og fejlsøgning efter individuelle kontakter, når der sendes en besked til flere personer. I underpunktet "Nye elementer" kan du sende en e-mail direkte fra kontaktfunktionen, indkalde til et møde eller oprette en personlig opgave. Dette fungerer også under posten "Kommuniker".

Underpunktet "Skift visning" er også interessant og praktisk.I dette område finder du flere muligheder for at vise dine kontakter. Du kan f.eks. Finde dine kontakter i:

• Listeformular,
• Som visitkort eller
• Brugerdefinerede

display for at sikre klarhed. Med indstillingen Vis er der altid mulighed:

• Output specifikke kontaktlister,
• Gem som PDF eller
• At udskrive.

Især i erhvervslivet og også i den private sektor er der situationer, hvor du skal videresende kontaktoplysninger til en anden person med et klik. Dette fungerer i posten "Frigiv" via menupunktet "Videresend kontakt." I vinduet, der åbnes, får du mulighed for at indtaste kontaktoplysningerne:

• Som Outlook visitkort eller
• Send som en Outlook -kontaktperson.

Modtageren kan derefter overføre de modtagne personoplysninger til deres personlige adressebog i Microsoft Outlook med et klik.

Hvis du gerne vil dele hele din adressebog, kan du gøre dette ved at klikke på menupunktet "Del kontakter." Du kan også bruge modtagne, eksterne adressebøger via punktet "Åbn delte kontakter".

Microsoft Outlook giver brugerne mulighed for i fællesskab at bruge adresser, personlige data og fuldføre adressebøger i et team, oprette kontakter, få dem indsat og dele dem. Dette er især interessant i virksomheder eller i klubber. Fælles brug kan også være en fordel i familieområdet.

I menupunktet "Kategorier" kan du kategorisere dine kontakter i farve med klare knapper eller markere dem som private. Du kan også bruge søgefunktionen i adressebøger til nemt at finde individuelle kontakter ved navn eller andre kontaktoplysninger. Søgefunktionen med forskellige felter er særlig interessant, når et stort antal kontakter skal administreres.

Sammenfattende tilbyder Microsoft Outlook mange muligheder for at organisere og arkivere personlige kontakter og dele kontakter med andre.

I Microsoft Outlook kan du administrere forskellige adressebøger for at arkivere dine kontakter adskilt fra hinanden. Dette er vigtigt, hvis du f.eks. Professionelt vil adskille forretnings- og personlige kontakter. Du kan:

• En standard adressebog eller
• En samling adressebøger eller adresselister,

Bruges til at gemme og arkivere navne, e -mail -adresser og andre oplysninger. Hvis du bruger Outlook med en Exchange Server -konto, oprettes der som standard en global adresseliste (GAL). Dette er nødvendigt, så alle brugere af Exchange, for eksempel i en virksomhed, kan få adgang til de samme kontakter.

Opret adressebøger i Outlook

Hvis du gerne vil oprette en anden digital adressebog bortset fra de eksisterende adressebøger, fungerer dette i henhold til følgende instruktioner:

1. Skift til underpunktet Kontoindstillinger i menuen Filer.

   

2. Under "Tilføj eller fjern konti eller rediger eksisterende forbindelsesindstillinger" kommer du til en ny sektion, hvor du kan oprette en anden adressebog i dialogvinduet.

   

3. Klik på "Ny", og vælg derefter, om du vil integrere en anden adressebog eller en LDAP -katalogtjeneste. Et LDAP -internetkatalog er en tjeneste, der søger i biblioteker på andre servere for at finde navne, kontakter eller andre oplysninger. Microsoft Exchange -brugere kan ikke tilføje en ny Outlook -adressebog.

Hvorfor skal du gemme kontakter og beholde en adressebog i Outlook

En adressebog i Microsoft Outlook kan sammenlignes med en analog notesbog eller telefonbog, som mange mennesker stadig arbejder med. I dette indtastes nye adresser løbende, data opdateres eller kontakter slettes i hånden. En digital adressebog i Outlook opfylder de samme opgaver. Det danner rammen om kontakterne og kontaktoplysningerne, som kan vises i forskellige kontaktgrupper og kontaktmapper. Microsoft Outlook udvikler sit fulde potentiale, når programområderne kontakter, kalender og e-mail-beskeder ses og bruges som en uadskillelig enhed.

En anden grund til, at vigtige kontakter skal gemmes i Outlook, har at gøre med såkaldt junk mail. Outlook har en indbygget junk mail-funktion og filtrerer uønskede meddelelser eller reklamemail ud. På grund af specifikke søgeord i en meddelelse er det muligt, at vigtige meddelelser, der ikke er spam, også filtreres fra. Du kan forhindre dette ved at gemme alle kontakter i adressebogen. Outlook genkender kontakter og tilføjer dem til listen over sikre afsendere. På denne måde har du garantien for, at vigtige meddelelser fra venner eller forretningspartnere ikke fejlagtigt vil blive betragtet som spam af systemet. Hvis du ved et uheld har føjet en vigtig kontaktperson til listen over blokerede afsendere, kan du fjerne blokken ved at klikke på fanen "Blokerede afsendere".

