Fordelene ved at konvertere Word til PDF
Enhver, der deler Word-filer med tredjeparter via e-mail eller andre kanaler, vil bemærke, at filer ofte er for store til at blive sendt eller ikke kan åbnes af modtageren af kompatibilitetshensyn. For at undgå disse og andre problemer kan Word -filer gemmes som PDF. Dette kan gøres hurtigt og gratis ved hjælp af Microsoft Word.
Hvad gør PDF -formatet specielt?
Forkortelsen "PDF" står for det engelske udtryk "Portable Document Format". PDF er et filformat på tværs af platforme. Det betyder, at både Mac- og Windows PC -brugere let kan åbne PDF -dokumenter.
Det er ligegyldigt, om pc'en har en Microsoft -licens eller ej. PDF -filer kan åbnes ved hjælp af forskellige gratis programmer. Dette er netop den største fordel ved dette filformat i forhold til en klassisk Word -fil. Og PDF -filer har andre særlige funktioner: På den ene side kan et dokument i PDF -format ikke ændres. På den anden side fylder det bærbare dokumentformat mindre lagerplads end en klassisk tekst- eller billedfil.
For at undgå kompatibilitetsproblemer tillader Microsoft, at enhver Word -fil gemmes som en PDF. Du kan konvertere den til en pladsbesparende og uforanderlig PDF-fil på bare et par enkle trin.
Fordele ved afsendelse - afsendelse af indhold sikkert og kompakt
Konverteringen fra Word til PDF er særlig ønskelig, når et Word-dokument sendes via e-mail eller via en messenger-tjeneste. I PDF -format kan din skrivning ikke ændres, hverken forsætligt eller utilsigtet. Især hvis du sender et dokument af professionelle årsager for at informere kontraktpartnere, er det umagen værd at oprette PDF -filer med bogmærker. De sikrer, at adressaten kan åbne dokumentet og læse det ved den tildelte passage.
Et særligt højdepunkt: Med Word kan du automatisk sende tekstfiler som PDF -filer. Du behøver ikke at konvertere eller konvertere filen eller endda afslutte Word. Med blot et par klik åbnes et e -mail -vindue fra Word. Filen i det nye PDF -format vedhæftes automatisk. Filer af denne formattype er ikke kun beskyttet mod redigering, de sparer også lagerplads. Dette er især nyttigt, når du sender større filer.
Løsning for inkompatibilitet af hardware eller software
Ved at gemme et dokument som en PDF omgår du smart problemer med inkompatibel software eller hardware. Mens Word -filer kun kan åbnes, hvis den betalte Office -pakke er installeret, kan PDF -filer åbnes fra enhver pc med stort set gratis software. Ofte er sådanne PDF -læsere allerede installeret som standard.
Værd at vide: Ikke alene åbner du din tidligere Word -fil uden problemer. Præsentationen af indholdet er også pålidelig. Tekst og billeder i en PDF -fil vises altid i overensstemmelse med originalen, selvom filen er pakket ud på en tablet -pc eller mobiltelefon.
Sådan gemmes en Word -fil som PDF - en vejledning
Der er forskellige muligheder for at konvertere en Word -tekstfil til et PDF -dokument. Din Office -generation bestemmer, hvilken du vil bruge.
Praktisk tilføjelse til Word 2007
For at gemme en tekstfil direkte som PDF i Office 2007 skal du have en udvidelse. Dette kaldes et tilføjelsesprogram på engelsk og kan installeres gratis i Windows 2007. Før det brugte Windows sin egen type krydsplatformslager: filer med udvidelsen "XPS" er, ligesom PDF-filer, et Windows-uafhængigt udskrivningsformat. Men da flere og flere Office -brugere krævede muligheden for PDF -udskrivning som standard, byggede Microsoft funktionen på plads til alle efterfølgende generationer.
Word til PDF -konvertering siden Word 2010
Siden Word 2010 kan Word -tekstfiler hurtigt og bekvemt konverteres til PDF -filer. Du kan gemme et Word -dokument som en PDF ved at følge disse trin:
-
Åbn den fil, du vil gemme som PDF.
