I PowerPoint 2002 og 2003 kan du også oprette professionelt udseende organisationsdiagrammer og processer på ingen tid.
Fra og med PowerPoint 2007 er det let at bruge SmartArt-grafikfunktionen til at oprette professionelt udseende organisationsdiagrammer og processer på kortest mulig tid og få dem vist på diaset trin for trin. Vi viser dig, hvordan du hurtigt og effektivt kan sammensætte organisationsdiagrammer ved hjælp af det modulære princip, selv i ældre versioner af Office.
Hvorfor kommandoen Skematiske repræsentationer ikke er det bedste valg
Indrømmet, det går ret hurtigt, hvis du skal oprette et organisationsdiagram i værktøjslinjen At tegne kommandosekvensen som vist herunder Skematisk fremstilling - organisationsdiagram Vælg.
Men ud over den fordel, at det er hurtigt, er der fire ulemper:
- Når du vælger formerne, er du som standard begrænset til afrundede rektangler.
- Den frie positionering af organisationsdiagramelementerne er kun mulig i begrænset omfang.
- Formatering i henhold til virksomhedens specifikationer kan kun implementeres på en besværlig måde.
- Når du animerer, skal du nøjes med givne processer.
Med AutoShapes er du meget mere fleksibel
For de bedste resultater skal du oprette et organisationsdiagram helt fra AutoShapes.
- Brug formularerne til dette rektangel eller ellipse fra værktøjslinjen At tegne.
- Eller arbejd med formen Afrundet rektangelsom du også kan finde i værktøjslinjen At tegne om kommandosekvensen AutoShapes - standardformer Find.
- Brug funktionen til at forbinde objekterne Forbindelseslinjer. Du kan også finde dette på værktøjslinjen At tegne om kommandosekvensen AutoShapes - Forbindelser. Det bedste valg er vinklet forbindelse, selvom du kun har brug for lige i øjeblikket. Hvis du flytter rektanglerne senere, tilpasser forbindelseslinjen sig og vinkles automatisk.
Ved at bruge individuelle AutoShapes kan du tilpasse, hvordan elementerne i organisationsdiagrammet er arrangeret, hvordan de er forbundet, og hvordan de er animeret.
Det bliver lettere med net og guider
Hvis du vil arrangere de enkelte organisationsdiagramelementer så hurtigt og præcist som muligt, skal du aktivere indstillingen i begyndelsen Juster objekter til gitteret.
- Du kan finde denne mulighed via menukommandoen Vis - Gitter og retningslinjer.
- Du kan endda vise gitteret på skærmen. Du kan finde indstillingen i den samme dialogboks.
- Hvis du vil gøre gitteret usynligt på skærmen igen, skal du blot bruge tastekombinationen Skift + F9.
- Styrelinjer er endnu mere fleksible, fordi du kan bevæge dem frit på diaset. Du kan også aktivere vejledningslinjerne i dialogboksen vist ovenfor (Vis tegningslinjer på skærmen). Den hurtigste måde at tænde styrelinjer på Alt + F9 til eller fra.
Arbejde med et system
Du kan spare meget tid, hvis du går efter planen, når du opretter et organisationsdiagram. Her er nogle vigtige "planregler":
- FØR du begynder at tegne, skal du tænke på, hvor mange objekter du skal bruge til organisationsplanen.
- Sørg for at tælle det nødvendige antal kolonner og rækker, så du derefter kan distribuere objekterne korrekt på diaset.
- Brug derefter kommandoerne på værktøjslinjen Tegning til at oprette en prototype - f.eks. Et rektangel.
- Formater denne prototype med hensyn til størrelse, udfyldnings- og stregfarve, skygge og skrifttype.
- Glem ikke at animere denne prototype allerede. Dette skyldes, at animationseffekten bevares, når AutoShape kopieres senere.
- Kopier derefter prototypen så mange gange som nødvendigt. Den nemmeste måde at gøre dette på er ved at holde formen nede Ctrl- og FlytteFlyt nøglen med venstre museknap trykket ned og dupliker den dermed.