En anden, praksisrelevant funktion, hvor kalenderfunktionen og opgavelisten samarbejder, er den såkaldte genindsendelse til kontakter. Denne indstilling giver dig mulighed for at tilføje vigtige kontakter til dine opgaver i Outlook. Hvis du f.eks. Skal ringe til en kontaktperson om tre dage og ikke vil indstille en aftale i Outlook -kalenderen, kan du også overføre kontakten til din opgaveliste.

Hvor mange kontakter er nyttige og mulige i Outlook

I en analog adressebog kan du hurtigt miste overblikket over dine kontakter. Hvis adressebogen er sorteret efter bogstaver, fyldes højfrekvente tegn som B, S, M eller N hurtigt op. Konsekvensen er, at nye navne og kontakter ikke kan tilføjes klart og vises i margenen. Dette kan ikke ske med en digital adressebog, da utallige poster kan administreres i Microsoft Outlook. Af denne grund pålægger Microsoft ikke en grænse for, hvor mange kontakter der kan gemmes i Outlook. Et par hundrede eller flere tusinde forskellige kontakter kan gemmes i adressebogen med alle deres detaljer. Hvis du vil administrere mange kontakter, bør du fokusere på at være forsigtig, når du opretter.

Hvis du har et stort antal kontakter, skal du tilføje så mange detaljer som muligt til en person. Dette øger chancerne for at finde den person eller virksomhed, du leder efter, når du leder efter kontakter. Dårligt udfyldte kontaktoplysninger er kontraproduktive og fører til ekstra arbejde.

Tip: Sørg især for at indtaste for- og efternavn på din kontaktperson i den korrekte kolonne. Ellers kan det være en stor udfordring at finde kontakten igen i en senere søgning.

Eksporter eller importer kontakter eller adressebogen

Import eller eksport af individuelle kontakter eller komplette adressebøger, distributionslister og kontaktgrupper er let muligt i Outlook. For eksempel, hvis du får en ny bærbar computer, kan du overføre dine kontakter og adressebøger til en anden pc med blot et par klik. Det er også muligt at dele en adressebog med andre mennesker eller kolleger. Her er det vigtigt at overholde autorisationer og autorisationsniveauer.

Ud over at eksportere eller importere Outlook -adressebøger, som du kan genkende ved .pst -filtypen, kan du også konfigurere adressebøger fra andre programmer i Outlook. For eksempel kan du nemt åbne og læse en gammel Windows -mailkonto, der blev vedligeholdt under Windows Vista. For at gøre dette har du brug for datafilen fra Windows Mail. Dette læses ind med Microsoft Outlook import- og eksportassistent. Guiden til import og eksport findes under Filer> Åbn og eksporter.

Du har derefter flere muligheder. Åbn ældre Windows Mail -datafiler med det tredje markeringsfelt “Import / Export.

Slet dublerede kontakter - sådan fungerer det

Efter brug af Outlook er det normalt, at den ene eller den anden kontakt duplikeres i Outlook. Dette kan især ske, hvis flere personer redigerer kontaktlisten i Microsoft Exchange. Det er ikke svært at fjerne dubletter fra adressebogen, da Outlook har en omfattende sorteringsfunktion i kontaktlisten. Hvis du vil finde ud af, hvilke dublerede kontakter der er til stede i din Outlook, skal du gøre følgende:

1. I området Outlook -kontakter skal du navigere til fanen Vis.

2. Klik på den første listepost "Skift visning."

3. Skift visningen fra "Personer" til "Liste" eller "Telefon".

   

4. Et vindue åbnes, hvor du derefter kan sortere dine kontakter efter forskellige kriterier og filtrere og slette alle dublerede kontakter.

5. Hvis det er nødvendigt, kan du eventuelt markere vigtige kontakter, som du regelmæssigt kommunikerer med som favoritter i adressebogen.

6. Hvis du vil udskrive en tilpasset adresseliste, skal du bruge en brugerdefineret visning med en anden rækkefølge i stedet for standardvisningen. På denne måde kan du sortere alle relevante kontaktfelter individuelt og modtage en udskrift med de oplysninger, der er vigtige for dig. Grundlæggende giver det mening at udskrive flere kontakter og bruge udskrevne kontaktlister ud over de digitale adresselister.

7. Du kan slette en kontakt ved at åbne valgmenuen med den højre knap. I det nederste område af dialogboksen finder du menupunktet "Slet".

   

Videotutorial: Sådan oprettes og gemmes en ny kontakt i Outlook

Opret nye kontakter professionelt

Hvis du gerne vil oprette en ny kontakt, kan dette gøres med et klik i kontaktområdet i Outlook. Dette fungerer næsten identisk i Outlook som i adressebogen i Windows Vista eller Windows XP. For at gøre dette skal du først navigere til Ny kontakt i menuen Start under "Ny".

