Sådan revideres dokumenter i Word

Sådan kan du foretage ændringer i Word -dokumenter

Når du opretter et tekstdokument, skal du som regel sikre dig, at layoutet er korrekt, og at du undgår stave-, grammatik- og tegnsætningsfejl. Når arbejdet med tekstens indhold og format er afsluttet, er der ofte stadig isolerede mangler. Af denne grund er det fornuftigt at revidere dokumenter igen til sidst og foretage ændringer, hvis det er nødvendigt.

Word: Spor, revider og korriger ændringer

Microsoft Word indeholder forskellige muligheder for redigering af tekster. Især når tekster skal rettes ikke kun af forfatteren, men også af andre mennesker, er de forskellige funktioner i Offices -programmet ideelle til at kontrollere.

Selvom de tilgængelige skabeloner allerede gør det muligt at overholde formelle aspekter, kontrollerer Word også automatisk stavemåden og tegnsætningen i tekstdokumentet. Disse funktioner i Word er kendt af de fleste brugere og er angivet med en rød eller blå understregning af den specifikke position. Men hvilke funktioner, dvs. integrerede værktøjer i programmet, kan stadig bruges? For eksempel, hvordan fungerer sporing af ændringer?

Når du modtager tekst, som du skal gennemgå og redigere i Word, kan du følge disse trin for at foretage rettelser og spore ændringer:

Åbn fanen "Check" i menubåndet i din Word -fil.

Her finder du forskellige muligheder for at indsætte ændringer og markere dem i overensstemmelse hermed. Klik f.eks. På knappen Opfølgning for at åbne den relevante fane.

På dette tidspunkt har du et valg om du vil spore ændringer eller ej. Hvis du klikker på det respektive symbol, markeres de redigeringer i den tekst, du derefter foretager, som såkaldte markeringer. På denne måde kan forfatteren forstå og spore, hvem der redigerede teksten, hvor og hvornår, og foretog ændringerne.

Dine kommentarer kan derefter overføres til teksten ved hjælp af feltet "Accepter".

Hvis du reviderer et dokument i korrektionstilstand, takket være den lyse farve, er det lettere for redaktøren at se ændringerne og muligvis beholde dem med det samme. Hvis flere korrekturlæsere arbejder på en fil, kan forfatteren i sidste ende bedre forstå, hvem der foreslog rettelserne.

Accepter ændringer i Word: Sådan fungerer det

Modtager du et dokument med mange ændringer og vil du følge op på og acceptere ændringerne successivt? Gør derefter følgende:

1. Klik på fanen "Gennemgang" på båndet.

2. Ved at klikke på "Accept" accepterer du ændringen, "Afvis" afviser ændringen.

   

3. Du kan springe fra revision til revision ved at klikke på knapperne "tilbage" og "næste".

Vigtig: Accepter ikke ændringer med "tilbage" og "næste".

Indstilling af markup: instruktioner

Er et revideret dokument for forvirrende for dig? Ved at angive, hvilke markeringer der skal vises, kan du holde styr på tingene: Vælg mellem alle annoteringer, revisioner af formatet og tekstniveauet eller bare vis, hvor noget er ændret direkte i teksten. Gør følgende for at gøre dette:

1. Klik på fanen "Gennemgang" på båndet.

2. I rullemenuen til "Vis markup" skal du vælge, hvilke markeringer du vil se: Kommentarer, indsættelser og sletninger og formatering.

   

3. Under "Markup: all" kan du vælge, om du vil se alle ændringer direkte i teksten eller bare se, at noget er blevet ændret.

tip: Vil du udskrive et dokument uden kommentarer eller revisioner? Vælg derefter "Markup: none".

Sådan kan du indsætte kommentarer og rette fejl

Der findes forskellige typer markeringer i Word. For det første fremhæver selve programmet ord, der indeholder fejl. På den anden side kan redaktører også gøre brug af korrektionstilstanden. Med et nærmere kig på markeringen kan du hurtigt se, hvilke forslag du vil acceptere, og hvilke du vil afvise.

