AutoArchive - standardindstillinger vs. individuelle indstillinger

Den automatiske arkivering kan konfigureres individuelt. Først og fremmest skal du definere standardindstillingerne: Hvor ofte arkiveres, hvor "gamle" skal dataene være, så de kan arkiveres, i hvilken fil dataene skal gemmes

Du definerer standardindstillingerne for arkivfunktionen som følger:

1. I Outlook op til version 2007 skal du kalde kommandoen EKSTRA >> MULIGHEDER og åbne registret MERE. I Outlook 2010 skal du kalde kommandoen FIL >> OPTIONS og åbne fanen AVANCERET.
2. I Outlook op til 2007 skal du klikke på knappen AUTOARCHIVE, i Outlook 2010 på AUTOARCHIVE INDSTILLINGER. Arkiveringsindstillingerne er effektive for alle Outlook -moduler - medmindre du ændrer dem for individuelle moduler eller mapper.
   
3. Aktiver indstillingen AUTOARKIV HVER X DAGE, og angiv det interval, hvormed arkiveringen skal udføres.
4. Hvis du finder det irriterende at skulle bekræfte en dialog for hver arkiveringsproces, skal du deaktivere indstillingen START AUTOARKIVERING EFTER BEKRÆFTELSE.
5. Hvis du markerer e-mails, som du ikke længere har brug for som udløbet i din Outlook, og du ikke vil arkivere dem, skal du aktivere indstillingen SLET UDLØBTE PUNKTER (kun e-mail-mappe).
6. Under alle omstændigheder skal du aktivere indstillingen ARKIV ELLER SLET GAMLE ELEMENTER.
7. Hvis du aktiverer indstillingen VIS Arkivmappe i mappeliste, åbner Outlook automatisk arkivfilen efter arkivering og viser den på mappelisten. Det betyder, at du kan fortsætte med at få adgang til de arkiverede data med det samme, men så skal du opgive hastighedsfordelen ved at outsource.
8. I feltet SLET ELEMENTER HVIS ÆLDRE END skal du angive, hvor gamle dataene skal være, så de flyttes til arkivet (eller slettes helt).
9. Hvis dataene skal overføres til arkivet, skal du aktivere indstillingen MOVE OLD ELEMENTS TO og vælge den ønskede mappe via SØG eller indtaste navnet på en ny arkivfil, som Outlook skal oprette i feltet ved siden af knappen.
10. Hvis du i stedet for uigenkaldeligt vil slette de gamle data, skal du aktivere indstillingen SLET SLET GAMLE ELEMENTER. Så alle gamle elementer fjernes med det samme, skal du klikke på ANVEND INDSTILLINGER TIL ALLE MAPPER - men husk, at dette ikke kan fortrydes.
11. Luk dialogerne.

Individuelle indstillinger for individuelle moduler

Forudsat at du som standard har angivet, at elementerne skal flyttes til arkivet efter et år, men du vil stadig have aftaler fra tidligere år i din aftalekalender. Juster derefter kalenderens indstillinger:

1. Åbn kalenderen.
2. Under MIN KALENDER skal du højreklikke på KALENDER og påberåbe kommandoen EGENDOMMER. I eksemplet arkiveres kalenderen ikke.
   
3. Åbn fanen AUTOARCHIVE.
4. Hvis du ikke vil arkivere kalenderen, skal du aktivere indstillingen MÅ IKKE ARKIVERE VARER I DENNE MAPPE og fortsætte med trin 6. Hvis du vil bruge andre end standardindstillingerne, skal du aktivere indstillingen BRUG FØLGENDE INDSTILLINGER FOR DENNE MAPPE.
5. Juster indstillingerne, f.eks. Alderen på de elementer, der skal arkiveres, eller angiv en anden arkivfil.
6. Luk dialogen.

Individuelle indstillinger for individuelle mapper, aftaleposter eller e -mails

Outlook giver dig mulighed for at ekskludere disse elementer fra automatisk arkivering. Gør følgende for at gøre dette:

1. Åbn det ønskede element, f.eks. En vigtig e -mail eller et aftalepost.
2. I vinduet til mailen, aftalen eller opgaven skal du åbne kommandoen "Filer, egenskaber".
3. Aktiver indstillingen "Ingen automatisk arkivering af dette element", og luk dialogen.