Med nyttige tips og hjælp
Kender du følelsen? Du har forberedt dig professionelt, dine aftaler og opgaver er blevet nøje organiseret, og på trods af det bedste forberedende arbejde har du glemt en vigtig aftale. På trods af et vandtæt og struktureret planlægningssystem kan det ske, at vigtige ting overses. Det er irriterende, når aftaler, deadlines eller færdiggørelse af en opgave glemmes. Outlook har en række funktioner, der hjælper dig:
- Prioriter vigtige ting og
- Rettidigt til aftaler eller
- Tænk over deres forberedelse.
Brug påmindelserne i Outlook
Outlook gør det let for brugerne at huske vigtige opgaver eller aftaler. Med påmindelsesfunktionen integreret i Outlook, behøver du ikke længere at nedskrive en aftale eller færdiggøre en opgave på en Post-it eller håndskrevet i kalenderen. Outlook minder dig automatisk om alt, hvad der er vigtigt. Til dette formål viser softwaren et vindue med oplysninger om aftalen eller opgaven og udsender også et akustisk signal. Dette fungerer både på computeren og også på synkroniserede smartphones eller tablets.
Indstil påmindelser i nye aftaler
Gør følgende for at angive påmindelser om nye aftaler:
-
Opret en ny aftale i Outlook.
-
Vælg den ønskede leveringstid i feltet "Påmindelse". Du kan vælge mellem et par minutter, timer, dage eller uger.
-
For opgaver og opfølgninger skal du markere afkrydsningsfeltet "Påmindelse" og vælge den dato og det klokkeslæt, hvor meddelelsen skal vises.
Med påmindelser i Outlook mindes du pålideligt om aftaler og opgaver eller aftaler med andre. Outlook giver også mulighed for automatisk at tænde for en påmindelse for hver aftale eller opgave. For at gøre dette skal du bruge kommandoen: "Fil"> "Indstillinger"> "Kalender eller opgaver." Påmindelsen om opgaver på forfaldsdatoen vises på et bestemt tidspunkt.
Da ikke hver aftale eller hver opgave er af samme betydning, bør brugerne overveje, om en standardindstilling giver mening i dette tilfælde.
Tip:
Ved installation for første gang viser Outlook påmindelsesvinduet 30 minutter før hver aftale som standard. Hvis du vil ændre dette og indstille påmindelser individuelt, skal du deaktivere standardpåmindelsen. Dette fungerer ved at skifte til kalenderindstillingerne som beskrevet ovenfor og deaktivere afkrydsningsfeltet for standardpåmindelser.
Brug opfølgningsfunktionen til genindsendelser
Opgavefunktionen i Outlook er let at bruge og effektiv. Hvis du ikke ønsker at oprette en opgave med eller påmindelse for hvert afventende telefonopkald eller for enkle e-mail-svar, kan du også bruge de praktiske påmindelsesfunktioner i Outlook som et alternativ.
Gør følgende for at bruge opfølgningen i Microsoft Outlook:
Indtast en opgave i opgaveplanlæggeren, og tilknyt den til kontaktdataene eller den e-mail, du vil besvare. For at gøre dette skal du vælge kontakten eller e-mailen og kalde kommandoen: "Start"> "Opfølgning". Klik på "Brugerdefineret" og vælg forfaldsdatoen i næste trin. Hvis du ønsker det, kan du også angive en påmindelse som en mulighed.
I menuen "Til opfølgning" finder du også foruddefinerede forfaldsdatoer at vælge imellem. Hvis du f.eks. Vælger posten “Næste uge”, modtager du påmindelsesoplysninger for den næste uge. Derudover skal du klikke på klokkesymbolet og tilføje påmindelsen, så den automatiske påmindelse aktiveres.
Lad dig selv og andre blive mindet om vigtige datoer
Der er datoer og deadlines, der er ekstremt vigtige og afgørende for det videre arbejdsforløb. Hvis du automatisk vil minde modtageren om en meddelelse om, at du venter på et svar, kan du tilføje en opfølgende note til meddelelsen i Outlook. Fra og med Outlook 2007-versionen kan du også aktivere en anden opfølgning for dig selv personligt. Med denne procedure genererer du en privat, digital genindsendelse.
For at markere en vigtig aftale på denne måde skal du gøre følgende:
-
Klik på FOLLOW UP på fanen MEDDELELSE i den aftale, du vil sende.
-
Vælg derefter BRUGERDEFINERET.
-
Sæt en etiket til modtageren i den nederste del af vinduet. For eksempel skal du besvare beskeden senest kl. 16.00 torsdag.
-
Et niveau over modtagersporing aktiverer du sporing for dig selv personligt. Lad dig for eksempel mindes om det ønskede svar næste morgen. Med denne procedure og en proaktiv opfølgning har du garantien for, at der vil være nok tid til at følge op med modtageren, hvis de endnu ikke har svaret.
Fra Outlook 2010: Sådan kan du blive mindet om kommende opgaver
Hvis du vil have, at Outlook automatisk minder dig om opgaver, der har en forfaldsdato, kan du automatisere påmindelsesfunktionen med følgende indstilling:
-
Naviger til Filer> Indstillinger.
-
Åbn fanen "Opgaver".
-
Aktiver indstillingen "Aktiver påmindelser for opgaver med forfaldsdato".
-
Vælg den ønskede tid under "Standard påmindelsestid".
Brug mapper eller søg mapper
De forskellige mapper i Outlook kan også bruges for ikke at miste vigtige opgaver i syne. For eksempel kan du oprette en personlig "To-Do" -mappe, hvor du kan flytte alle e-mails, der stadig kræver handling. I modsætning til opfølgning er der ikke fastsat nogen forfaldsdato for e-mails i mappen. Du skal personligt huske at kigge i mappen og besvare eventuelle ventende e-mails. Hvis du indlæser nye e-mails hver dag og besvarer dem, er personlige mapper nyttige til at strukturere dit eget arbejde. Efter besvarelsen kan meddelelsen flyttes til den mappe, hvor den skal gemmes eller arkiveres på lang sigt.
Søgemappen "Til sporing", som var foruddefineret i ældre Outlook-versioner og findes i slutningen af mappelisten, er praktisk og brugervenlig. I den aktuelle version af Outlook 365 finder du mappen under navnet "Søg mappe" i slutningen af mappetræet.
Åbn denne mappe, og indtast søgeparametre, Outlook finder alle e-mails, som du har markeret til opfølgning på sekunder, og viser dem. På denne måde har du et øjeblikkeligt overblik, der ligner det i mappen Opgaver. En stor forskel er, at søgemappen samler de e-mails, der er markeret til opfølgning, fra hele indbakken og de mapper, den indeholder. E-mails, som du har gemt i den respektive kundemappe, vises således også.
