PDF: Alt om det vigtigste format til dokumenter

Standarden for grænseoverskridende skrivning

Digitalisering er blevet mere og mere vigtig i de senere år. Problemet: for mange applikationer er der forskellige tilgange med forskellige filformater. Med dette forsøger nogle udviklere at binde kunder og brugere meget tættere på deres egen virksomhed. Disse programmer er proprietære og er ofte begrænset til bestemte platforme. Gratis brug har mange flere fordele her. Det gør det fleksibelt at bruge og kan også fungere på tværs af en række forskellige platforme. Et af de bedste eksempler er PDF.

Bag dette er det bærbare dokumentformat. I begyndelsen var det en proprietær softwareløsning til problemet med at skulle formatere tekster igen og igen. I mellemtiden er PDF blevet en standard for dokumenter på tværs af platforme. Både i en forretningsmæssig sammenhæng og for private brugere er det svært at forestille sig hverdagen uden PDF. Standarden indeholder nu en hel række forskellige applikationer, der kombineres i dokumenter - fra enkle links til multimedieelementer. Hvordan blev det bærbare dokumentformat så vigtigt?

PDF: Et kig ind i historien

PDF - det bærbare dokumentformat - bruges af næsten enhver computerbruger i dag. Meget få brugere ved stadig, hvordan historien bag det faktisk startede. Adobe står bag dokumentformatet. Som en af de mest kendte softwareudviklere fokuserer virksomheden primært på løsninger til professionelle applikationer. Dette inkluderer grafikprogrammer som Illustrator eller Photoshop. Sidstnævnte bruges ofte af fotografer til altid at få det bedste ud af deres billeder.

Med flere hundrede euro pr. Licens har næsten ingen private brugere råd til dyre programmer. PDF'en er derimod allestedsnærværende. I begyndelsen, da formatet blev introduceret af Adobe, var denne rungende succes ikke forudsigelig - hvilket også har at gøre med softwarefirmaets prispolitik.

Indledende situation, konflikter og nødvendigheder

Indtil udviklingen og offentliggørelsen af det bærbare dokumentformat blev der oprettet digitale dokumenter med forskellige programmer, delt og åbnet på helt forskellige systemer. Hver pc -bruger kan stadig observere resultatet i dag. Enkelt eksempel: Et dokument oprettes til en præsentation på hjemmekontoret. Indholdet er korrekt, der er et par tabeller og billeder mere.

Til sidst skal du give den færdige præsentation en stilfuld skrifttype, vælge den passende formatering fra formatskabelonerne - udført. Præsentationen gemmes på en USB -stick og tages med på kontoret. Overraskelsen, når du åbner den før udskrivning: Med undtagelse af indholdet og teksten er al formatering til "skraldespanden". Skriftstørrelsen er ikke længere korrekt, alle billeder forskydes fuldstændigt, og kun halvdelen af tabellen kan ses.

Det, der ser godt ud på en pc, behøver ikke at ligne det samme program på et andet system. Brugere i dag bruger:

• forskellige operativsystemer (Apple versus Windows versus Linux osv.)
• forskellige kontorapplikationer
• forskellige programversioner.

De beskrevne problemer påvirker en lang række forskellige kontorapplikationer - lige fra ren tekstbehandling til regneark og præsentationsløsninger. Kendte problemer, som generationer af brugere har oplevet.

Det mest kendte eksempel på dette tidspunkt er .doc-formatet. Ideel, fordi flere brugere kan dele et dokument og redigere eller kommentere det, det har ulemper, når det deles på tværs af forskellige platforme.

God idé, men tænderproblemer

Dette er præcis det hul, som Adobe har skubbet med sit bærbare dokumentformat. Ideen bag: En fælles standard, der fører til identiske resultater på alle systemer. Til dette formål fanges layout, formatering og teksten som i et øjebliksbillede. Uanset hvor ofte en PDF deles - hver bruger ser altid det samme.

Ideen: Når den er oprettet, kan det bærbare dokumentformat flyttes uden tab eller formateringsændringer. Det nye format for dokumenter blev præsenteret på Windows- og OS | 2 -konferencen i januar 1993. Adobe gav sin nye PDF endnu en fordel, som hver bruger fortsat kan drage fordel af. Når det bærbare dokumentformat er oprettet, kan det ikke længere let ændres.

