I den følgende artikel lærer du, hvordan du finder ud af, hvilke eksterne referencer der er i dine Excel -tabeller, og hvordan du tilpasser og redigerer dem med succes efter en kopi.
Hvordan eksterne referencer er opbygget i Excel
Eksterne referencer er altid opbygget efter samme skema. Først bruger du navnet på projektmappen i firkantede parenteser. Dette efterfølges af navnet på regnearket. Dette efterfølges af et udråbstegn efterfulgt af cellereferencen.
Hvis du opretter en ekstern reference, der refererer til et regneark, hvis navn indeholder mellemrum, er navnet på mappen og arket omsluttet af enkelte anførselstegn.
Hvis den mappe, som den eksterne reference henviser til, ikke er åben, vises stien, hvor denne mappe kan findes, foran navnet på arbejdsmappen.
Grundlæggende opretter Excel altid eksterne referencer som absolutte referencer. Du kan se det ved, at de indeholder dollartegn.
Sådan kopieres og tilpasses de eksterne referencer i Excel -tabeller korrekt
Ved kopiering af formler justerer Excel automatisk referencer, hvis de ikke er absolutte referencer. Desværre fungerer dette ikke, hvis referencer får adgang til flere andre tabeller, og bordnavnet skal tilpasses. Forestil dig følgende situation:
Du vil altid læse værdier fra den samme celle fra forskellige tabeller med navnene 01.xls, 02.xls osv. Referencerne har derefter følgende struktur:
= ’C: \ Mine filer \ [01.xls] Tabel 1’! A1
= ’C: \ Mine filer \ [02.xls] Tabel 1’! A1
Hvis du kopierer en sådan reference i din tabel, justeres kun henvisningen til celleadressen i slutningen. Hvis du imidlertid let og komfortabelt vil skifte hele dækslet, skal du arbejde efter følgende metode.
Opret først en kolonne, hvor den variable del af filnavnet kan skrives. Fra dette sammensætter du derefter den ønskede formel, som du kan kopiere. Det fungerer sådan:
Opret en kolonne i dit regneark, hvor den variable del (i dette tilfælde filnavnet) er angivet. Du skal konfigurere denne kolonne med tekstnummerformatet. Indtast derefter de variable dele af filnavnet i kolonnen, som vist i følgende figur:
Indtast derefter følgende formel i celle B1:
= "= 'C: \ Mine dokumenter \ [" & A1 & ". Xls] Tabel1'! $ A $ 1"
Kopier denne formel til cellerne herunder. Resultatet i tabellen er vist i følgende figur:
Excel fortolker i første omgang resultatet af formlen som tekst. For at kunne beregne med disse formler skal du konvertere dem:
- Vælg alle celler med kopierede formler - i dette eksempel celleområde B1: B20.
- Brug kommandoen "Rediger - kopi" til at gemme celleindholdet i udklipsholderen.
- Lad cellerne være markeret, og vælg kommandoen "Indsæt special" i menuen "Rediger".
- I denne boks skal du aktivere indstillingen "Værdier".
- Bekræft dette med knappen "OK".
I stedet for formlerne er resultaterne nu i cellerne. Lad igen cellerne være markeret, og vælg kommandoen "Tekst i kolonner" i menuen "Data" for at starte guiden til tekstkonvertering.
Her bekræfter du startskærmen direkte med knappen "Afslut". Formlerne sættes derefter sammen i den ønskede form og viser det tilsvarende resultat.
Sådan finder du eksterne referencer i Excel -tabeller
Hvis du vil finde eksterne referencer i dine mapper, behøver du ikke at gøre dette manuelt. Lad Excel skabe et overblik over alle referencer til dig.
Dette er også nyttigt, når der er en reference i en projektmappe, men du ved ikke præcist, hvilken datakilde det refererer til.
Gør følgende for at få en liste over alle referencer i din projektmappe:
- Aktiver den projektmappe, hvor du er interesseret i referencerne.
- Excel 2010: Klik på menuen FIL. Vælg derefter kommandoen FORBERED - REDIGER LINKS TIL FILER.
- Excel 2007: Klik på knappen Office. Vælg derefter kommandoen FORBERED - REDIGER LINKS TIL FILER.
- Excel 2003: Ring til kommandoen EDIT - LINKS.
Excel viser dig en liste over linkene i din tabel.
På listen over links kan du se alle sammenkædede projektmapper. Du kan bruge knappen ÅBEN KILDE til at åbne mapper fra denne liste, når du har klikket på det tilsvarende filnavn på listen.
