Sådan fungerer den praktiske funktion
Enhver, der producerer mange tekster i Word, ved, at ikke alle stave- og tegnsætningsfejl altid kan spores og rettes. På trods af korrektionsfunktionen i Microsoft Word sker det, at fejl overses, selv efter gentagne revisioner. Heldigvis tilbyder Word en løsning specifikt til dette problem: Korrektioner i stavning, grammatik og formatering kan foretages meget bekvemt med funktionen "Find og erstat" - uanset om du skriver en lang tekst med en liste over kilder eller forbereder formularbreve .
Instruktioner: Hvordan fungerer Find & Replace -funktionen i Word?
Du kan bruge søge- og erstatningsfunktionen til at erstatte individuelle ord med en anden stavemåde. Tegn - f.eks. Bindestreger - kan også erstattes af et andet tegn på tværs af dokumenter (bindestreger). Det praktiske ved det: Du vælger, om du vil udskifte det hele på én gang eller gradvist.
Standardfunktioner-Find og udskift forklaret trin for trin
Find og erstat -funktionen er placeret under fanen "Start" i menubåndet øverst til højre.
-
Klik på knappen "Erstat" under Start, eller kald den op ved hjælp af tastaturgenvejen [CTRL + H].
-
Indtast det udtryk, du leder efter, i søgefeltet.
-
Skriv det ord eller det tegn, du vil erstatte udtrykket med i feltet "Erstat" (dette kan være korrekt stavning eller tegnsætning).
-
Bekræft dit valg ved at klikke på knappen "Find næste".
-
Udfør udskiftningerne successivt for hvert søgeresultat individuelt via "Erstat" eller vælg "Erstat alle" for at rette alle fejl på én gang.
Med den første mulighed spiller du sikkert. Du tjekker hvert ord individuelt og beslutter, om det skal udskiftes eller efterlades i den originale version.
Flere søgemuligheder - hvordan man finder og udskifter mere præcist
Søgningen kan dog præciseres nærmere. Du kan gøre dette ved at klikke på "Udvid". I dette menupunkt indstiller du, hvor streng eller bred søgningen skal være:
- Er du sagsfølsom eller er du ligeglad?
- Er der kun en erstatning, hvis Word finder hele ordet, eller er lignende præfikser eller suffikser tilstrækkelige?
- Skal mellemrum ignoreres eller endda bruges pladsholdere?
Godt at vide: Når du søger efter "Flo?", Viser Word både "Floh" og "Floß". Word fortolker spørgsmålstegnet som en pladsholder. Du bestemmer også, om du vil være opmærksom på tegnsætningstegn som f.eks. Bindestreger. Især på engelsk genkendes og erstattes ord med lignende stavemåde eller i en anden ordform.
Under fanen "Format" kan du definere formatering i menupunkterne Tegn eller afsnit. Og med et klik på "specielt format" åbnes en rullemenu med afsnitstegn, mellemrum, grafik eller bogstaver. Med disse to ekstra funktioner kan du f.eks. Konvertere et hvilket som helst bogstav fra en skrifttype til en anden. For nye skrifttyper vil du altid få vist en forhåndsvisning i dialogboksen, så du kan kontrollere den.
tip: Ved at klikke på "Ingen formatering" nederst i dialogboksen Find og erstat, kan du nemt fortryde formatindstillingerne. Ved at klikke på "Reducer" skjules alle yderligere indstillinger og søgemuligheder igen.
Søg & erstat-funktionen: Praktisk allrounder i Word
Der er mange anvendelsesmuligheder for funktionen Find og erstat i Word. Især i tilfælde af omfattende tekster, der er ved at blive offentliggjort, er målrettet søgning efter fejl og samtidig korrektion nyttig. Det være sig bogstaver eller tegn - Word erstatter dem efter dine ønsker og specifikationer med blot et par klik i hele dokumentet eller kun i enkelte dele af teksten.
Periode, punktum, komma, bindestreg - find og erstat tegnsætningstegn
Tegnsætning er en almindelig kilde til fejl i tekster. Dobbelt indsatte mellemrum, men også mellemrum før en periode eller andre tegnsætningstegn, findes hurtigt og let i Word med få klik. Højdepunktet: med Find og erstat sporer du ikke kun de overskydende mellemrum, men fjerner dem også i samme trin.
Ofte er der uoverensstemmelser relateret til sammensatte ord. For eksempel kan du standardisere stavningen af "stavefejl" til "stavefejl" på tværs af hele dokumentet med blot et par klik. Mange andre specialtegn kan også specifikt søges efter og derefter udskiftes.
Stavemåde - sporer pålideligt fejl i tekniske termer og egennavne
Til stavekontrol er det også nyttigt at være særlig forsigtig med egennavne eller tekniske termer. Det hjælper at finde dem og erstatte dem med den korrekte stavning. For med et langt og komplekst teknisk ordforråd bliver bogstaver hurtigt snoet eller udeladt.
tip: Hvis du kender hinanden godt, vil du ofte bemærke særlige skrivefejl, som du ofte laver. Du kan også specifikt spore og ændre disse ved hjælp af "Søg og erstat".
Formatering - opfyld krav og spar tid
Hvis du vil standardisere formatering, er funktionen Find og erstat i Word også guld værd. For eksempel kan en specifikation være at indsætte hyperlinks - dvs. webadresser - kun i kursiv tekst og ikke understreget. Da linkene i tekstversionen er de eneste understregede tekstpassager, kan du søge specifikt efter denne formatering.
I feltet "Erstat" angiver du derefter målformateringen - i eksemplet med kursiv og uden understregning. Den nye standard er inkorporeret med blot et par klik med musen. Du kan også ændre tekstens størrelse, størrelse eller farve, adskilt fra overskrifterne.
Find og erstat i Word - en alsidig funktion
Ved at søge efter udtryk, ord og tegn i et Word -dokument og erstatte dem øger du kvaliteten af dine tekster. Uanset om det er i enkelte dele af teksten eller i hele dokumentet: Du kan bruge funktionen Find og erstat til at foretage standardiseringer og for eksempel blot rette fejl i tegnsætning, f.eks. Dobbelt mellemrum.
Du kan også standardisere tekniske termer, egennavne og formatering og implementere specifikationer pålideligt på tværs af hele dokumentet. Word aflaster dig fra den kedelige manuelle læsning og finjustering-det være sig i et tysksproget dokument eller en oversættelse. Disse er imidlertid ikke de eneste praktiske funktioner, Microsoft Word har at tilbyde.
Med tekstbehandlingsprogrammet fra Office -pakken kan du designe en indholdsfortegnelse lige så hurtigt som sidehoveder og sidefødder. Du kan også nemt indsætte citater, hyperlinks og datoer i dit dokument ved hjælp af Word -funktionerne. Du kan bruge feltfunktioner og skabeloner i Word til at gøre indtastning meget mere effektiv. Når arbejdet er udført, kan hvert dokument også gemmes som en PDF.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan fungerer søgning og udskiftning i Word?
Du kan søge efter og erstatte i Word ved at indtaste tastekombinationen [CTRL + H] eller ved at klikke på knappen "Erstat" under Start. Indtast nu det udtryk eller specialtegn, du leder efter, i søgefeltet og den korrekte stavemåde i erstatningsfeltet. Ved at klikke på "Find næste", vil du se alle hits, og du kan rette dem individuelt eller som et bundt.