Det betyder, at efterbehandling af modtageren ikke er mulig. Intet kan tilføjes eller slettes i en PDF -fil. Manipulationer, som det er tilfældet med andre formater - for eksempel af:

• regninger
• Tilbydes
• Rapportering

er mulige, bliver meget mindre sandsynligt med det bærbare dokumentformat.

PDF'en blev endelig offentliggjort i sommeren 1993 - efter flere års udviklingsarbejde. Men før formatet blev populært for private brugere, tog det år. Flere problemer var ansvarlige.

• Konkurrent: I første omgang var Portable Document Format en af flere metoder til at løse det samme problem. Blandt andre deltog DjVu, Envoy, Common Ground Digital Paper og Farallon Replica i PDF -konkurrencen. LaTeX dokumenthåndteringssystemet, som er udbredt i den akademiske sektor, følger også lignende stilistiske tilgange.
• Proprietære: I de første år efter offentliggørelsen var PDF et proprietært dokumentformat. Dette gjorde det umuligt at udvikle eksterne applikationer. Imidlertid har udviklerne siden opgivet det proprietære Portable Document Format og offentliggjort det hele via ISO. En vigtig byggesten for at sikre bred accept.
• Omkostninger: I de første år var hverken de programmer til oprettelse af en PDF eller Adobe Reader, der kræves for at åbne den, gratis. På den måde snublede virksomheden sig selv og forhindrede spredning af PDF som en internationalt udbredt dokumentstandard. I mellemtiden er Acrobat Reader imidlertid frit tilgængelig. Programmerne til oprettelse og redigering af PDF -filer kan stadig opkræves. Adobe har nu skiftet dette område til SaaS -modellen.

ANSI og ISO: Udmærkelsen

Det faktum, at PDF har vundet frem for andre formater, skyldes en bestemt begivenhed - 29. januar 2007. Adobe meddelte, at specifikationerne for Portable Document Format 1.7 vil blive afsløret fuldt ud. Til dette formål blev PDF 1.7 videregivet til American National Standards Institute (ANSI). Målet: En publikation gennem International Organization for Standardization (ISO). Med dette opnåede Adobe en massiv stigning i popularitet for PDF -formatet. På den anden side afbryder udviklerne sig fra muligheden for at videreudvikle det bærbare dokumentformat på deres egen måde. I mellemtiden er Adobe kun medlem af det tekniske udvalg for alle versioner efter PDF 1.7.

Virkelig god eller bare etableret?

I første omgang var funktionaliteten af det bærbare dokumentformat begrænset - f.eks. Ved implementering af links eller det tilgængelige farverum. Først med de senere versioner reducerede udviklerne gradvist begrænsningerne. Med version 1.2 var displayet i CMYK -farverummet f.eks. Muligt. Derudover blev der udviklet plug-ins til webbrowsere, hvormed PDF-filer også kunne vises i browservinduer.

Med det stigende antal funktioner og offentliggørelsen af Den Internationale Standardiseringsorganisation blev PDF'en stadig mere populær. PDF tilbyder nu en lang række funktioner. Derudover skal Adobe -software ikke længere bruges til oprettelse. Det er muligt at oprette tilsvarende dokumenter fra mange Office -applikationer. Dette er nu endda muligt på farten. I sidste ende er der flere årsager til dens udbredte anvendelse. På den ene side accept, på den anden side ydelsen og fordelene ved PDF.

PDF: De vigtigste fordele

Det faktum, at Adobe nu har skubbet alle konkurrenter fra de første år til kanten og ind i nicher med det bærbare dokumentformat, hænger sammen med flere faktorer. Det er en kombination af anvendelsesmuligheder på tværs af platforme. Derudover har bruddet fra dets ejendomsret karakter ført PDF frem afgørende. Hvad er fordelene ved at bruge det bærbare dokumentformat i praksis?

