Outlook -kontaktgrupper - effektiv kommunikation i en gruppe

Sådan opretter du distributionslister

Hver dag, i et professionelt eller privat miljø, er der behov for at sende e-mails til forskellige typer mennesker eller grupper af mennesker. I mange tilfælde skal indholdet af en enkelt besked nå forskellige modtagere. Uerfarne Outlook -brugere kan arbejde med "kopier og indsæt" til en sådan opgave og sende indholdet af en meddelelse til forskellige kontakter på denne måde.

At sende beskeder til flere modtagere med "kopier og indsæt" er højst den næstbedste løsning. Udover at kopiering og indsætning af tekster er tilbøjelig til fejl, skal tidsfaktoren også tages i betragtning. Det bedre alternativ er at oprette en kontaktgruppe eller distributionslister i Outlook. Betegnelserne distributionsliste og kontaktgruppe har en tilsvarende betydning. Op til versionen af Outlook 2007 blev udtrykket "distributionsliste" brugt. Fra og med Microsoft Outlook 2010 er distributionslisten blevet erstattet af udtrykket "kontaktgruppe", som også bruges i den aktuelle version af Office Outlook 365. Ved hjælp af en distributionsliste i Microsoft Outlook kan du føje en gruppe modtagere til en meddelelse med et enkelt klik. Oprettelse af en kontaktgruppe og distributionslister i Outlook er ikke svært og sparer meget tid i professionel e-mail-kommunikation.

Oprettelse af en Outlook -kontaktgruppe - praktiske tips til omarbejde

For at oprette en ny kontaktgruppe i Microsoft Outlook skal du først skifte til fanen "Start". En ny distributionsliste kan derefter oprettes ved hjælp af knappen "Nye elementer". I den aktuelle version af Outlook er menupunktet "Kontaktgruppe" indarbejdet dybere i menulinjen end i ældre Outlook -versioner. Du finder knappen under: "Yderligere elementer> Kontaktgruppe."

Efter at have klikket på knappen "Kontaktgruppe", åbnes et valgvindue, hvor du kan foretage dine individuelle indstillinger for den nye distributionsliste. Brug tastaturet til at vælge tastaturgenvejen Ctrl + Shift + L.

Du har følgende muligheder og muligheder:

knap

Udtryk

Gem tæt

Menupunktet "Gem og luk" er vigtigt ved afslutningen af oprettelsen af en ny kontaktgruppe. Du kan bruge knappen til at gemme alle oplysninger om nye medlemmer og modtagere. Som følge heraf er kontaktgruppen til enhver tid tilgængelig for dig, når du sender konventionelle e-mails. Vigtig: Inden du kan sende en besked til en distributionsliste i Outlook, skal kontaktgruppen gemmes. Dette gøres ved at tildele et unikt navn og bekræfte dette ved at klikke på knappen "Gem og luk".

Slet gruppe	Sletter distributionslisten.
Fremadgående gruppe	En distributionsliste, som du har oprettet i Microsoft Outlook, kan videresendes til andre mennesker. Det er muligt at sende distributionslisten i internetformat som et vCard i filer eller alternativt som en Outlook -kontaktperson.

Medlemmer og noter

Du kan vælge vindue i fanen "Display". Med knappen "Medlemmer" kan du se oplysningerne om alle medlemmer af gruppen. Du kan indtaste kommentarer på fordelingslisten under Noter.

Tilføj medlemmer

Knappen "Tilføj medlemmer" kan forstås som hjertet i kontaktgruppen i Microsoft Outlook. Du kan gruppere medlemmer fra: Outlook -kontakter, En adressebog integreret i softwaren eller En ny e -mail kontakt tilføj til distributionsliste.

Fjern medlem	Hvis du vil fjerne et gruppemedlem fra distributionslisten, skal du markere posten og klikke på knappen "Fjern medlem". Posten slettes.
Opdatere nu	Klik på knappen "Opdater nu" for at opdatere visningen i vinduet. Alle poster er opdateret.
Tab "Kommunikere"	På fanen "Kommuniker" har du mulighed for at vælge en kontaktperson fra distributionslisten og skrive en individuel e -mail til denne person. Det er også muligt at oprette en mødeindkaldelse for en bestemt kontaktperson.
Tab "Kategorier"	Som med Outlook -kalenderen har du også mulighed for at tildele elementet til en kategori til distributionslister. Derudover kan du indstille opfølgningen til at blive mindet om kontaktgruppen på et senere tidspunkt. Du kan også markere fordelingslisten som "privat".

