Nyttig information og ofte stillede spørgsmål
Enhver, der arbejder meget med Excel, har sikkert allerede oplevet, at ubrugte tabeller og formler efterhånden bliver mere og mere utilgængelige. Dette gør det svært at redigere indhold, der ikke har været tilgængeligt i lang tid. I sidste ende er din egen hukommelse af de funktioner, du selv har bygget, ikke længere stærk nok. For udenforstående kan dette blive virkelig kompliceret. Af denne grund kan det være umagen værd, hvis dine egne tabeller er forsynet med kommentarer og noter, der fremover forklarer, hvad det præcist er.
Indsæt kommentarer i Excel
Nyttige tip fra brugeren til sig selv behøver dog ikke at blive skrevet i de faktiske celler i Excel -dokumentet. Der er en meget mere elegant løsning til dette: Et tekstfelt på højere niveau kan oprettes, der giver mulighed for en kommentar, der kun er synlig på anmodning.
Kopier kommentarer til andre celler
Hvis en note, der allerede er skrevet, skal bruges mere end én gang, behøver den ikke at blive oprettet på ny. I stedet kan indholdet af en eksisterende celle overføres til ledig plads i en ny celle. Denne Excel -kommando kan indsættes hurtigt med et par klik med mus og tastatur.
Hvis du kopierer de samme kommentarer regelmæssigt, kan du gøre det samme i stor skala.
Formater og fremhæv kommentarer i Excel
Ligesom alle andre værdier kan indtastede kommentarer redigeres i deres udseende i en Excel -tabel. Derfor kan ikke kun skrifttypen og størrelsen på den respektive note justeres, men også valget af den anvendte farve. Disse muligheder kan også bruges på samme tid. Dette er især nyttigt, når du vil have visse kommentarer til at skille sig mere ud end andre.
Kombiner datoværdi og tekstkommentar i en celle
Takket være operatøren “&” kan to separate poster kædes sammen. Dette gælder dog ikke for sammenlægning af datoer og tekstindhold. Fordi dette normalt har den konsekvens, at uforståelige sekvenser af cifre gengives. Dette problem kan let løses ved hjælp af en formel.
Sådan vises alle kommentarer i Excel for en oversigt
Sådan kan du få et overblik over alle kommentarer i en tabel:
I Excel 2003 skal du klikke på en af de synlige værktøjslinjer med højre museknap. I den kontekstmenu, der vises, skal du påberåbe kommandoen REVISION. I værktøjslinjen, der derefter vises, finder du ikonet VIS ALLE KOMMENTARER. Hvis du klikker på knappen, vises alle kommentarer i din tabel. Klik på knappen igen for at skjule kommentarerne.
I Excel 2007 eller nyere skal du hente fanen GENNEMGANG på båndet for at bruge knappen. I gruppen KOMMENTARER viser Excel knappen VIS ALLE KOMMENTARER.
Vis altid kommentarer i Excel
Som standard vises personlige noter kun i Excel -dokumentet, hvis de aktiveres med museknappen. Denne grundindstilling er imidlertid ikke et must. En kommando kan bruges til at indstille en kommentar, der skal vises permanent.
Sådan skjules kommentarer helt i Excel -lister
Hvis du vil beholde kommentarerne i din projektmappe uden at Excel viser kommentarnotaterne, skal du gøre følgende:
- I Excel til og med version 2003 kaldes kommandoen TOOLS - OPTIONS. I Excel 2007 skal du klikke på knappen Office øverst til venstre og derefter klikke på knappen EXCEL OPTIONS. I Excel 2010 skal du gå til menuen FIL og derefter klikke på EXCEL OPTIONS.
- Skift til fanen VIS i dialogboksen, der vises (Excel 2007/2010: AVANCERET).
- Aktiver indstillingen INGEN KOMMENTARER OG INDIKATORER.
Efter at have bekræftet med knappen OK, vises kommentarerne ikke længere i regnearket. Selvom du klikker på en celle med en kommentar, kan kommentaren ikke længere ses.
Kommentarerne vil kun være synlige igen, hvis du slukker Excel -indstillingen INGEN KOMMENTARER OG INDIKATORER igen.