Hvis det for eksempel ser ud til, at Word gentagne gange har markeret et navn eller et teknisk udtryk, der ikke findes i ordbogen, men stadig findes, kan du nemt tilføje dette til ordbogen. I princippet kan de røde bølger, der markerer fejlene, slukkes, for eksempel hvis de forstyrrer dig, mens du læser.

Andre markeringer kan også komme fra at korrigere læsere, der har brugt korrektionstilstanden. Hvis du derefter bruger revisionstilstanden, har du mulighed for at acceptere redaktørens kommentarer. Det er muligt, at flere mennesker har arbejdet på et dokument på samme tid. Markeringer og kommentarer kan derfor identificeres i forskellige farver. Dette giver dig mulighed for at indstille kommentarfarverne, som du ønsker at skelne mellem kommentarerne.

Ud over markeringer kan kommentarfunktionen også bruges til at foreslå ændringsideer eller forslag til forbedringer i et dokument. Sådan bruges kommentarfunktionen i Word:

1. Åbn fanen "Check".

2. I området Kommentarer finder du knappen "Ny kommentar". Med et klik med musen på området åbnes en anden kolonne og en taleboble ved kanten af det område, du har valgt. På denne måde kan du hurtigt tilføje bestemte marginalnoter til teksten, som forfatteren derefter kan tage højde for ved revision.

   

3. I det samme område af båndet i din fil kan du slette kommentarer, hvis du allerede har indarbejdet dem.

Det er også godt at vide, at du kan skifte mellem individuelle kommentarer og dermed springe kommentarer over og redigere andre foreløbig. Du kan også se den sidste ændring direkte. Dette gør redigering af filen endnu mere effektiv.

Funktioner i Word: Disse indstillinger forenkler dit arbejde

Microsoft Word gør det ikke kun lettere for dig at designe din tekst, når du skriver. Programmet giver dig også nogle funktioner, der fremskynder revisionen i slutningen af processen. Ud over muligheden for at korrigere hyppige fejl i få trin ved hjælp af "Find og erstat", muliggør Word også mere variation i teksten takket være synonymordbogen. Andre funktioner og funktioner, du bør vide om i Word, er:

• Feltfunktioner
• Makroer
• Citater
• Sidetal
• dato
• Hyperlinks

Konklusion: Sådan kan du foretage revisioner i Word

Når du opretter en side, skal du ikke kun sørge for at ordne sidehoved og sidefod, indholdsfortegnelse, oversættelser og kildeliste korrekt, men indholdet og stavemåden skal også være korrekt. Med højre side, vil du ikke længere gå glip af nogen fejlmarkering. En ny stavekontrol i slutningen af tekstarbejdet virker også nyttig.

Hvis der er en specifikation for antallet af ord eller tegn, kan du få Word til at tælle dem og kontrollere dem hurtigt og nemt. Det er også muligt kun at udskrive tekstkorrektionerne. Samlet set tilbyder programmets indstillinger en bred vifte af muligheder for revision af tekstdokumenter.

Ved at spore ændringer kan du se den nøjagtige historik for ændringer i dokumentet. Såkaldte markeringer er nyttige hjælpere: De visualiserer ændringerne i testen. Endelig, når alle ændringer er foretaget, kan du gemme den færdige fil som en PDF eller sende dokumenter i form af formularbreve.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan kan jeg vise ændringer foretaget af andre redaktører?

Afhængigt af den tilstand, hvor andre redaktører har korrigeret eller kommenteret det respektive dokument, kan kommentarerne vises på forskellige måder. Uanset hvad, kan du beslutte, hvilke forslag du skal se på. For at gøre dette skal du åbne fanen "Opfølgning" under fanen "Check". Her kan du indstille flåter til de forskellige fejlgrupper.

Hvordan kan jeg indsætte kommentarer i en tekst?

Fanen "Gennemgang" fører dig til knappen "Kommentarer". På dette tidspunkt kan du oprette en ny kommentar ved at markere den nødvendige tekstpassage og derefter klikke på feltet "Ny kommentar". Skriv din note i taleboblen. Word giver mulighed for at integrere blækkommentarer. Du kan kommentere dokumenter uden tastatur.