Sammenfattende har du forskellige muligheder og indstillingsmuligheder til at oprette en kontaktgruppe individuelt og tilpasse den til dine egne behov. Hvis du gerne vil tilpasse den oprettede kontaktgruppe på et senere tidspunkt og f.eks. Tilføje nye medlemmer fra adressebogen, kan dette gøres når som helst ved hjælp af knappen "Start> Adressebog".

Efter at have valgt den korrekte adressebog, kan du genkende fordelingslisten ved ikonet, der viser to stiliserede hoveder. Du kan ændre specifikationerne for distributionslisten ved at klikke på knappen "Egenskaber". Alle tilpasninger skal bekræftes med "OK". Alternativt kan du finde alle personlige distributionslister i menulinjen under fanen "Kontakter" i Microsoft Outlook.

Send en e -mail til en kontaktgruppe i fire trin

Når du har oprettet en ny kontaktgruppe, kan du bruge den oprettede distributionsgruppe til at skrive til flere modtagere i et trin med Outlook. Med 4 enkle trin kan du sende en ny mail til distributionsgruppen:

1. Åbn en ny e -mail ved at klikke på "Start> Ny e -mail".

   

2. Det velkendte vindue til indtastning af e-mail åbnes, som du kan designe og sende en ny e-mail med.

   

3. I stedet for at indtaste en modtagers e-mail-adresse manuelt, skal du klikke på knappen "Til" og søge efter den kontaktgruppe, du ønsker, i adressebogen. Hvis du har sendt en ny besked til en distributionsgruppe én gang, er det tilstrækkeligt at indtaste de første bogstaver i distributionslistens navn i inputfeltet på knappen "Til". Efter et par tastetryk vises kontaktgruppen som et forslag og kan vælges.

   Som med konventionelle e-mail-meddelelser, når du sender en besked til en kontaktgruppe, kan du også beslutte, om de:

   • I feltet "Til" sendes det i ren tekst til alle modtagere af kontaktgruppen. I dette tilfælde er e -mail -adresserne for alle medlemmer af distributionsgruppen synlige for alle.
   • Der skal sendes en kopi til alle modtagere fra kontaktgruppen i feltet "Cc".
   • Bør transmitteres usynligt i feltet "Bcc". Hvis meddelelsen sendes til distributionslisten via "Bcc", videresendes ingen e-mail-adresse.
   

4. Send beskeden ved at klikke på knappen "OK". Det vil blive sendt til alle medlemmer af gruppen i henhold til dine specifikationer.

At sende en besked via en distributionsliste i Outlook ligner den afprøvede afsendelse af e-mails til forskellige modtagere. Ved at kombinere modtagerne i en distributionsgruppe kan en besked nå mange adressater på et trin. Denne procedure er særlig effektiv, når der skal sendes beskeder til den samme gruppe mennesker med kontinuerlige intervaller. For eksempel kan alle medarbejdere i en afdeling eller alle feltarbejdere i en forretningsenhed grupperes i en kontaktgruppe. Meddelelser med det samme indhold kan derefter sendes til distributionslisten.

Resumé og konklusion: Arbejde med distributionslister i Outlook er effektivt og enkelt

Det giver mening at oprette kontaktgrupper i Microsoft Outlook, hvis en fast gruppe mennesker løbende modtager e-mails med det samme indhold. I det faglige miljø er det hensigtsmæssigt at oprette en fordelingsliste for hver afdeling eller en distributionsgruppe for alle medarbejdere i virksomheden. Det samme gælder for klubber eller i den private sektor. Distributionslisten oprettes i Outlook på fanen "Start" ved hjælp af knappen "Nye varer".

I ældre Outlook -versioner er navnene på knapperne og menustrukturen forskellige. Både kendte og gemte i adressebogen samt nye e-mail-adresser kan tilføjes til distributionsgruppen.

En eksisterende kontaktgruppe kan tilpasses, overføres til andre modtagere eller slettes med få klik. Microsoft Outlook -brugere, der professionaliserer deres kommunikation med kontaktgrupper eller i ældre versioner med distributionslister sparer værdifuld tid og minimerer risikoen for fejl, når de kopierer og indsætter e -mails.