Altid der: platformuafhængighed

Mange private brugere stoler i dag på pc'er og bærbare computere med Windows-baserede operativsystemer. Ifølge zdnet nåede det nuværende Windows OS alene mere end 900 millioner brugere i slutningen af 2021-2022. Operativsystemerne fra Apple har også meget høje markedsandele. Dette handler ikke kun om klassiske desktop -applikationer.

Apple har opbygget et mobilt økosystem i løbet af det sidste årti - ligesom Android. Der er også andre platforme såsom Unix eller Linux.

Alle operativsystemer har en ting tilfælles: udveksling af information og data på tværs af platformgrænser. PDF'en opfylder præcis dette krav. Uafhængigheden fra platformen er stadig en af de fordele ved formatet. En PDF -fil kan let åbnes på en computer med Windows 8 eller Windows 10. Filerne kan endda åbnes på enheder med macOS - selvom der næppe er andre kontaktpunkter mellem Microsoft og Apple -baserede systemer.

Ikke mere brudt formatering

En af styrkerne ved PDF er, at formateringen og layoutet praktisk talt er "flashfrosset". Brugere opretter dokumentet, konverterer det til det bærbare dokumentformat - og kan nemt dele det med andre brugere. Det, der får PDF -filen til at skille sig ud, er dens stabilitet. I modsætning til mange filformater, der er standard i Office -programmer, forbliver formateringen stabil, når det bærbare dokumentformat overføres. Ingen overskrifter, der vises i en anden skriftstørrelse og ingen billeder, der glider fra begyndelsen af et tekstmodul til slutningen.

Selv overførsel af digitale dokumenter til trykte kopier er mulig med det bærbare dokumentformat uden større vanskeligheder og tab af formater. I sidste ende ser en PDF nøjagtig det samme ud på skærmen som på et ark papir. Derudover tilbyder nuværende versioner af det bærbare dokumentformat funktioner, der har en uvurderlig værdi, især til brug af digitale medier.

Forfattere kan f.eks. Angive bogmærker for linjeskift. På denne måde kan PDF'en ikke kun beskæres til desktop -applikationer. I mellemtiden bliver mobile medier stadig vigtigere. Dette giver portabilitet en ny betydning i det bærbare dokumentformat.

Høje sikkerhedsstandarder

Filformater som .doc eller .xls har nogle ulemper. På den ene side kan de ikke repræsenteres tabsløst på hver platform. Næsten hver bruger kender problemet: Dokumentet ser helt anderledes ud på en anden computer. Desuden er disse formater ikke manipuleringssikre. Enkelt eksempel: En opstart sender en faktura i .doc-format.

Modtageren åbner filen - og sletter simpelthen et ti -cifret. Regningen er straks lavere. I sidste ende er en sådan form for manipulation et konstrueret eksempel. I praksis bør det imidlertid gøre det klart, at der er behov for dokumentformater i hverdagen, som ikke let kan ændres (og manipuleres).

Men PDF tilbyder nu meget mere med hensyn til sikkerhed. Dokumenterne kan krypteres for at beskytte dem mod uautoriseret adgang. Hvis nogen kun vil sende dele af et PDF -dokument til en anden person, er der også mulighed for at redigere individuelle passager. Hvordan dette fungerer detaljeret kan læses i denne vejledning. Redaktionskoder bruges her, som er ret nemme at bruge i dag.

Opmærksomhed:PDF -dokumenter er heller ikke helt sikre mod manipulation, som forskere har kunnet demonstrere. Ikke desto mindre betyder det hele meget mere indsats end med andre dokumentformater.

2 og 3D grafik

Især når man arbejder med billeder i dokumenter, kan der være konflikter ved overførsel af dokumenter og brug af dem på andre computere og systemer. Det sker for mange brugere, at billederne pludselig vises forskudt, eller tekststrømmen afviger fra den originale version. Et velkendt problem, der kan forårsage ekstremt pinlige øjeblikke ved præsentationer.

Med det bærbare dokumentformat hører sådanne situationer fortiden til. Ud over rent tekstindhold og hyperlinks kan PDF -dokumenter også:

• Formler
• Tabeller
• Grafik og
• billeder

indsæt. I denne sammenhæng er ydelsen af det bærbare dokumentformat forbedret betydeligt i de seneste år. I mellemtiden kan forfattere også gemme alt -tekster til billederne. Disse "billedbeskrivelser" vises, når billedet ikke kan vises.