-
Klik på "File" og vælg indstillingen "Gem som" i rullemenuen.
-
Klik på pilen ud for den aktuelle filtype (Word -dokument .docx).
-
Skift filtypen til PDF med filtypenavnet .pdf.
-
Skift dokumentnavnet, hvis det er nødvendigt.
-
Klik på "Gem".
Du vender automatisk tilbage til dit originale Word -dokument. Du finder den nyoprettede PDF -fil i den samme mappe og under samme navn.
Udskriv Word -dokument som PDF, og få flere funktioner
En anden måde er at udskrive som PDF. Du bruger ikke en rigtig printer her, og du producerer heller ikke et trykt produkt. Indstillingen "Udskriv som PDF" opretter kun en PDF. Gør følgende for at gøre dette:
-
Åbn det måldokument, du vil udskrive som en PDF.
-
Klik på "File" og vælg "Print" i menuen til venstre.
-
Skift indstillingerne under "Printer" til "Microsoft Print to PDF".
-
Om nødvendigt foretages ændringer inden for knappen "Indstillinger" eller under "Sideopsætning".
-
Klik på knappen "Udskriv" øverst til venstre.
-
I den nye dialogboks skal du vælge filnavnet og lagringsplaceringen af PDF -filen og bekræfte med "Gem".
Men hvad er forskellen mellem "Gem som PDF" og "Udskriv som PDF"? Hvis du udskriver et dokument som en PDF, kan du - i modsætning til blot at gemme det - foretage omfattende indstillinger: For eksempel kan du kun udskrive bestemte områder på siden, ændre bredden på margenerne eller indstille tosidet udskrivning eller farveudskrivning. Under "Sideopsætning" finder du yderligere udskrivningsmuligheder.
tip: Især hvis du har til hensigt at designe en flyer eller lignende med Adobe, er det tilrådeligt at bruge printeren. Du kan indstille en højere kvalitet her, så PDF'en også uden problemer kan fungere som et sidste kunstværk for et trykt produkt.
Via "Udskriv som PDF" kan du konfigurere en PDF -printer, der kan opkræves, f.eks. Adobe PDF -printeren, ud over standardindstillingen. Dette muliggør derefter udskrivning med en bedre opløsning eller indeholder yderligere individuelle muligheder.
Gem Word -filer som PDF, og del indhold uden risiko
Word kommer med en lang række funktioner i forbindelse med tekstdesign. Sørg for klarhed og professionalisme med en indholdsfortegnelse, dato eller sidetal i sidehoved og sidefod. Med makroer, feltfunktioner, skabeloner og funktionerne "Revider" eller "Opsætning" kan du gøre dine dokumenter mere ensartede og professionelle. Derudover sikrer du bedre tekstkvalitet på den ene side ved at indsætte citater eller hyperlinks og på den anden side med funktionerne til oversættelse eller søgning og udskiftning i Word.
Ved at gemme Word -filer som PDF undgår du ikke kun problemer med at åbne eller vise med anden software eller hardware. Uønskede ændringer af delte dokumenter kan også undgås. Deling af PDF -filer er også sikrere og fylder betydeligt mindre lagerplads.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan kan jeg gemme Word -dokumenter som PDF?
Der er to måder at gemme et Word -dokument på som PDF. Gå enten til "Start" på "Gem som", og skift filformatet til "PDF", eller du kan udskrive filen som PDF. Udskrivning som en PDF -fil giver dig mulighed for at foretage omfattende ekstra indstillinger og tilpasse lagringsplaceringen eller filnavnet.
Hvad skal man bruge til at gemme et Word -dokument som PDF?
I modsætning til Word -filen kan en PDF -fil åbnes og vises uden fejl, uanset hvilken software eller hardware der bruges. Derudover er din tekst som PDF beskyttet mod tilsigtede og utilsigtede ændringer fra modtagerens side. Derudover fylder PDF -filer mindre lagerplads end Word -filer, når de sendes.