Når du har klikket på "Ny kontakt", åbnes et vindue med forskellige inputmuligheder:

Det giver mening at fylde inputmasken og alle muligheder med de vigtigste data og oplysninger om kontakten. For eksempel kan du ud over navn og adresse også indtaste et websted eller en chatadresse eller oprette yderligere noter om kontakten i notefeltet. Dette giver et komplet billede af en person. Især hvis kontakten er ny og ukendt, giver det mening at inkorporere så mange detaljer som muligt. Efter indtastningen lukkes vinduet øverst til højre ved hjælp af knappen "Gem og luk". Kontaktposten vises derefter i standardadressebogen. Inden du indtaster en ny kontaktperson, kan du angive den adressebog, som den skal gemmes i. Det er også muligt at flytte en ny kontaktperson fra standardadressebogen til en undermappe eller tildele den til en kontaktgruppe.

Vedtag automatisk mailadresser som kontakter

I privat eller erhvervsmæssig e-mail er det almindeligt, at der løbende oprettes nye kontakter, som du vil overføre til adressebogen. I stedet for møjsommeligt at overføre kontaktoplysningerne, f.eks. E-mail-adressen og andre personlige data, kan du automatisk vedtage mailadresser som en ny kontakt i Outlook. Dette sker automatisk, så snart du sender en besked til den nye kontaktperson eller svarer på en e-mail.

Det er også muligt automatisk at indtaste alle modtagere af en e-mail i adressebogen. Dette kan være nyttigt og effektivt, når du er en del af en besked til flere adressater, som du gerne vil kommunikere med senere. Ved at gemme dem markeres de nye kontakter som sikre modtagere. Derudover kan du kategorisere kontakterne i en gruppe, så du senere kan skrive til kontaktgruppen med et klik.

Kopier kontakter med et tryk på en knap

Kopiering af kontakter er også interessant og praktisk. Du kan spare dig selv for en masse arbejde med et trin. Kopiering af dataposter er effektivt, blandt andet hvis du skal oprette mange medarbejdere i en virksomhed i Outlook, hvor kun udvidelsen og navnet er forskellige. Med tastaturgenvejene Ctrl + C og Ctrl + V, der kendes i Windows, kan du nemt kopiere kontakterne.

Adskil faxnumre og e -mail -adresser

Nogle brugere beskriver et problem under Outlook, hvor der ved at klikke på feltet "Til" i e-mails, faxnumre også bruges ud over e-mail-adresser. Dette er en forkert sortering i softwaren, der kan ryddes op med et par klik. For at gøre dette skal du forhindre, at faxnumrene vises i dialogboksen "Vælg navn: Kontakter".

Tilslut Skype og Outlook via tilføjelse

Forskellige moderne arbejdsmetoder er opsummeret under paraplyudtrykket "Nyt arbejde". Fleksibel arbejdstid, digitalisering og effektiv kommunikation er en del af New Work. Videoopkald er en velkendt mulighed, der har været stærkt frekventeret, især siden corona-pandemien. De tilbyder mulighed for at komme i kontakt med mennesker overalt i verden til lave omkostninger eller gratis og straks via Skype, Whatsapp eller Zoom.

Skype, som en del af Microsoft -familien, kan let integreres i Outlook. Med Skype er det muligt at planlægge Skype -opkald eller konferencer i Outlook og tildele det enkelte Skype -navn til hver kontakt. Du kan også bruge et tilføjelsesprogram til at forbinde adressebogen i Outlook og telefonbogen i Skype. Dette garanterer, at der ikke er afskedigelser i adresserne, og at der er en ensartet database.

Resumé og konklusion om Outlook -kontakter

Det er ikke svært at organisere kontakter i Microsoft Outlook. Outlook udfolder sit fulde potentiale, når kontakter, e-mails, opgaver og kalenderen bruges som en enhed. Outlook tilbyder blandt andet en sofistikeret import- og eksportassistent, der kan bruges til at importere kontakter fra gamle versioner eller andre programmer. Det er også muligt at eksportere eller dele kontakter, en adressebog eller kontaktlister med andre interne eller eksterne brugere. Kontakter, der har stor betydning, kan markeres som favoritter.

Oprettelse af en ny kontakt i Outlook er mulig uden problemer på grund af den brugervenlige menustruktur. Det er vigtigt at gå forsigtigt til værks, når du opretter nye adresser og ikke forveksle felterne med f.eks. Fornavn og efternavn. Den automatiske lagring af kontakter fra indgående e-mails og den enkle filtrering af dublerede kontakter ved hjælp af en omfattende søgefunktion er også afgørende og relevant for praksis. Microsoft Outlook med dens:

• Modent kontaktområde,
• Mange praktiske muligheder og
• Dens strukturerede overflade

er en garanti for uerfarne brugere såvel som for erfarne brugere til at styre kontakter på en meningsfuld, langsigtet og professionel måde.