Venstre

Links er nu en grundlæggende del af mange dokumenter. Især i World Wide Web opretter disse hyperlinks krydsforbindelser til andet indhold. Ankeret kan være en sætning i teksten eller et billede. Andre sideelementer kan også fungere som ankre for hyperlinket. En anden fordel ved at arbejde med links i PDF -dokumenter: På denne måde kan forfatteren gøre det muligt at springe direkte til andre tekstpassager / områder i dokumentet.

PDF: Interessante fakta og mening

Det bærbare dokumentformat er for længst blevet en international standard. PDF er blevet uundværlig i virksomhedskommunikation. Men videnskaben bruger nu også det bærbare dokumentformat i stor skala - til at udgive artikler og undersøgelser. Muligheden for at bruge det bærbare dokumentformat til at udvikle en formular, der automatisk overfører indtastede data til en server, har ført til dens brug, når man åbner en konto.

Programmer til at oprette og læse

Hvordan kan private brugere selv oprette en PDF - uden at skulle bruge et af Adobes værktøjer. Ved at offentliggøre systemspecifikationerne banede Adobe vejen for andre virksomheder og udviklere for at skabe muligheder. Mange Office -løsninger har nu grænseflader, der let kan bruges til at oprette en PDF.

Dokumenter kan let gemmes som PDF eller udskrives. Derudover er der særlige apps til mobile OS og softwareløsninger som desktop -applikationer, der kan bruges til at oprette en PDF.

Opmærksomhed: Forskellige værktøjer tilbydes gratis i dag. Pro -versionen skal ofte købes for en udvidet række funktioner.

teknisk struktur

Grundlæggende består et PDF -dokument af op til fire forskellige indholdstyper. Det vigtigste aspekt, der faktisk altid er der: tekstens brødtekst. Det er her, det faktiske indhold optages. De tre andre typer indhold gør for det meste arbejdet med at understøtte tekstens brødtekst.

• Vektorgrafik (illustrationer eller designelementer)
• Rastergrafik i form af fotos
• Multimedieobjekter.

For at kunne vise det færdige dokument overalt uden tab, bruges forskellige teknologier i det bærbare dokumentformat. Dokumentet bringer de nødvendige skrifttyper med sig via et system til integrering af skrifttyper. En anden komponent er et arkiv, der indeholder alle oplysninger om, hvordan dokumentet i sidste ende er struktureret. Det tredje aspekt er "indholdscontaineren" med alle oplysninger om testen og grafikken. For eksempel bruges PostScript her til PDF -dokumenter.

Betydningen af PDF for verden

Med Portable Document Format skabte Adobe en standard, som mange brugergrupper bruger i dag. Betydningen af PDF -filen er derfor. I mellemtiden - udover HTML - udveksles oplysninger som tekst og billeder ikke i noget andet format. Udover forretningskorrespondance, som kan holdes (mere) manipuleret med PDF'en, bruger mange private brugere nu også formatet. I betragtning af denne betydning vil det bærbare dokumentformat ikke snart forsvinde fra den digitale informationsudveksling.

En (kort) liste over mulige alternativer

PDF er blevet så veletableret som en standard, at der næsten ikke er behov for alternativer. De konkurrerende formater djVU eller Common Ground Digital Paper nævnt ovenfor er stadig tilgængelige, men bruges sjældent. LaTex kan stadig findes i akademiske kredse, men PDF -formatet bliver også stadig mere populært der.

Konklusion: PDF - et format til mange platforme

PDF -filer er blevet en integreret del af hverdagen. Der er snesevis af disse filer på næsten hver pc. En udvikling, som ingen tænkte på for 20 år siden - ikke engang hos udviklerne hos Adobe. Det er her, PDF'en stammer.

Formatet stammer fra 1990'erne og accepteres nu på verdensplan når det kommer til at oprette dokumenter, der skal bruges på tværs af platforme. Et stabilt layout og det faktum, at ikke alle kan ændre et PDF -dokument, bidrager til accept. I mellemtiden er det bærbare dokumentformat blevet så udbredt, at alternativer er ekstremt vanskelige.