I stedet for at skjule alle kommentarerne kan du simpelthen skjule dem i formlerne. Kun autoriserede personer har adgang til dine kommentarer.
Skjul kommentarer i en formel
Hvis du skjuler dine kommentarer i Excel -formler og beskytter tabellen, har kun autoriserede personer adgang til den. Gør følgende for at gøre dette:
Hvis du vil føje en kommentar til en formel, skal du bruge funktionen N. Dette er faktisk kun nødvendigt af kompatibilitetshensyn med andre programmer, men har den flotte bivirkning, at den altid returnerer værdien 0 for tekst.
Så hvis du tilføjer din kommentar som et argument for funktionen N til din faktiske formel, ændres intet i resultatet. Kommentaren er derefter synlig i redigeringslinjen.
Følgende formel tilføjer celler A1 til A15 og indeholder teksten "Kommentar":
= SUM (A1: A15) + N ("Kommentar")
Følgende figur viser brugen af denne formel i en eksempel tabel:
Hvis resultatet af en formel er tekst og ikke et tal, fungerer en kommentar med funktionen N ikke. Derefter kan du bruge en af tekstfunktionerne - for eksempel HØJRE.
Resultatet af følgende formel er teksten "OK" eller en tom celle og er forsynet med teksten "Kommentar":
= HVIS (D1> 500; "OK"; "") & HØJRE ("Kommentar"; 0)
Følgende figur viser brugen af denne formel i en eksempel tabel:
Du skal nu skjule formlen i alle celler, der indeholder en kommentar i formlen. For at gøre dette skal du vælge kommandoen "Celler" i menuen "Format". Aktiver fanen "Beskyttelse" i den dialogboks, der vises. Klik derefter på indstillingerne "Låst" og "Skjult". Bekræft dette med "OK".
Hvis du nu beskytter arket, er formlerne ikke længere synlige. For at gøre dette skal du kalde kommandoen "Beskyttelse" i menuen "Værktøjer" og kommandoen "Beskyt ark" i undermenuen. Vælg den ønskede indstilling i dialogboksen, og bekræft med "OK".
Fordelene ved kommentarer
Kommentarer giver Excel -brugere en praktisk mulighed for at skrive noter og bemærkninger i deres arbejde, som senere kan forklare sig selv og andre brugere, hvordan en tabel faktisk er opbygget, og hvad der stadig skal gøres. Applikationen er yderst brugervenlig, hvorfor enhver præference kan tages i betragtning, når du skriver en kommentar. Takket være disse tips og tricks vil dette ikke længere være et problem for dig.
Ofte stillede spørgsmål om Excel -kommentarer
Hvordan fjernes formatering fra kommentarer?
Ændringer i en Excel -kommentar kan til enhver tid nulstilles. Den mulighed, du har brug for, er placeret på båndet på fanen "Hjem". Under "Styles" finder du knappen til "Conditional Formatting". Hvis du klikker på dette, åbnes et andet vindue for "Slet regler". Nedenfor kan du angive, om du vil nulstille formateringen af en valgt kommentar eller alle kommentarer. Bekræft dit valg med et klik på museknappen.
Hvordan slettes kommentarer igen?
Kommentarer kan lige så let oprettes og slettes i et regneark i Excel. For at gøre dette skal du klikke på den kommenterede celle med højre museknap. Den nye mulighed "Slet kommentar" vises derefter under den allerede kendte mulighed for "Indsæt kommentar". Hvis du klikker på denne knap, fjernes kommentaren.
Hvordan kan jeg slette alle kommentarer på samme tid?
Vælg først det område, der skal slettes. Hele indholdet af regnearket kan vælges med tastekombinationen Ctrl + A. Yderligere ark kan vælges på dette tidspunkt, hvilket i sidste ende fjerner eventuelle kommentarer fra hele projektmappen.
Åbn derefter fanen "Hjem", hvor du finder en anden knap til "Rediger". Der er mulighed for at "slette". Med et klik på området vises muligheden for at "slette kommentarer". Da du allerede har defineret det område, der skal slettes, fjernes hver berørt kommentar efter bekræftelse med museknappen.
