Sådan fjernes unødvendige tegn i Excel

Fjern tegn på bare et par trin

I Microsoft Office -programmet Excel kryber irriterende mellemrum eller andre overflødige tegn ind i dokumentet igen og igen efter import af filer fra andre kilder. Disse ser grimme ud. Men det er meget værre, at de forstyrrer, når du vil fortsætte med at arbejde med de importerede data. I mange tilfælde kan fakturaer ikke længere udføres korrekt, og der vises fejlmeddelelser. Derfor skal et importeret dokument behandles med Excel -funktionerne CLEAN, SMOOTH og om nødvendigt med CHANGE.

Overflødige og udskrivbare tegn i Excel

Excel er et glimrende værktøj til behandling af importerede data. Dette kan for eksempel være data fra finansielt regnskab eller en kundes produktionskrav. Med importerede data kan uønskede mellemrum eller tegn, der ikke kan udskrives, imidlertid vises igen og igen. Dette er normalt, og i mange tilfælde kan det ikke undgås. Derfor er det fornuftigt at håndtere funktionerne CLEAN, SMOOTH og CHANGE, så du kan bruge dem om nødvendigt. De importerede tekster rengøres og er derefter fri for ubrugelige og udskrivbare tegn. Disse funktioner er hurtige og nemme at bruge. Selv lægfolk kan nemt redigere et Excel -dokument i overensstemmelse hermed.

Slet unødvendige tegn hurtigt og nemt fra Excel med CLEAN og SMOOTH

Den grundlæggende procedure for RENGØRING og SMOOTHING fungerer således:

1. Klik på en celle, kolonne eller et tabelområde, hvor det rensede eller udglattede indhold skal indsættes.

2. Start funktionen i Excel ved at indtaste "= CLEAN" eller "= SMOOTH".

3. Vælg nu det afsnit af tekst, celle eller kolonne, som du vil have funktionen til at rense eller glatte. For eksempel = CLEAN (a6) eller = SMOOTH (b9).

4. Det næste trin er at bekræfte denne indtastning med Enter -tasten.

Den rensede eller udglatte tekst vises nu i det valgte felt. For at rense din dataimport for "fejl" på én gang kan du også bruge en kombination af de to tabelfunktioner SMOOTH og CLEAN. Dette gøres ved at indtaste:

Eksempel: Fjern overflødige tegn fra Excel -tabellen

I den viste projektmappe giver følgende formel i celle B4 indholdet "Müller Huber": = SMOOTH (CLEAN (A4))

Først blev de fire tegn, der ikke kan udskrives, repræsenteret af en boks, fjernet fra CLEAN -tabelfunktionen. GLÄTTEN frigjorde derefter den resulterende tekst fra alle overflødige mellemrum i kolonnen.

Med Import overfører du det importerede indhold, du vil rette til formlen.

Hvad gør CLEAN -funktionen?

Ved hjælp af CLEAN fjerner Excel alle tegn, der ikke kan udskrives. CLEAN kan også bruges til at fjerne irriterende linjeskift.

Note til professionelle brugere af CLEAN

CLEAN fjerner de første 32 tegn fra 7-bit ASCII-koden. Disse tegn kan ikke udskrives og kan derfor ikke vises med Excel. Visse tegn fra Unicode genkendes heller ikke og vises ikke i Excel.

Hvad gør SMOOTH -funktionen?

SMOOTH -funktionen fjerner yderligere og ubrugelige mellemrum fra et valgt tekstafsnit. Mere end et mellemrum mellem to ord betragtes som overflødigt. Emner i begyndelsen eller i slutningen af et tekstafsnit anerkendes også som overflødige og fjernes af GLÄTTEN.

Note til professionelle brugere af GLÄTTEN

SMOOTH fjerner kun ASCII -mellemrummet (nummer 32) fra tekster. Der er mellemrum fra andre koder, f.eks. Unicode, som SMOOTH ikke genkender og ikke fjerner.

CHANGE -funktionen hjælper med særlige problemer

Nogle gange er der dog tegn i importerede data, der ikke behandles af funktionerne. Dette sker, fordi de slet ikke er specialtegn. CHANGE -funktionen hjælper dig her. Med denne funktion bytter du et tegn til et andet. Tænk f.eks. På data modtaget i et andet format, der bruger et decimalpunkt i stedet for et decimalpunkt. Dette er for eksempel almindeligt i USA. Med den relevante Excel -funktion kan du ombytte punktet til et komma og straks fortsætte med at beregne med værdierne.

For at gøre dette skal du bruge funktionen CHANGE. Du sender en tekst til bordfunktionen, det tegn, der skal udskiftes, og det tegn, der skal bruges som erstatning. Hvis du vil erstatte en periode med et komma i indholdet i celle A1, skal du bruge følgende formel:

= SKIFT (A1; "."; ",") * 1

Kan du undgå unødvendige tegn i Excel?

De fleste oplysninger, der importeres til Excel, stammer fra forskellige kilder. De er også oprettet ved hjælp af forskellige softwareprogrammer. Det er uundgåeligt, at der vil være ændringer i visningen af dataene, når de importeres til Excel.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor kommer de overflødige tegn fra i Excel?

De overflødige tegn oprettes, når data importeres fra andre programmer såsom bogføring, regnskab eller logistik. Disse bruger ofte andre koder (Unicode, 7-bit ASCII osv.), Der indeholder tegn, som Excel ikke kan vise korrekt.

Hvilken formel kan jeg bruge til at fjerne unødvendige tegn i Excel?

Ved hjælp af Excel-formlen CLEAN fjernes alle ikke-udskrivbare tegn og symboler fra filerne. Derefter kan du bruge SMOOTH -funktionen til at fjerne overflødige mellemrum fra teksten. Det er også muligt at kombinere begge funktioner (= SMOOTH (CLEAN (dataimport)) for at redigere et tekstafsnit på én gang.

Hvilken kommando kan jeg bruge til at finde og fjerne mellemrum i Excel?

Mellemrum kan fjernes fra tekster én gang med SMOOTH -funktionen. Alle mellemrum i begyndelsen eller i slutningen af en tekst fjernes her. Det fjerner også alle mellemrum undtagen et mellem to ord. Hvis du bare vil fjerne dobbeltrum, der har krybet mellem ord, kan du også bruge funktionen "Find og erstat". Så søg bare efter to mellemrum i træk og erstat dem med et enkelt mellemrum.

Jeg kan ikke fjerne unødvendige tegn i Excel, hvorfor er det?

Først og fremmest er det en god idé at gentage processen og kontrollere, at alle trin og formler er blevet anvendt korrekt. Hvis du stadig ikke kan fjerne overflødige tegn, stammer de sandsynligvis fra koder (f.eks. Mellemrummet fra Unicode). Disse kan ikke fjernes ved hjælp af de tilsvarende funktioner. Excel behandler kun tegn fra ASCII.